浅谈商铺租赁制建材市场内部控制问题及对策分析

侯晓楠

【摘 要】随着北京市经济环境的不断优化，商铺租赁制建材市场即迎来了新的发展机遇也面临着不容忽视的风险和挑战。在市场环境逐步规范的大环境下对商铺租赁制建材市场的内部控制提出了更高的要求。有效的内部控制措施对市场的发展有着很大的促进推动作用，能够保障市场的顺利平稳运营，但从商铺租赁制建材市场内部控制的现状来看，在市场内部控制中还是存在着一些问题，如不加以控制会给市场带来经济风险，因此商铺租赁制建材市场必须认识到强化内部控制的重要性，对现有问题采取调整改进措施，切实发挥内部控制的约束力，以规范商铺租赁制建材市场经营管理行为。本文阐述了商铺租赁制建材市场的特点，面临的主要风险，以及市场对内部控制的需求，对商铺租赁制建材市场的现状和问题进行了说明并对其成因做出了分析，最后提出了加强商铺租赁制建材市场内部控制的对策建议。本人认为，大部分的内控风险最后都会转化成财务风险，作为一名基层财务管理者从财务视角对这些风险和问题找出了几点初步的对策及解决措施。希望借此使国有建材市场企业进一步完善各个环节的内控设计和管理，使企业的经营成果与经济效益得到提升，切合时宜的稳步发展。

【关键词】商铺租赁制建材市场；内部控制；风险研究

一、前言

近年来，随着北京市不断加快产业结构调整步伐，深化国有企业改革，作为国有的商铺租赁制建材市场在新时期的经济发展大环境下，要获得较好的经济效益，保持市场地位，应不断强化对市场自身的管理工作，通过有效的内部控制管理，尽量规避各项风险，提升各类工作效率。本文打算结合市场环境特点，对实际经营中容易出现内控问题的合同管理、收支工作，应收账款环节进行探讨、分析，并提出几点切实可行的对策。在目前商铺租赁制建材市场，管理层往往更注重经营效益，对市场商户的一些不规范业务活动纵容迁就，防范风险意识不强，而问题常常就出在这些不严谨不规范的行为中。而财务部门作为企业在经营发展中的重要职能部门，应充分发挥实现内部控制目标的关键作用，对各个风险关节严格把关，同时增进与相关部门的沟通合作，带动其他各部门提高对风险控制重要性的认识，促进领导对市场内部控制的重视，上下协力把内控工作落到实处，减少安全隐患和漏洞的出现，对风险进行有效的规避。

二、商铺租赁制建材市场的特点及内部控制需求

1.商铺租赁制建材市场的特点

商铺租赁制建材市场中各类商户经营及自身情况各不相同，一些商户自身规模较小，财务制度不健全，这类商户有时在与市场的财务活动中不按规范，主观性较强。然而市场生存又离不开这些商户，市场的经营部门出于对营业环境的考虑，为了减少市场空置面积，维护现有商户，常为了给商户提供便利而忽视内控规则和财务制度，反而促使商户不合规的随意行为。还有作为国营的商铺租赁制建材市场在人员流动性方面相对稳定，但是也导致一些关键岗位的职工（如市场前台收款业务）年龄较大，受身体和精力等原因的影响，在工作能力和责任心方面有所下降，风险意识不强，流程把控不严。这些均会增加企业的各种风险。

2.商铺租赁制建材市场面临的主要风险

（1）合同管理风险。市场中各类商户形形色色，业务上常有不按合同条款执行的情况发生，给规范化管理造成困扰。

（2）收支业务风险。有市场商户不按合同约定方式进行收付款交易，向市场提出各种不合理的收付款要求，增加市场的财务风险。

（3）租金收取风险。市场商户由于生产经营等各方面原因，不按合同规定期限缴纳租金及各项费用，甚至长期拖欠，造成市场运营现金流短缺，影响企业持续经营。

3.商铺租赁制建材市场对内部控制的需求

（1）要根据商铺租赁制建材市场的特点，进一步完善内部控制制度和流程，做到与市场各项业务相匹配，不生搬硬套。

（2）管理层要加强对内部控制的重视，亲身参与起到示范作用，并提高财务部门在内部控制中的影响力，促进经营部门认识到各项风险有可能向财务风险转化的危害性。

（3）商铺租赁制建材市场完善内部控制体系，还需充分调动承租商户的积极性，宣传内控对商户自身经营风险规避的重要性，使其积极配合市场管理工作，遵守各项规章及财务制度。

三、商铺租赁制建材市场内部控制的现状及问题分析

1.商铺租赁制建材市场内部控制的现状

（1）合同管理环节

近年来，市场上线了协助办公自动化（oA）系统，所有的合同均通过oA线上逐级审批，有效的控制了风险。但商铺租赁制建材市场因其行业特点，在合同管理业务上常见的风险有：与市场老商户就新一年的优惠等问题未能达成一致，致使未能及时续签合同，如在没有合同的期间商户提出撤场申请，难以就合同条款向商户追索权益；有些商户在仍有欠租的情况下要求变更使用另一家公司与市场签订租赁协议，容易造成应收账款风险；撤租商户没有及时办理撤场手续，可能会继续占用市场资源；合同纠纷处理不当，对欠租合同单位的运行情况跟踪不及时，导致错过诉讼期，使企业经济利益受损。

（2）资金管理的收支环节

商铺租赁制建材市场在自身资金管理方面一般有着较为成熟的内控流程，但是由于市场企业的特殊性，对市场内各个商户的缴款、代收款业务没有一套完整的管理措施。市场前台收款人员业务素质不高、人员老化，风险意识不强，对市场代收款环节把控不严格，常出现的问题有：商户在代收款返款信息单不写公司全称、不写展位号；市场前台刷卡消费者签字联丢失；商户使用其他公司支票支付租金但不予背书或使用个人账号向市场汇款支付费用不备注用途和公司名称；个别撤租商户原与市场签订合同的公司已注销，没有做相关变更就要求市场将履约金、质保金退还到个人账户等。这些环节的不严谨都会带来风险隐患，带来财务风险。

（3）应收账款环节

受大环境和自身体制的影响，建材市场行业也是倍感压力，为了保持市场的整体出租率，经营部门对新入驻商户的信用情况及经济实力调查不到位，没有明确的客户评价机制。同时对市场管理中对各商户的销售政策不统一，优惠力度不等同，也容易使商户产生不平衡和观望心理，感觉拖欠时间长了就可以争取到更多的优惠政策，长此下去应收账款问题更加难以解决。此外，在绩效管理中一些企业在应收账款额度这个项目给财务部打分占得权重较高，对于经营部门的分值则占得权重反而到少，本末倒置，降低了经营部门对应收账款的重视程度，越发加大了财务部门对此的控制难度，由此导致企业坏賬风险增加，企业资金链断裂等严重风险。

2.商铺租赁制建材市场内部控制主要问题及成因分析

对于上述提到的一些问题，本文认为由于内控制度不健全、不完善，执行力度不够，对付新生问题没有切实有效的方法，加之员工缺乏风险内控意识，企业又没有系统的对其进行相关培训，从而形成了诸多问题。

（1）合同管理执行力度有待提高

合同管理的执行力度需进一步提高。在企业中普遍存在重视合同文本的签订审批，而忽视合同管理的状况。并且由于一些市场行业企业规模限制没有专门的合同管理部门，一般那个部门的合同那个部门自己在oA系统上提交，经领导逐级审批，办公室作为负债法务的部门专项审核。负债合同管理的人员和审核合同的领导在专业知识方面仍然存在短板。在对合同风险管理的环节上往往侧重于合同履行前的管理，缺乏对合同履行中和履行后的风险管理。并且管理方法大多为静态管理，缺少根据合同履行进展实时动态管理。

（2）收支环节内控设计存在不足

资金管理在收支环节的设计上存在不足，制定过程中也有遗漏环节。对在后续工作中又暴露出来的问题风险予以忽视，没能及时完善补充到相关的内控条款中去，对提高内部控制管理水平，优化内部控制流程设计没有促进作用。内部控制设计有效性存在问题，员工的执行难度就会加大，对个别问题凭着自己的判断操作会增加风险系数。

（3）应收账款管理动力不足，考核标准权重不当，风险意识薄弱

①应收账款管理不力。应收账款在一定程度上受行业大环境的影响，但是在对市场管理方面，销售政策和策略不当，对商户信用调查不到位，款项回收不力，都会造成应收账款风险。

②应收账款在经营人员的绩效考核中所占权重不当。在考核中权重比例最大的是出租率、收入额。而应收账款在考核权重中比例较小，甚至低于此项对财务人员的考核比重，是不合理的。导致经营人员为了完成考核盲目吸收新商户入住市场，较少考虑应收款项的回收问题，导致坏账损失的可能性越来越大。

③应收账款风险意识薄弱。企业管理者和经营人员缺乏对应收账款风险的防范意识，需要财务部门的大力呼吁才会引起一定的重视，只有认识到应收账款的风险严重性，才能按照应收账款管理体制执行具体工作，不至流于形式。

四、加强商铺租赁制建材市场内部控制的对策建议

面对出现的问题，我们从中可见商铺租赁制建材市场内部存在潜在的各种风险隐患，进一步改善内部控制，最大限度降低各项风险，笔者找出如下几点对策：

1.加强有针对性的内控培训，提高员工内控意识

加強内部控制的核心是如何针对职工日常工作中的控制问题进行培训以增强其内控意识。职工的素质水平很大程度上就决定了工作的完成水平。需要建材市场企业从不同层面、不同角度，采取多种形式对各层职工进行内控风险的培训工作，对关键岗位职工要做针对性的指导。从而不断提升企业领导、各部门中层干部和基层职工对内部控制的深入认识，使他们真正认识到内部控制对自身和企业的好处，对于防范风险的益处。这样在工作中自然带有内控风险意识就有利于企业内控制度的有效执行。

2.将建材市场前台的收支流程纳入资金管理内控制度，规范商户收付款方式

在资金管理内控制度中规范商户在市场前台办理代收款的流程。要求商户完整的填写返款信息单，要求前台收款人员保存核对返款信息单及其附件，如有丢失需承担相应责任。规定对商户的付款收款结算方式，如商户使用其他公司支票进行支付需做背书手续，使用个人账户向市场支付租金则必须备注相应的展位号及公司名称。市场对外进行支付则一律禁止向个人账户汇款，避免舞弊行为。

3.加强合同管理执行力度，完善合同管理系统

在合同管理的执行力度上注重加强，进一步完善合同管理系统。首先，建材市场的业务部门应注意在合同履行的过程中，尽可能减少合同的变更以避免相应的风险。办公室或法务部门必须收集并保存好各种资料，并及时掌握合同的履行情况，为后期可能发生的各种合同纠纷提供有力证据。其次，如果出现了合同变更或终止等情况，业务部门必须及时同商户签订变更协议，办理终止手续，并将手续分别交由法务部备案财务部核对账目，如出现变更、撤租合同仍存在欠款应向公司领导提出预警，咨询公司律师慎重处理。通过完善合同管理系统，规范合同执行流程，实现经营部门、财务部门、法务部门的联合管控，跟踪监控会有效规避减少合同风险。

4.制定信用评价制度，提高应收账款在经营部门考核的权重

建立市场商户的信用评价体系，提高应收账款在经营部门绩效考核中所占比重。首先，企业的市场部在开发新商户时应调查该商户的信用情况，对老商户的信用评估也要实时更新，为避免应收账款风险做第一道屏障。其次，经营部门应通过多渠道了解商户的财务状况和经营状况，谨慎分析后制定相应的销售政策，如有可能尽量为市场商户提供商机信息促使其良性发展，实现共赢。再次，对重点大额欠租商户要求其提供还款计划，并上会分析原因对策，指定专人或成立专门的清欠小组负责追收款项，必要时由法务部门将该项业务诉诸法律程序。最后，应加大应收账款在经营部门绩效考核中所占权重，有利于业务人员对应收账款风险的重视。

5.增强财务部门在商铺租赁制建材市场中的作用

财务部门的影响力在企业整体内控风险控制中的作用是至关重要的。上述各项风险最后都会转化为财务风险，提高财务人员的内部控制意识就显得非常重要，一是企业在招聘财务人员时应将其内部控制意识作为考察的一个重要方面；二是对现有财务人员进行针对性强的专项业务风险控制培训，并合理分配权限，保证不相容岗位相分离。这样财务人员在日常工作中抱有严谨的工作作风，在财务审核中对有疑问的事项及时上报领导分析定夺，有效的形成最后一道防火墙。

而且财务人员还应不断地向各部门灌输内控风险意识，将内部控制的思想贯彻到各个部门，提高公司整体的内控水平。

五、结语

由于商铺租赁制建材市场的行业特殊性，对内部控制的要求就更高。本文对完善商铺租赁制建材市场的内部控制的重要性进行了阐述，介绍了在内部控制制度中的一些问题，并进一步做了相应分析，提出了一些浅见对策，主要有加强有针对性的内控培训，提高员工内控意识；指定与商铺租赁制建材市场业务相匹配的资金管理内控制度；加强合同管理执行力度，完善合同管理系统；制定信用评价制度，提高应收账款在经营部门考核的权重；增强财务部门在商铺租赁制建材市场中的作用，希望可以促进商铺租赁制建材市场的健康有序发展。

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