档案信息化建设几点对策

李伟　李乐乐

【摘要】档案信息化建设是发展的大勢所趋，并且当前已经取得了一定的成效。但是需要注意的是，当前档案信息化建设的很多内容偶读还处于起步的尝试阶段，还有很多可以进一步改进的空间。为此，在文中就档案信息化建设提出几点建议。

【关键词】档案信息化；档案管理；信息技术

档案信息化建设是发展潮流，大势所趋。要大力开展档案信息化建设。就要改变档案工作旧有管理模式，促使档案管理工作从传统的人力手工管理方式转向现代信息化管理方式，从长期封闭型或半封闭型向开放型转变，使档案事业顺应时代发展要求而发生根本.『生变革。但是我们要清醒地认识到，目前这种变革还处于起步的尝试性阶段，我国绝大多数档案部门的信息化程度仍然很低，档案中所蕴藏的大量珍贵潜在资源并没有得到及时充分的开发与利用。同时，档案信息化建设过程中尚有许多问题亟待解决，档案信息化建设的任务迫在眉睫。因此，要想更好地推进档案信息化建设，主要对策如下：

一、技术与设施的支撑

所谓“工欲善其事，必先利其器”，档案信息网络化建设要有网络技术和网络设施的保障。网络技术和网络设施将改变以往档案工作的技术方法与技术手段，为档案工作发展奠定强大的技术支持和物质保障。因此，希望加大档案管理设备的资金投入，引进计算机管理，并配套添置一些必要的设备，如打印机、扫描仪等。方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以提高档案的有效利用，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。

二、部署完善档案管理系统

档案管理系统要符合国家、省、市相关标准，系统应具有电子文件收集、管理、存储、利用等基本功能，包括登记著录、数据审核、整理编目、接待查询、档案查询、统计汇总、资料编研、库房管理、鉴定销毁、档案移交、信息交流等多个使用模块，能够实现OA系统文书档案在线归档及专业档案、声像档案、照片档案、科技档案、会计档案、实物档案等档案资料的管理。档案系统按权限为各部门和个人提供档案目录和网上查询。

三、运用计算机加快档案更新处理速度

档案的及时更新与移除是衡量档案质量的重要指标。对此，建议利用计算机成批量处理、速度快、效率高的优势，对档案材料进行实时，同时，各单位要将档案更新管理工作明确的纳入目标考核中，对其中的收集、管理、更新、移除，做出严格时间限制及考核细则。

四、提高档案工作者的积极性

档案物化并延续了人类的记忆，是联系历史、现今和未来的重要纽带。当今社会，档案更是成为无形资产的主要记录载体。但是凭心而言，档案工作是默默无闻的，很多单位特别是公、检、法等部门的领导都十分重视业务工作，对档案工作的关心程度不够，档案工作者都是默默无闻的，这导致很多档案工作人员对此意识不强，甚至觉得档案工作可有可无，因而并不愿意奉献自己的一腔热血。对此，我们认为要加强档案工作重要性的宣传教育，让工作人员了解自己办理的业务对单位发展乃至社会繁荣是有重大意义的，同时加大对档案工作突出表现者的奖励，使档案工作真正深入人心。每个工作者都具有了工作热情，工作效率的飞速提高就可想而知了。