试论礼貌策略在商务英语信函写作中的应用

【摘要】随着经济全球化进程和社会主义市场经济的加快，中国的对外贸易和涉外经济高速发展，随之而来的就是商务英语的广泛应用，信函作为商业贸易的重要载体起着重要的作用。本文将结合礼貌策略和商务英语信函写作，从而探究出礼貌策略的重要性以及正确的沟通表达方式，让沟通效果更加优化。

【关键词】礼貌策略；商务英语；信函写作

【作者简介】郝倩倩（1981.10- ），女，四川成都人，河南广播电视大学，教育硕士，高校讲师，研究方向：商务英语，英语教育。

一、对英语信函的基本认识

商务英语的信函是涉外企业中开展业务、进行沟通、达成共识、实现交易的重要媒介和载体。通常来说，不同的分类方式有不同的类型。根据信函的内容分类有询价函、通知函、确认函、拒绝函、邀请函。根据信息的性质可分为正面的和负面的信函。商务英语信函不仅是传达消息的有力载体，更是作为白纸黑字保证商业活动利益的有效凭证，某种程度上，商务英语信函就是一个协议或者合同，一经发出就具有法律效应，所以有利于贸易双方信守承诺、树立形象、维护双方利益，加之一封措辞得当、语言得体的商务信函可以展示出公司的诚意和实力，对公司的长远发展和展示形象、传递友谊方面起到了促进作用。

二、词汇、句法和结构中体现的额礼貌策略

在词汇方面，如果把信函比作高楼大厦，那么词汇就是建筑材料，起着传达意思，传递信息的重要作用。在商务英语中，也有一词多义的用法，所以选择合适的具有礼貌策略的词汇尤为重要。常见的有

appreciate（表达赞赏和请求的意思）：we would appreciate it if you ...

Thank（表达感谢和感激）：thank you very much for your kindness to ...

Please （礼貌用语“请”，想对方提出请求）：please submit full specification of your ...

Pleasure（表示双方公共共同利益的敬词）：we look forward to the pleasure of ...

Anticipate （希望得到对方的同意、认可或称赞）：we are anticipating a large order from ...

Look forward to （表示期待，期盼）：we look forward to hearing from you

With（表示致敬，与敬词连用，常置于末尾）：...，with regards.with the compliments of ...

词汇方面还有很多表达礼貌的词语，西方学者把礼貌策略看成是维护面子的重要手段，常分为两种，一种是正面的希望获得对方的肯定和称赞；另外一种是负面的，但是目的还是维护主体的地位和利益，一般来说是为了个人的权利和行动自由不受他人的强制和干预。

在句法方面，商业英语信函中经常使用行业用语和专业术语，且常常是缩写。句法常分为简单句和复合句，简单句常用命令语气词和祈使语气词，比较快速简单的传达命令和意思。而复合句常用连接词连接很多简单句以表达复杂的意思，常用来表达复杂的意思，句式看起来紧凑、礼貌。

在结构方面，商务英语的信函一般按事情发展过程分为开头、经过和结局三部分，或者从布局上分为开头、正文、结尾，证论与证据相结合，最后可以点明主旨，再次强调。

一般来说，内容的组织方式也有很多分类，最常见的有三段论：开篇点明主题，正文详细阐述时间或者立论并且给予论证，结尾呼应主题或者进行呼吁和倡导。

三、礼貌策略的基本原则

1.策略原则。策略原则是应用最广泛的一条规则，其主旨在于给予对方尊重，把对方放在中间位置以提高地位和关注度，同事多应用礼貌用语，表达对他人的重视程度，比如：i want to thank you for the time you spent with me .（感谢你和我度过一段时光）；thank有for spending time with me .同样还是表达一样的意思，然而在第一句中，“我”被放在中心位置而对方在次要的位置，这就表现出差别来了，在后一句中，把对方放在中心的位置，这就给予了对方足够的重视感和地位，让对方感到了被尊重的感觉，也就实践了策略原则。

2.赞扬原则。这一原则顾名思义就是表扬他人，适当的赞扬让人心生愉悦，赞扬别人良好的信誉，商品的高质量以及精湛的技术是非常必要且起着积极的影响，但是不恰当的过多的赞扬，浮夸的赞扬就让人感到虚假和不真诚，所以适当的赞扬促进贸易而过度的则适得其反，所以要多用积极地词汇表达公司的立场、态度和誠意，这样表现出了礼貌且考虑的周全。

3.一致原则。一致原则这里指的是语言用来沟通做种的目的是达到利益的共同性，目标的一致性，所以要求尽可能的减少利益双方的矛盾分歧，尽可能的达成互利共赢的局面，所以爱商务英语的信函使用中多用被用于太、委婉的语气、模糊语和间接的表达，这样可以帮助帮助双方达成一致以尽快形成合作。比如：it seemed that......；we wonder if ......；i am afraid that ......；i believed that ......we should .....；it might that ......and so on .

四、礼貌策略的实际应用

1.把对方放在主要位置，照顾对方的感受和需求。夸奖是人人都爱的，适当的夸奖让人快乐、欣喜，主观上会更加接受对方提出的需求和要求，比如大清早大家都在议论天气很好，让人心生愉悦，比如：what a beautiful weather it is ！Oh ，you cut your hair ，so good it is ......by the way ，can i borrow some money from you？（天啊，你剪头发了，剪的真好。额，顺便问一下，我能向你借一点钱吗？）同样的，把日常用语放在商务英语信函中使用也可以起到同样的作用。而且在商务英语信函写作中常常为了维护利益，树立形象，写信人常常醉翁之意不在酒，顾左右而言其他。比如：thanks for your cooperation and we assure you of our best attention at all times。（谢谢合作，我们会及时关注您的动态）；再比如it would be appreciated if you could cooperate with us.（我们会非常感激您与我们的合作如果合作达成的话。）再者就是主语的位置以及人称代词的使用会给人不同的重视程度，表达诚意的大小。所以多用you 和your ，且放在中心位置，如果是负面的表达我方强烈的拒绝和命令性要求则少用you或者your，这样会给人一种压迫感和不礼貌，把对方置于尴尬的位置并且伤害到对方的面子，比如：your active participation will be highly appreciated.（非常感谢您来参加此次会议）；we will highly appreciate your active participation in this meeting .虽然这两句都表达了同样的意思，但是给人的尊重感和感觉是不一样的。

2.少用单数人称，多用复数人称表达集体利益。在商务英语信函使用中多使用象征集体利益的复数人称代词，这样会有一种集体利益的存在感，当个人为了集体利益着想时就会减少主观情绪的影响，从而为了大局考虑，快速达到双方共识。通常有称呼与、行话、俚语、缩写语等表达方式。如“FOB”（free on board，离岸价），相反有“CIF”（到岸价）等。

3.猜测对方的需求，赢得主动权。在商务英语信函写作中，如果写信人能够把握主动权，猜测到对方的需求和利益呢么就抓住了对方的软肋，有利于谈判，推进进度，快速达成双方一致的意愿。多使用反问句和疑问句就能达到这个效果，反义疑问句能够给交际双方营造一种亲密友好的感觉，这种感觉能够增进彼此的信任和加强双方共识的达成。比如：dont you think it would be wonderful if we could arrange an interview？（难道贵方不认为我们应该安排一次面谈吗？） you are deeply concerned about...， arent you？（贵方十分关注……，难道不是吗？）

4.积极乐观的态度给予肯定和自信。语言是思想的载体，无形中可以透露一个人的态度和心情，商务英语的信函中也有此功能，如果用肯定的语气，期待合作则增强了双方的信心和信任感，如果工作有欠缺，则合理的使用抱歉语能够缓和紧张的气氛，如果是对方的过错，则表达了个人委婉而坚定的立场，给对方施压，有种不得已而为之的无奈。比如 we promise that we will assure you of our attention （我们保证会时刻关注贵方的动态）；we trust that this will help to develop a good relationship（我们相信这将有助于建立一段良好的关系）；we sincerely hope to have more opportunities for further cooperation （我们衷心希望双方可以深入合作。）would you please sent a message to us？

（你能够发送一个消息给我们吗？）

Will you please send back one email？（您能发回一封邮件吗？）Would you mind telling us your special requirements？

（你介意告诉我们你的特殊要求吗？）we apologize for the inconvenience ，and the loss we have brought .（非常抱歉給您带来麻烦和造成损失。）we are sorry to tell you with much regret that... （我们很遗憾的告诉您……）

还有多假设条件给予猜测赢得主动权比如：if you agree with us， please complete the enclosed registration form as soon as possible and send it back to us before the deadline.（如果贵方同意的话，请尽快填写表格并寄回给我们在截止时间前。）

五、总结

礼貌策略在商务英语信函中的应用可以说是英语在商业中的用法，更是一个公司成功经营的重要影响因素，对于成功谈判，达成共识，完成交易起到重要的作用，更体现在维护公司的形象处理风险和危机的方面。所以，用好礼貌策略在商务英语信函写作中尤为重要。

参考文献：

[1]宋清涛.论商务英语写作的两种信息排列方式：Deductive pattern & Inductive pattern[J].课程教育研究，2013（31）.

[2]李淑平.论商务英语信函写作中的礼貌原则[J].中国商贸，2012 （30）.

[3]刘爽.礼貌原则在商务英语信函中的应用[J].中国商贸，2011（20）.