档案资料收录与整编流程的规范化

黎慧琼

摘 要：档案资料是一个单位的重要信息资料，是单位业务得以顺利开展的重要支撑。为了进一步提高档案资料的功效，深挖档案资料的利用价值，做好档案资料的收录与整编是重要工作之一。它是档案管理工作必不可少的组成部分，对档案管理工作效率与质量的提升有巨大的推动作用。尤其是在信息化普及的背景下，档案管理工作给档案资料收录与整编提出了更高的要求。因此，要加强对档案资料收录与整编的重视程度，转变档案管理层的传统观念，提升档案管理人员的综合素质。本文从当前档案管理的现状分析入手，通过深刻剖析其弊端，有的放矢地提出档案资料收录与整编规范化的对策及改善建议。希望为档案管理人员提供一些有益的启示。

关键词：档案资料；收录整编流程；规范化；管理

随着社会经济的迅猛发展，档案资料管理工作逐渐受到人们的重视，它客观地记录了一定时间内某个单位的成长历程，是单位历史变革与当下情况的真实写照，同时通过把握变革规律也在一定程度上具有预见性，所以档案管理工作必不可少。而档案资料收录与整编的流程是否规范，又决定了档案资料的开发利用的高效性和管理保存的完整性，是档案管理工作的基础和重中之重。然而，当下档案资料在收录与整编的流程上存在着一些弊端，限制了档案资料的高效利用，不利于档案管理工作健康有序地发展。所以我们要破除当下档案资料收录与整编流程上的不规范，使档案资料最大化地发挥其辅助决策、揭示规律的功效，使其更好地服务于大众，服务于社会[1]。

1 档案资料收录与整编流程现状分析

经过档案管理人员对档案管理工作的多年努力建设与充实，绝大多数单位都建成了比较完备的档案体系，制订了相对完善的规章制度，配备了专职的档案管理人员，形成了比较合理、高效的档案资料收录整编流程，为单位的决策提供了便捷、高效的服务。尤其是数字化时代的到来，给档案资料的收录整编工作提供了更加便捷、高效的管理手段。然而，我们必须清醒地看到，由于各方面因素，当下档案资料收录与整编流程还存在着许多弊端，限制了档案资料自身功能的发挥发展，难以满足新时代、新形势的要求，这些问题主要表现在以下几个方面：

1.1 档案管理人员责任意识较差、业务素质较低

档案管理人员责任意识较差是造成当下档案资料收录与整编流程的规范化程度较低的重要原因之一。单位管理层长期忽视单位档案管理工作，观念还停留在“有借有还有人看”的传统思维上，领导认识上的欠缺直接导致档案管理人员责任意识的降低，认为自己的工作无关痛痒，在档案收录与整编工作中缺乏主动性、积极性，导致档案收录与整编进程缓慢、失误频发，甚至出现缺损、遗失等现象。其次，档案管理工作常被看成一项非常简单的事项，大多由兼职人员担任或单位人员轮岗，没设立专职岗位，没安排专职人员，或是安排专职人员却没有定期或不定期地组织档案收录与整编工作方面的培训，导致管理人员业务素质较低，难以满足新形势下单位发展对档案管理工作方面的要求。

1.2 档案管理系统不完善

档案管理系统庞大而复杂，它的建立需要投入大量的人力、物力、财力，只有建立良好健康、高效有序的档案管理系统，档案资料收录与整编工作才能事半功倍，实现档案的完整性和即时性。然而当下的档案管理系统仍存在着不健全、不完善的问题，尤其是在大数据时代背景下档案管理信息系统的建设仍有很大的进步空间。众所周知，传统的人工操作、档案纸质的模式效率低下、容易出错，但仍有许多单位为减少开支而沿用这种模式，有些单位虽然建成了档案管理信息系统，但由于配套设备缺失、专职人员不足，不能发挥出其快速查找、高效收录、时时整编的功效；或由于软件设施不完善，档案资料未及时共享或档案查询系统复杂，给用户查询、浏览、借阅带来不便。

1.3 档案管理制度不健全

当下，档案资料时常出现遗失、缺损、虚假，或不能及时更新的问题，造成了档案资料收录与整编上的困难。究其原因，还是因为档案管理制度上的不健全。这种不健全主要体现在以下几点：一是档案收录与整编流程混乱，材料随意摆放，甚至出现破损、遗失现象，导致无法归档，无法收录，从而破坏了档案的连续性与完整性。二是档案资料可靠性差，有些部门为了应付上级检查，制作虚假的档案资料以假乱真，最终导致真假难辨，混乱不堪。三是档案收录不全面，由于制度松散或人员粗心，常出现档案资料收录不全面的现象[2]。

2 档案资料收录与整编流程规范化措施

2.1 转变档案管理人员观念，提高业务素质

全面提升档案管理人员的责任观念和综合素质，是档案工作顺利完成、档案资料收录与整编规范的必要保证。首先要切实转变档案管理层和档案管理人员的传统观念，通过开会强调、奖优惩劣等适时的宣传教育和合理的奖惩机制提高管理人员对档案工作的责任感和积极性，真正把档案管理工作，尤其是档案资料的收录与整编工作放到重中之重的位置上去。其次要开展定期或不定期的档案管理技能培训，想做是不够的，还要明白怎么做。只有通过有针对性的档案管理技能培训，档案管理人员的专业知识和管理能力才能稳步提高，档案资料收录与整编工作才能规范化、高效化，档案管理工作才能更好地服务于单位决策。

2.2 完善档案管理系统，提升管理手段

档案管理系统是整个档案工作的主干，只有把档案管理系统的思路理顺，具体的档案管理工作才能顺利开展、高效实施。一要完善档案管理系统，安排专人对所有档案资料统一管理，避免因档案散落各处造成的档案遗失、破损现象，通过数字化手段建立起整合各类档案资料、门类齐全、数据完备的档案数据库。

二要提升管理手段，通過数字化手段建立档案完整、设备齐全、查询高效的档案管理信息系统，及时对档案资料进行电子片收录与整编，及时核查信息化档案的完整性及条理性，建立便捷、高效、简单、易学的检索系统和档案目录系统，便于档案管理人员对档案资料的快速收录和整编，也利于用户高效、简捷地查找档案信息。三要定期或不定期地组织纸质档案与电子档案的比对核查，出现偏差时及时寻找问题所在并及时纠正。对于电子档案的欠缺，档案管理人员要及时收录，保证纸质档案与电子档案的同步与完整；对于纸质档案的欠缺，要及时查找弄清原因，若是借阅未登记要及时催促归档，若是已经遗失要尽量补全。

2.3 健全档案管理制度，规范管理流程

档案管理制度是整个档案工作的轨道，只有把档案管理制度健全好、实施好，档案工作才能沿着正轨顺利开展。首先，要切实规范管理流程，制订详实的收录与整编步骤，明晰各流程的具体责任人，通过建立借阅警示系统，对借阅不及时归还、归还时有破损和档案资料不及时归档的人员提出警示，屡次不改可以列入黑名单，禁止其借阅档案。其次，要定期或不定期地开展档案核对工作，对核对过程中出现的收录不完整、整编不全面、资料有损坏等问题及时发现及时纠正，并设立用户反馈系统，对管理流程中不规范、管理人员不负责的行为及时反馈纠正[3]。

3 结语

综上所述，档案资料收录与整编工作涉及到档案资料的完整度与条理性，关乎到档案信息的连贯性与利用效率，是档案管理工作的重中之重。只有切实转变档案管理人员观念，提高其业务素质，建立完善的档案管理系统和健全的档案管理制度，提升管理手段，规范管理流程，多管齐下实现档案资料收录与整编工作的规范化，日常化、长效化，档案信息才能实现高效、快速地更新，档案资料才能得以深度开发、物尽其用。

参考文献：

[1]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].产业观察，2016，3：193-194.

[2]张丽.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].黑龙江史志，2015，5：131-131.

[9]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，12：57-58.