社会信息化背景下的档案工作

张丹

摘 要：随着我国进入信息化的时代，各项信息技术被广泛的应用于生活和工作中的方方面面，给人们的生活带来了越来越多的便利。档案管理工作中引进先进的信息化管理技术是势在必行的，是时代发展的要求，也是社会发展的必然趋势。本文旨在通过分析和研究我国档案管理工作在信息化时代下的现状以及存在的问题，从而提出一些可行性的意见和建议来提高档案管理工作的质量和效率。

关键词：信息化，档案管理，现状分析，优化策略

在信息化技术不断深入渗透生活中方方面面的今天，人们越来越依赖于信息技术，他方便了人民群众的生活与工作，是社会发展的必然趋势。传统的档案管理工作由于受到信息技术的冲击已经越来越难以适应时代的要求，越来越不符合社会发展的方向，在信息化的今天如何创新和利用信息技术来进行档案工作的管理是当今社会所关注的一个难点和热点问题，做好有效利用信息技术和创新工作是一个重要的方向。

1 信息技术对于档案管理工作的重要意义

在信息化的时代下，人们越来越重视对于信息技术的应用以及开发，把信息技术应用在档案管理工作中对于档案管理有着重要的意义。它与传统的档案管理工作相比具有巨大的优势，更加方便了管理工作的有效进行和提高了管理工作的效率。

1.1 對于档案资料的完整性有着重要的意义

应用信息技术来进行档案管理能够保证档案资料的完整性，并且还能够对档案进行分门别类的整合，对于档案管理有极大的推动作用。另外在对于档案资料进行整理以及完善的过程中所有记录都能够在电脑上进行查询，也就避免了档案资料的丢失，同样对于档案资料缺失的部分也能够及时补充。

1.2 促进档案管理工作的有效管理

传统的档案管理工作的工作效率不高且还十分的浪费人力，应用信息技术来进行档案管理极大的提高了工作效率和工作质量。对于一些档案资料来说信息化技术的优势就在于可以自动的进行分门别类的整理，与此同时它还能够对于档案资料进行自动化的归纳和整理，极大的提高了工作效率和工作质量。

1.3 方便交流与沟通，做到资源共享

信息化的另一个特点就是能够进行资源共享，从而最大程度整合资源方便档案管理工作的进行。把档案资料整理合并到一个管理平台上面，对其进行有效的分类以及管理，方便管理的同时也方便查阅，而且还能够做到在同一平台上查询不同部门的资料，做到拾漏补缺。与此同时，也能够方便交流与沟通，做到资源共享，方便学习管理经验，取长补短不断的完善自己。

2 信息化时代下档案管理工作的现状以及原因分析

在信息化的时代下，档案管理工作虽然取得了一些成就，进行了一些改革和创新来适应时代的要求，但是在平常的管理工作之中仍然存在着一些问题亟待我们去解决，去完善管理机制，需要我们更加深入的应用信息技术来保证档案管理工作能够适应社会的发展趋势。在档案管理工作中存在的一些问题主要表现在以下几个方面。

2.1 管理理念落后，对于信息化的认识程度不够

在档案管理工作中一些管理工作人员管理理念十分的落后，对于信息技术来进行档案管理的优势认识不足，从而导致档案管理工作的效率不高。由于档案管理工作人员相对来说年龄比较大，管理理念落后，仍然是采用传统的管理方法来进行工作，不能够正确的认识社会的发展趋势，对于先进的科学技术不能够及时学习和更新自己，另外一些领导干部也不能够准确的认识到管理工作的重要性和深刻内涵，上行下效，也容易致使档案管理工作的效率低下。

2.2 档案管理程序过于复杂，信息技术利用程度不高

一些档案管理工作的程序十分的负责，信息技术利用程度不高也是造成档案管理工作效率低下的重要原因之一。虽然引进了信息技术来进行档案管理，但是由于管理工作的程序十分的复杂，一些档案资料往往需要好多程序来进行，时间十分的拖沓，导致了工作效率低下。另外，信息技术不能够充分发挥它的作用，平常很少使用它，只是把它当成一个信息技术引入的标志，大部分时间都是人工自己管理，不能够合理利用资源，也是档案管理工作中普遍存在的一大问题。

3 信息化时代下档案管理工作的优化措施和策略

档案管理工作对于每一个人都有着重要的意义，它是记录社会进步和个人发展的重要依据。在信息技术广泛使用的今天，档案管理工作中引入信息技术是势在必行，利用其优化管理效率也是一个重要的方向，具体优化措施有以下几个方面。

3.1 更新管理思路，不断创新管理机制

对于档案管理工作来说最为重要的就是要让管理工作人员更新管理理念，创新和改革管理机制来提高管理工作的工作效率和工作质量。对于管理工作人员要有计划的进行培训和指导，让他们能够接受新的管理理念，从而认识到信息技术对于档案管理工作的重要性以及对于他们自身能力培养和锻炼的重要意义，从而让他们愿意去管，主动去管理。另外还有对于管理机制不断的创新和完善，积极的汲取其他管理制度的优势，从而弥补自己的不足，不断的更新与完善，保证管理制度的有约性和管理工作的高效进行。

3.2 创建互联网管理平台，做好交流沟通工作

引入信息技术来进行档案管理要建立一个互联网管理平台，加强与其他部门的沟通与交流工作，及时更新档案资料。建立健全完善的交流沟通平台能够保证档案资料的及时更新与完善，同时也能够加强各个部门之间的交流与合作，保证工作效率和工作质量。与此同时还能够与其他档案管理部门相互沟通交流，学习先进的管理方法和管理经验，不断的提高自己本身的管理能力，完善管理制度。

3.3 提高管理工作人员的自身素质，

在平常还要做到对于管理工作人员的培训与锻炼，不断提高他们自身能力和专业素质，保证档案管理工作的高效进行。对于档案管理工作人员要定时进行培训与考核，提高管理队伍的素质和水平，对于考核优异的要进行表杨，树立榜样，号召大家一起学习，对于考核不合格者要进行专门培训，对于多次不合格的要及时辞退，保证队伍的有良性是提高管理工作质量和效率的前提。

总之，信息化的今天要求我们不断的提高和完善档案管理工作的能力和管理制度，从而保证档案管理工作的高效进行。

参考文献

[1]徐静泽，赵伟英.小议加强档案工作规范化管理的几点措施[J].民营科技，2010，（04）：81.

[2]王卓； 新形势下如何做好档案管理工作[J]；才智； 2010（22） .

[3]刘蓓、刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势—档案管理的信息化[J].价值工程.2012（4）.