试论如何加强城建档案的管理

荣梓宏

摘 要：城建是一项非常复杂的系统性工程，城建档案管理可呈现出一个城市的具体发展过程，记载我国城市建设及城市发展的历史进程，同时可作为今后城市规划建设的重要信息资源，所以说加强城建档案管理工作力度有着非常重要的现实意义。

关键词：城建 档案 管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）01（b）-0134-02

1 城建档案管理工作要点

1.1 城建档案收集

城建档案管理收集工作的开展与档案管理人员与党建技术人员的密切协作有着非常直接的关系。对此，则要求档案管理单位及相关管理工作人员在城建工程建设过程直至工程竣工后，严格遵循现有制度形成一套完整的文件资料，对档案资料做出科学的鉴定、选择与管理，并且及时向档案管理部门进行上报；其次，档案管理部门要采取一系列科学的管理方式制定明确的城建档案管理制度，以帮助管理人员做好档案的整理工作，同时对城建档案材料文件进行清点、检查，针对那些有可能遗留的部分零散文件予以追补收集。

1.2 城建档案管理

城建档案资料多种多样，并且数量非常大，如果想要对这些资料进行有效的科学管理，使得档案资料得到最大程度上的利用，则需要对其进行科学合理的分类指导。针对收集的城建档案进行一体化管理，挑选中那些重复的档案，把缺少的档案内容填补完整，确保每一份档案资料的完整性。待档案资料收集之后将资料放到专柜进行存放，同时要安排专门的管理人员进行保管，做好每日档案的检查，明确档案使用程序，定期对档案资料上的灰尘进行清理，确保档案资料的完整与整洁。在基建工程签订合同过程当中，要确定城建档案的具体数量、归档时间、质量要求等方面的内容，同时要规定在提交的城建档案不完整的情况下不可给予验收及付款，对城建档案管理工作进行系统性的监管。除此之外，做好城建档案和文书档案的系统性划分，对于一文多件的文件资料，譬如项目任务书、计划任务书等，可将原文件进行专业的管理并及时归档。因城建工程施工作业中会有很多不同的档案资料形成，并且还存在各方面互相交叉的情况，尤其产生的城建档案资料间不但是互相连接的，并且还存在平行交叉的现象，为此，档案管理工作人员一定要明确其中潜存的关联，确保城建档案管理工作做得井井有条，这样才能够达到档案日常查阅与管理等方面的基本需求。

1.3 城建档案归档

为促使城建档案管理工作的全面开展，需要把城建档案管理与工程规划与验收等工作紧密地联系在一起，从而实现各项工作的同时进行。城建档案的立卷一定要严格按照规定格式，保持字迹的清晰与图像的清楚，与此同时严格遵循基建材料的规律，对于档案材料所包含的主要内容、实际价值及载体形式给予系统性的总结，按照工程项目组卷，确保整个城建档案的精准、类别齐全，方便今后的系统化管理，保证城建档案的各项功能。同时需将归档完成的城建资料及时地上交至单位档案库进行保存，严格遵循档案交接手续，在交接档案之前对档案的质量与完整程度进行系统性的检查。

2 加强城建档案管理的具体措施

2.1 增强社会档案意识

作为城建档案管理单位则一定要树立起牢固的大局观念，加强城建档案工作宣传力度。开展宣传栏，利用电视台等新闻媒体对城建档案管理相关的法律规章制度及管理办法进行公布公开，增加档案管理工作的透明度。通过行之有效的方式增加档案信息的开放度，这样才能够更好地满足社会发展对城建档案的现实使用需求，增强社会人民群众的档案意识。城建档案管理人员要不断地更新自我思想理念，做到与时俱进，做好上门服务，树立起主动服务、客户至上的服务意识，通过正确的方式处理与客户之间的关系，通过有效的方法去解决工作过程中遇到的实际性问题，尽最大努力来提升自我服务水平。

2.2 加强馆藏建设

如果想要做好城建档案管理工作，则需要将目前单一的档案存档结构进行根本性的改变。馆藏建设是非常重要的一个方面，是确保城建档案质量地基础保障，对此，要根据档案的性质，对档案进行规范化的系统管理，制定明确的城建档案管理流程，同时能够按时保质保量地完成既定目标。不断加强城建档案管理机构的建设，进一步完善城建档案管理网络体系，强化各部门之间的及时交流与合作，增加培训力度，强化业务指导监督工作。此外，要不断地加强城建档案的收集、管理与鉴定等基础工作业务，其中，档案的收集工作在整个档案管理中是非常重要的内容，惟有做到档案及时归档，把档案收集的更加完整，这样才能够促使馆藏结构更加丰富。可以说，档案管理工作是非常重要的组成部分，如果只有档案及时归档，而档案管理工作形同散沙一样，并不能实现档案的规范化管理。在城建档案管理过程当中，对档案做出合理性的鉴定是非常重要的一大方面，其关乎着整个档案管理工作最终所能达到的效果，关乎着档案的实际价值，并且也是城建档案管理工作中难度最大的一项工作。这主要是由于城建档案的鉴定要受到所在城市发展规模、城市性质、所处地理环境等一系列因素的影响，并且鉴定工作整个过程十分复杂，其处于档案资料的收集、管理、立卷及保管等工作当中，档案鉴定工作可起到优化馆藏结构、促使档案质量得到进一步提升的有效作用，为此，加强馆藏建设是提高城建档案管理质量的有效途径。

2.3 规范管理

因城市建设地域性的不断增强，我们无法按照事先的规划来进行城市发展，为此，需要根据社会的发展变化来做出相应的改变，这就要求城建档案管理部门能够根据城市的发展变化开展相应的城建档案资料收集工作，这样才能够确保档案资料的完整无缺。所以，一定要从自身的现实条件入手进一步完善档案管库建设，从而确保档案具有良好的保管条件，同时，不断强化档案管库的安全防护措施、提升整体的防火能力、对库房的温湿度进行科学合理性的掌控等，从而确保档案处于安全的管理状态。此外，积极地挖掘档案潜藏的重要价值，将档案的有效利用率提升到最高的水平。

2.4 依法治档

在城建档案管理工作当中依法治档是非常重要的构成内容，在发展城建档案管理事业的过程当中，要不断地加强法制思想意识，严格做到有法可依、有法必依。各级政府部门要在最短时间内创建相对完善的城建档案法律体系。其中，城建档案管理部门一定要严格执行国家法律规章制度，确保城建档案管理工作的正常开展。

2.5 人才保障

从目前的城建档案管理工作现状来看，各单位对档案管理工作并不重视，其中不少的企业中档案管理人员是由企業自己派遣的人员来担任的，这些人并不是档案管理专业出身，并未接受过正规的培训，在实际的档案管理工作当中缺乏专业的知识和工作经验，这会造成日常管理工作中各种问题的发生。为此，城建档案管理部门要严格坚持学以致用的基本准则，不断增加档案管理人员的专业培训，多途径进行专业理论知识的学习以及计算机信息技术的系统培训，从而培养一批高综合素质的专业档案管理人才。

3 结语

在信息化时代环境下，城建档案管理工作人员一定要不断地进行管理方法的实时性创新，掌握先进的现代化管理技能，努力提升档案管理工作水平，深入探索更多的城建资源，从而更好地适应新时期城建档案管理工作的多元化需求。

参考文献

[1] 赵蓉.以新理念引领城建档案业务指导工作[J].城建档案，2011（9）：44-46.

[2] 张鑫.现代化信息技术在城建档案管理中的应用[J].城建档案，2011（7）：55-56.