大数据技术在档案管理中的应用研究

朱琦

摘 要：大数据技术的应用是档案管理未来发展必须要重点关注的内容，为了探索大数据技术应用于档案管理的具体方法，首先从满足智慧城市发展需要、满足档案管理信息化需要、满足档案存储信息化要求3个方面对现阶段我国大数据技术应用于档案管理的重要性进行了分析，最后从构建云端存储、增强数据分析服务、提升数据检索能力几个方面论述了现阶段大数据技术应用于档案管理中的具体操作。

关键词：大数据技术 档案管理 管理模式

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）01（b）-0008-02

现阶段我国档案管理主要是以纸质档案管理为主，虽然为国家信息收集处理做出许多贡献，但大数据时代的到来使得传统档案管理无法满足现阶段的发展需要。从总体上来看，现阶段我国档案管理的转型过程相对较为艰巨，还存在着许多需要进一步完善的问题。将大数据技术应用于档案管理当中对于我国档案管理的发展具有非常重要的意义。基于此种情况，在本文当中笔者对现阶段大数据技术在档案管理中的应用进行了必要的研究与分析。

1 大数据技术应用于档案管理的重要性

档案管理对社会经济的发展具有非常重要的推动作用，传统档案管理由于存在效率低、成本高的缺点已经越来越不被企业所接受。实施传统档案管理模式不仅不能够有效地收集社会发展的动态信息，还为企业未来进入信息化领域埋下隐患。随着大数据技术的日益完善，将大数据技术应用于档案管理具有非常重要的意义，不仅可以解决传统档案管理模式效率低、成本高的问题，还可以满足不同类型的档案管理需求。因此，笔者在下文中对大数据技术应用于档案管理对于社会发展的重要性进行了梳理总结，其具体重要性包括以下几个方面。

1.1 满足智慧城市发展需要

社会经济的飞速发展导致信息化进程加快，不同地区都在建立不同规模的信息化智慧城市。智慧城市通过分析大量云端数据如经济发展速率、经济污染程度、经济占比来得出城市未来的发展方向，对以后可能出现的问题做好防范措施和可能出现的机遇做好准备工作。现阶段档案管理通过云数据对智慧城市提供的信息主要包括大数据的云服务、大数据的有效整合、大数据的分类和大数据的快速查询4个方面。智慧城市的建立对大数据技术档案管理信息化程度的要求很高，完善的档案管理服务系统是建立智慧城市的基本保障。

1.2 满足档案管理信息化需要

传统纸质档案由于存储时间短、易丢失、查询复杂等缺点已经无法满足信息时代对档案管理的发展需求，电子档案由于独特的云技术优势已经慢慢取代传统纸质档案的位置。档案管理信息化为人们对信息的查找和处理提供很多方便，但电子档案信息化需要以大数据技术作为理论支撑才能够满足用户多元化的服务需求。除此之外，大数据云技术应用于档案管理信息化模式能够有效地提高电子档案的利用率，增强管理部门的服务效率和服务质量。

1.3 满足档案存储信息化要求

档案存储数量随着数据化时代的到来呈现指数型增长，不仅档案数据变多，档案的信息程度也变得愈加复杂，给档案管理存储带来一定的挑战。而应用大数据技术可以建立更加完善的云端电子档案数据库有效地对大量信息进行梳理分类，分析数据背后隐藏的信息，挖掘数据的多元价值，从而提高档案的利用率和使用率，减少传统纸质档案管理中人力、物力、财力的损耗，降低档案管理的运营成本。

2 大数据技术应用于档案管理的具体操作

国家经济化进程的不断加快越发突显出大数据技术下的档案管理为社会未来发展的道路指明方向的重要性，分析云数据背后的多元价值对于企业、国家、个人都有着不同程度的意义，高效率、高质量的档案管理模式也迫切需要“站”出来为人们做出贡献。大数据技术的研究应用成熟为档案管理的进一步发展提供条件，可以更好地保证档案信息的完整性和安全性，也使得档案信息的保密措施更加到位。以下是笔者总结的将大数据技术应用于档案管理的具体操作。

2.1 构建云端存储

大数据技术应用的最基本条件就是存储空间足够充足，存储空间过小就不能保证数据信息的完整性，现阶段建立云存储是实施档案管理应用的先决条件。云存储是将信息通过网络语言的形式存储于网络终端信息管理系统，不仅可以充分保障档案的安全性，还可以对档案进行动态式分析记录满足用户不同程度的需求从而提供多元化信息服务。建立云存储模式首先需要加强云端档案管理的硬件基础配置，增加档案管理硬件的信息存储量，其次是加入档案管理不同作用的配套软件来满足对信息的收集、处理、分析。云存储不仅可以对文字单一信息进行存储，还可以对经过特殊处理的图片、视频、声音进行存储，从而扩大档案管理的存储范围。另外，建立云存储管理平台时要保持与国家终端档案管理系统的链接，实现对档案信息的双重存储，保证信息的完整性。

2.2 增强数据分析服务

大数据技术应用于档案管理最突出的特点就是对收集的大量信息进行分析，发掘数据背后隐藏的价值。数据分析服务的开展可以提供多种类型的服务从而满足用户对档案信息的不同需求。基于此种情况，大数据技术下的档案管理要增强对云端数据的分析能力来提高用户使用档案信息的工作效率和工作质量。增强数据分析服务不仅可以提升档案管理的服务质量，还可以促进档案管理的可持续发展。如果单一数据库信息分析服务不能满足用户实际需求，还可以将多个档案管理系统进行整合扩大范围进行数据分析，真正做好用户所需信息及时分析服务，提高档案信息的查询服务效率。

2.3 提升数据检索能力

大数据技术应用于档案管理为用户提供了更加智能化、多元化的信息查询方式。传统纸质档案管理最大的弊端就是档案信息的检索太过复杂，虽然设置了档案管理检索目录，但在众多的档案信息中找到适合自己的信息还是非常困难的。大数据技术的应用可以将信息进行分類管理，用户可以按照不同的搜索找到不同的信息，从而有效地提高用户的检索效率。大数据技术研究人员应用可视化分析技术可以使数据以图表的形式来展示信息的发展方向，还可以对收集的信息实施特殊化处理，建立数据分析预测模型从而提供相关的数据附加模型，提升数据检索的宽度和深度，从而达到更科学化的检索能力水平。

3 结语

大数据时代的到来，使得包含档案管理工作的社会各行各业在一定程度上都受到了大数据技术的影响。将大数据技术应用于档案管理当中对于我国档案管理的发展具有非常重要的意义，在本文当中笔者结合自己的实际工作经验和社会理论数据分析，对当前阶段可以应用于档案管理工作的大数据技术进行了简略的分析，希望可以促进档案管理的进一步发展。

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