大数据时代下文档一体化管理的构建与实施方案

徐丽敏

摘 要：随着社会向信息化的高速迈进，文档一体化管理的构建与实施已成为发展必然，尤其在档案管理中发挥着积极的作用。在大数据时代下，以往传统档案管理形式逐渐失去其发展优势，取代它的是有着良好发展前景的文档一体化管理形式，这种管理形式不仅延续了传统模式的优点还极大的弥补了纸质载体形式的不足。保留数据的完整是档案管理中最为主要的，文档一体化的实施使得档案对信息的完整保存成为现实。为了更好推动档案管理，应逐步贯彻对文档一体化管理的构建与实施。

关键词：文档一体化 大数据 档案管理 构建

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）01（b）-0018-02

自20世纪对文档一体化的研究开始，文档一体化在社会上兴起，数据的加快传播更是推进了它的发展。计算机的发展带动着数据的传播，使得它的传播有了飞一般的速度。数据存在于我们生活的各个方面，并且在很多行业中有着非常重要的作用。我们在很多时候都会用到数据，对其进行严格统计得出所需结论，可见数据的重要性。文档管理中最为基本的一点就是对数据进行统计与管理。在大数据时代下，档案管理从传统的书面模式转换为对数据的统计与管理。数据的应用使得档案管理的效率大幅提高，增加了档案的准确度与完整度，也大大提高了整理档案的便利程度。很多高校中甚至出现了全新的文档管理方式，可见文档一体化的应用范围之广。所以我们可以对新型的文档管理方式展开一系列的研究。

1 文档一体化的基本状况

计算机的快速发展以及应用将档案管理引向了一个更加深入的层面，欧美研究者提出的与文件相关的生命周期理论成为了文档一体化管理理论方面的基本支柱，奠定了文档一体化的基石。电子用品的大量出现使文档一体化管理方式发展途径大大拓宽，带动文档一体化的发展前景。文档一体化是档案传播与储存的需要。作为档案室基础的档案，将传统的纸质档案转换为以数据为主的电子档案成为了档案发展过程中的主要内容。纵使文档一体化有着很好的发展前景，但也面临着一些不可避免的问题与挑战。我国目前的技术水平很难全面实现文档一体化管理，并且未能制定统一的管理制度和统一的软件。各种各样的软件使人们之间的交流受到了很大的限制，也使整理档案的过程变得更加复杂。所以国家有关部门制定出一系列的规定与标准就显得尤为重要。即使有不可避免的挑战，我们飞速发展的网络技术也会克服这些问题与挑战。因为在客观规律下，文档一体化管理已经成为发展的必然趋势。

2 文档一体化的重要意义

网络技术的帮助使文档在建立的过程中更加系统，并且使文档建立工作更加高效，从而保证了档案管理的规范性，对档案管理起着积极的作用。

由于事业单位和高校在学术方面的严谨性与技术性，使得文档管理一体化的重要意义在其档案管理方面有了更加深层的体现。在大数据时代下，传统档案保存方式显然不能满足事业单位及高校对档案数据的需求。对档案管理实行全方位的文档一体化，可以让事业单位及高校的每一阶段的档案受到广而有益的影响。档案室管理人员在对档案管理的过程中可以对档案进行准确的控制，让档案在储存与传入过程中得到合理的控制，并且增加了操作的效率，节省大量人力和物力。

文档一体化把高校的档案处理与统计有机的结合起来，确保了文档的完整性。高校的管理情况以及科研状况也可以通过文档一体化有很好的体现，并且高校档案建立一个很重要的用途是来记下高校的发展历程，文档一体化的建立使这些数据更加完整，更加便于管理与应用。

我们对文件档案的应用不仅满足于对数据的收集与存入的过程，更重要的是对档案数据任何时候的应用与整理、更新。在这样的一个大数据时代下，数据的更新已成为文件管理的主要条件。文档一体化的广泛使用使这一条件成为现实，并且对以后档案的发展有着很大的意义，我们应调整从前的传统方式，用更新的技术与应用来适应现代社会的飞速发展。

3 文档一体化的理论与实践

把当前相对比较散乱的文件或档案归结分类成便于管理的有机个体进行统一管理，这一过程被称为文档一体化管理。随着科技的发展与时代的进步，对档案管理有了更加深层的要求，要求文档更统一、规范和标准。因为电子产品的广泛应用导致电子文件大量出现，造成了与传统档案管理之间的矛盾。对每个文件的不同性质应用与之相对应的方式是文档一体化的方式之一。

文件生命周期理论的提出，使文档一体化有了自己的基石。文件生命周期理论指的是文件是有生命运动，这是一个完整的过程，有连续和一致的性质。我们国家的档案研究者提出了阶段的划分方法，一共有四个。我国一位著名学者曾说过，文件生命周期理论对于我们国家的意义是它可以作为文档一体化管理的坚实且重要的理论。这就表明，我们在文档一体化实行的过程中最先要对这种过程作一个理论方面的整理，也就是说对它进行一系列的规划从而奠定自己在理论方面的基础。与文件生命周期理论呼应的还有文件连续体理论，它也可以作为一种理论基础对于文档一体化。

4 实施文档一体化的措施

（1）文档一体化把文件和档案管理联系在了一起，文件管理影响着档案的管理，包括档案管理的发展趋势与存在方式。两者共同影响着文档一体化走势。但是文件管理是前者，进而影响着文档一体化的发展。为了更快的推动文档一体化，应加大对文件管理的严格程度，对“双轨制”和“双套制”更好地规范。双轨是纸质与电子文档各自形成，最后双套归档保存管理。一体化存储可以为使用提供完整统一的规范和标准，在电子公文的交换、过程监控和背景收集、保存等都进一步完善。所以，文档一体化的建设先要加强对文件管理的侧重，使文件管理更加规范。

（2）文件和档案是一个有密切关联的有机体，它们在内在性质与内容体现方式等方面有着相同的本质，都是把各种信息载在可以操作的载体上。只是有时间上的区别，一种是现在的，一种是过去的。统一对文件和档案进行管理，有助于文档一体化的发展，其便利性和促进性均建立在合理使用技术并理顺档案易运转的功能性之上，強调其一致性、协调性与全面性。

（3）大数据的云计算为档案的资产价值赋予了新的意义。档案作为一种特殊的资产，价值在于原始性、真实性和记录性。电子档案对文档的真实性提供更加可靠完整的保障，其生命周期及固有属性也受到大数据信息的冲击，尤其资产价值作为价值核心，属性也在发生着变化，遵循价值取向就是强调其数据挖掘和分析，有助于建立数据规模和活性的应用。对一体化档案资料进行感知、分析、对话，不仅提高档案管理水平，同时也可以更好地为数据使用提供产品和营销服务，变被动为主动，以个性化的行为分析精准地迎合用户的需求。

以上的论述表明，在这样大数据时代下，文档一体化的发展是大势所趋。文档一体化使数据的整理更加高效。随着电子产品大量出现以及应用，网络技术的发展使文档一体化管理的构建与实施在社会发展中处于有良好发展前景的地位。文档一体化是与时代相呼应的，是在历史社会潮流中形成的产物。文档一体化不仅是档案与文档数据在载体上的改变，更是社会飞速发展的体现，顺应了历史潮流。

参考文献

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