浅谈建设工程档案资料管理的现状

路美华

摘 要：随着近年来城市基础设施建设的快速发展，建设工程资料也急剧增加，如何管理好这些资料也变得越来越重要。基于此，本文对建设工程档案资料管理的现状进行了分析，并提出了解决的建议。

关键词：建设工程；档案资料；管理；建议

建设工程是一个由多单位、多个部门参与的复杂系统，参建各方形成的归档文件资料，有不同的范围，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但目的是相同的，必须有完整、准确的竣工档案资料。建设工程资料是工程建设过程中的原始记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，它们以文字、图纸、图表、声像、电子文件等多种形态展示着工程建设全过程，是工程质量的见证。

住建部及各省、市建设部门曾明确指出：任何一项工程如果技术资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有一票否决权。在评审精品工程时，技术资料不合格，则不再安排现场实物评审。工程资料管理的重要性由此可见一斑。

文件资料是档案的前身，档案是文件资料的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。

1 工程资料归档的质量要求

归档的工程项目文件资料必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。

工程项目资料应完整、系统，所有文件、各种材料、图纸内容齐全，有请示、批复，不得缺页、缺项，成套材料保持相互间的有机联系和整体性，能完整地反映工程建设活动的全过程。

工程项目文件资料应准确，要求数据真实、准确，各类技术资料上的内容和所记载的数据必须真实可靠，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，竣工图与实物相一致。

签字手续完备，施工技术文件应按行业规定、标准，签字盖章手续齐全，如材料质保书、试验报告等必须验收签字，竣工图必须有竣工章，且有专人签字。

书写材料符合规定要求，需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制，字迹工整，图形清晰，用纸规范，装订整齐划一（要求下面齐、右面齐），以利长久保存。

归档的特殊载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）应保证载体的有效性。

2.工程资料管理目前存在的一些问题及产生的原因

2.1资料收集不及时、不完整、不规范

这个问题无论在建设单位、施工单位或者监理单位，甚至设计单位可能都存在。从事档案资料管理的人员只懂档案不懂技术，而工程技术人员又只懂技术而不懂档案，两者不能很好地结合起来。施工单位的资料相对最多，所以也是最难收集的。施工的时间记录要真实准确，在原材料中的标目要真实，所有的检测部位和数据必须要真实可靠和准确。首先要做好工程施工前对原材料的监测工作，对于分项目的工程检测要及时。在进行资料的收集和记录时，相关人员要进行查验并及时的签字，对于所安排的指令要及时进行回复和及时的汇总。有些施工单位资料员在做资料时并未按照工程实际情况，而是照搬其他工程的资料，将内容直接套用，只改一下工程名称或表头的内容，或者是同一个项目中不同的单位工程的资料一模一样。在完整性方面，应该将施工所使用的原材料的厂家检测报告及合格证，在施工过程中进行的测量、技术上的资料、施工过程中的记录、施工质量的验收报告、工程管理、工程验收资料以及竣工的图纸要单独进行装订成册，所有这些都要有专门的人员进行收集整理和汇总。团队都应该有着明确的分工，负责资料收集整理的人员也应该是从这个队伍成立的一开始就应该有的，并且最好是自始至终跟随这个建设项目直到竣工结算。

2.2竣工资料移交不及时

不能按规定的时间及时移交工程竣工资料，甚至导致竣工资料丢失。有些单位因为管理或人员的问题，竣工资料编制没有做到三同步，导致工程结束了但竣工资料还没有整理出来。工程竣工资料是反映工程竣工的重要依据，工程竣工资料日期与工程尾款、质保金的支付相关联，因此工程竣工资料收集整理的越快，工程项目浪费的人力、物力、财力越少，项目的效益会无形中提高。

2.3重工程建设，轻档案管理

工程项目的管理人员档案意识淡薄，平时只注重抓工程质量、工程进度，忽视了建设工程中的档案资料管理。由于机构缺失、人才缺乏，没有合同和资金约束，档案管理心有余而力不足。甚至工程完工后各单位才开始应付整理工程资料，草草归档，各种原因造成项目档案资料管理无序，流向不明，资料收集不齐全。一项工程的档案管理绝不仅仅是建设单位或施工单位的事，它从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、勘察、施工、监理等参建单位共同完成，任何一方疏忽，未能及时归档资料，就会影响这个项目档案的完整性。

3 解決这些问题的建议

工程档案工作从工程建设的立项、征地、勘察、设计、招投标、施工直到竣工验收、交付使用等，各环节、各步骤之间客观存在着不可颠倒的先后顺序，这个先后顺序是建设工程项目的客观自然规律，工程文件的产生有着很强的阶段性、程序性和过程性的特点，担负着服务工程活动、推动工程进程的任务。工程每一阶段、每一个环节都有相应的资料产生，因此要求档案管理人员对每一个阶段、每一个环节中会产生的文件做到心中有数，按进度及时跟进收集，结合重要性和专业安全存放。随时关注进度和各参建单位人员收集的资料并与之保持密切联系，及时查验资料是否完整、整理是否规范，避免竣工验收时出现资料遗漏现象。所以要由专职人员负责资料的管理和跟踪，必须持证上岗，为了提高业务水平，要定期组织参加培训及学习。

项目管理部门在工程建设初期（而不是中后期）就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料、质量保证资料真实可靠。工程项目管理部门可在总包合同中，把文件材料归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。

工程项目负责人要增强档案意识，把档案工作贯穿于工程项目建设全过程，加强对项目档案管理的宣传力度，提高全体参建人员对档案管理工作的认知水平，增强全体参建人员对档案管理工作的责任感。从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构或专职的管理人员，负责工程项目资料的收集、整理和归档管理工作。专业的人员可以清楚地认识到什么时候应该进行什么样的工作，在工程建设过程中的什么阶段应该进行什么资料的收集，这就从根本上已经做好了规范作业的准备，因而所有的收集工作都可以有条不紊的进行，不会有资料遗漏、不规范、资料的价值不高等情况的出现。可以说通过档案验收可以折射出一个企业的整体管理水平，应予以高度重视。

建设工程档案是工程建设的重要组成部分，是在工程建设过程中形成的原始资料，是非常宝贵的资源和财富。工程档案资料的完整与否，档案管理水平的高低，对今后开展维修、改造、扩建、拆建等起着举足轻重的作用，没有或失去资料会带来极大的盲目性，会给城市建设和人民生命财产造成无法估量的后果。档案管理工作是一项传承历史、记录现实、服务未来的工作。工程建设是百年大计，工程档案管理也同样是百年大计。

参考文献

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