浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策

黄红燕

摘 要：企业发展进程中会产生一定的历史记录，形成了丰富的文书档案体系，在该体系中，能充分反映企业的发展史、发展经验与教育等，这都是未来企业发展进程中所必不可少的，旨在为企业的后续发展提供一定的借鉴与依据。文书管理还会对企业重大决策、贸易往来、产品开发等提供重要的信息支撑，具有高度的应用价值。可见，做好企业文书的管理十分重要。本文对企业文书档案管理中所存在的问题进行阐述，并提出相应的处理建议。

关键词：企业；文书档案；管理；问题；对策

档案是对过去发生的事情所做的记录和总结，档案由大量的与事件相关的信息和资料组成，能够为人们进行后续的工作提供借鉴和帮助。对于企业来说，文书档案管理工作的意义在于记录企业发展过程中的大小事务，使企业发展历史能够体现在一系列文件和档案当中，企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到文书档案资料的质量、完整性和利用效果，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。

1 企业文书档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理意识淡薄

纵观企业文书档案管理现状，可以发现影响档案管理水平的基本因素为管理意识，企业中相关领导在文书档案管理上意识比较淡薄，各部门的协调性与配合度严重不足，导致档案管理水平受到限制。部分领导认为开展文书档案管理与企业的经济效益无关，且在档案认知上存在偏差，未能全面认识到档案管理的价值意义、技术价值，进而在文书档案管理上的精力、投资等都严重不足。

1.2 档案管理模式滞后

档案管理工作的实施，很多企业都还保存着传统的档案管理方法，主要以人工方式进行管理，不仅耗时、耗力、耗财，也会严重威胁档案利用效果。企业档案管理工作的实施，若想提高档案管理水平，企业必须要配备相应的管理设备与信息化平台，以实现档案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企业在档案信息化建设上的投入力度严重不足，未配备专门的档案管理室与计算机等设备，导致档案管理信息化工作实施力度不强，会严重影响文书档案管理水平与管理效率。

1.3 缺乏专业化的档案管理团队

对于企业而言，文书档案是不可或缺的，其在企业发展进程中扮演着重要的角色。档案管理工作需要一定的档案管理者去实施，然而，就目前档案管理现状来看，缺乏专业性的档案管理团队，导致在档案管理上缺乏专业性。部分档案管理者仅仅掌握基本的档案管理知识，缺乏熟练的计算机操作技术，导致在档案信息化管理上缺乏实效性与科学性。由于缺乏档案管理先进技术，导致在档案管理上的操作缺乏专业性与高效性，不熟悉信息化管理系统的操作技巧，使得档案管理效率受到严重威胁。

1.4 企业文书档案管理基础普遍较差

多年来文书档案管理一直处于封闭式管理状态，档案管理的主要目的在于保管并以不丢失为原则，每个时期对档案的质量要求不同、对档案的整理规则不统一、档案装具不规范，领导对档案工作的重视和投入不足，档案人员素质参差不齐，档案部门的待遇和地位过低，未引入档案部门对归档部门的经济责任制考核机制和管理机制，造成档案管理基础较差的局面。

1.5 企业文书工作与文书档案工作衔接方面存在问题

企业在实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，不可避免的造成了文书工作与档案工作衔接方面出现了许多脱节的地方。由于文书人员档案意识淡薄，忽视档案工作对他们的监督指导作用，经常会出现收集范围不明确、收集工作不及时、用纸不规范、装订不规范、附件不规范、文种使用不当、办理程序不规范、原稿不齐全、编号不规范等情况，文书处理文件工作质量的高低直接影响档案收集工作的质量、进度和档案利用，而且对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等都有一定的影响。

1.6 电子档案保存安全意识不足，存在管理漏洞

电子文件具有操作方便、传递便捷等突出优势，但对软硬件设备的依赖性极强，数据易丢失、病毒侵害、内容易更改等，都给电子文档的安全保护和长期保存带来一定的威胁。据了解，目前有部分档案人员防范意识差，对电子文件的备份及自用机器的防毒杀毒等观念淡薄，一旦计算机系统崩溃，将会造成极大的损失。

2 提高企业文书档案管理水平的相应对策

2.1 企业领导重视是提高文书档案管理水平的前提

只有企业领导高度重视和充分理解文书档案管理工作，提高文书档案管理工作应有的地位，不断提高各部门和员工对档案工作的认识，为档案管理部门配备懂专业综合素质好的人员，不断加大对档案设施的资金、技术等投入和档案管理人员培训力度，切实提高档案管理人员工作的积极性和主动性，加强各部门与档案管理部门的沟通与协调，才能有助于文书档案管理水平的提高和文书档案管理工作的顺利开展。

2.2 认真理顺文书工作与文书档案管理工作

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，虚心接受档案管理人员的指导和监督，认真遵守相关的法律、法规，在实际工作中通过认真执行完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。档案管理部门应严格执行档案归档管理制度，密切关注文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料一定要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，对文书档案的利用工作，一定要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案要及时催还，对归还的档案要及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。

2.3 做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作

文书档案管理人员应立足于本岗位，树立服务意识，认真做好文书档案的收集、鑒定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，切实发挥档案部门的参谋作用。由于企业文书档案中的许多有价值的档案往往来源于重要的业务部门，因此，文书档案管理人员应积极与各相关部门和人员及时沟通，定期对各业务部门的兼职档案员进行档案法律法规和相关业务知识培训，认真指导和监督各部门的档案收集工作，保障档案收集渠道的畅通，切实发挥档案部门的作用。

2.4 实现文书档案管理数字化

目前，在部分企业计算机作为一种高效地处理庞大信息的现代先进工具被引入了文书档案的管理，通过该技术的应用大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具，借助网络信息系统的平台，档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料，这可有效地提高档案查借阅效率，丰富了档案查借阅手段，这也是档案发展的必然趋势。

3 结语

综上所述，企业文书档案管理工作虽然还存在一些问题，但是，只要档案管理部门主动寻求问题解决的方式，改变档案管理工作模式、积极进行档案服务宣传，文书档案管理问题就能够妥善解决，档案管理部门也能够在企业发展过程中发挥应有的作用。

参考文献

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[2]王耀波. 浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 办公室业务，2016，（18）：134.

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