刍议如何做好信访局档案管理工作

张莉

【摘要】档案管理工作效率会直接对信访局信访工作公正性和客观性产生影响。由于现行相关法规中，还尚未建立完善的信访档案收集、整理、归档和管理等相关制度，所以很多信访局在档案管理中还存在重视度低、管理效率不高等问题，因此如何做好信访局档案管理工作至关重要。

【关键词】信访局；档案管理；提升

信访局中各种文书档案具有重要价值，能够客观反映信访局各项活动情况，同时也是信访局管理水平最直接的体现，方便政府部门的管理层对于其管理水平做出相对应的评价，这样就可以找到管理活动之中面临的弊端之处，做好相对应的整改。在当前时代下，信访局档案管理应该做到与时俱进，找到有效的途径提升信访局档案管理效率。

一、树立全新档案管理理念

当前在信访局中，很多职工并没有正确认识到档案管理工作的重要性，认为它是可有可无的。其实不然，做好档案管理可以显著推动信访局工作的有序进行，提高信访局工作效率，确保信访局实现稳定发展。而思想上的重视，是确保信访局档案管理工作有效开展的重要前提，对此，信访局一定要树立全新的档案管理理念：第一，提高对档案管理工作创新的认识，在档案管理工作的整个过程中贯穿创新的理念，加大规划和投入的力度，对行之有效的措施予以制定。第二，将现代化管理意识建立起来，将信息化的理念引入档案管理工作当中，规范、系统地整理加工庞杂的信访局档案，使档案的社会价值得到充分发挥。第三，将效率意识建立起来，对从收集整理到加工归档再到调用的懒散状态进行改变，用高效率将档案的价值发挥出来。

二、部门之间加强协作配合

信访局的文书档案之中具有较高价值的档案，往往就来源于各个部门。所以，及时联系各个部门，做好彼此之间的关系协调，有利于文书档案的结构与质量的完善。身为档案人员，需要做到：嘴勤，经常主动联系业务部门在最近一段时间又开展了哪些工作；脚勤，多到业务部门走动，以便获取最新的信息；脑勤，结合政府部门工作实际情况，思考文书档案应该怎么去围绕单位的中心工作，并且做好相对应的搜集与服务工作。同时，强化与各个部门之间的相互沟通和协调，这样才能确保信访局文书档案收集信息渠道畅通无阻。能够重点揭示一个单位的历史、现状以及未来的发展情况，这样才能够为信访局实际的工作与科学研究提供服务，提供最具价值的情报和证据信息，让档案发挥其参谋依据作用。

三、借助科技創新服务手段

首先，信访局要想将内部整体工作效率提高，应将局域网引入单位内部，并在单位内部建立档案馆网页，开展基础性档案调取等服务，将各部门对档案的使用率提高，使调取档案的时间缩短，加强各部门和档案管理部门的配合。在对网页进行建立的时候应注意两个方面：一是应将问答服务添加在网页中，一旦出现档案方面的问题，各部门可以第一时间利用网络和档案管理员取得联系，档案人员应尽快对问题作出回答。二是立足于档案机密的程度，适当在网址上调整调取程序的难度，对于具有较强机密性的文件可以借助验证码的设置等对其进行保护，只有得到相关部门的批准获取验证码才能调用。其次，可建立电子档案数据管理中心。在管理中心统一管理各部门的电子文件，并在将公开性和限制性电子文件利用和查询服务提供在网站上，使电子文件信息资源利用率提高。借助网站，可以使覆盖面得到拓宽、内涵更为充实，使资源的利用率有效提高。

四、资源联合实现资源共享

不断发展的信息时代，促使人类的信息量和知识量大力增长。所以，必须将情报、图书、档案等部门各行其是的局面打破，将完整的社会信息系统建立起来，执行一体化管理，将其整体优势充分发挥出来。而建立社会信息系统的核心内容和前提条件即为联合目录的建立以及资源共享的实行。联合目录的建立是用统一的著录编排和格式，借助联合目录的建立，形成网络，使资源共享得以实现，让信访局各个部门对资源潜力进行充分挖掘，使文献资源互补得以实现，将档案资源的利用率有效提高，以免造成不必要的浪费和重复。

五、提高档案管理人员的素质

信访局要重视档案管理人员专业技能和综合素质的提升，针对文书档案管理人员定期进行职业道德修养以及专业知识培训，不断强化档案管理人员自身的综合素质，确保档案管理人员能够拥有一定的专业技术能力，达到较高的技术水准。另外，信访局还需要针对档案管理人员创新激励制度，可以通过日常的工作晋升，物质方面的奖励等方式作为主要奖励手段。在实施激励制度奖励的基础上，通过引入年轻化、专业技能强以及拥有较高综合素质的复合型人才，这样就可以利用档案管理人员对于现代化网络信息技术的掌握，通过精湛的专业技术水平，提升整个团队的素质，达到提升信访局档案管理工作质量的目标。

六、结语

对于信访局而言，档案管理工作是其稳定发展的基础，为了提升档案管理工作效率，就应该顺应时代的发展，创新信访局档案管理工作模式，提高档案管理质量和效率，为信访局工作的更好开展贡献力量。

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