浅述高校职院档案管理的重要性

曹文娟

摘要：中国当前高等职业教育迅速发展，招生规模不断扩大，高职园区规划建设应运而生。各高职院校对于基础建设经费的投入也是不断增加。随着国家、地区相关建设主管部门对于建设档案管理的要求不断提高，将产生大量的档案统计汇总工作。本文就高职院校的档案管理，分析了普遍存在档案管理不规范的问题并依托现行的管理要求提出了后续改进的措施。

关键词：高职院校；基建；档案；管理

一、高职院校基建档案管理的重要性

高職院校基建档案管理内容贯穿整个工程项目立项、规划、设计、招投标、施工、竣工、结算整个阶段，反映整个建设过程的真实性，是最直接、最真实的记录。

基建档案的价值不仅在于工程项目主体建设阶段，对于后期的改建、扩建、维修也起着不可或缺的作用，具备根本性的依据及参考价值。

基建档案管理具有可追本溯源的作用，基建档案材料数量多，收集时间长。从立项材料到设计图纸及施工过程中各项材料的报验证明、工序报验等纸质资料到后期全套的声像材料，都跟随项目主体存在而持续进行。

二、目前高职院校基建档案现状

高职院校对于基建档案管理的不重视性。高职院校以教学为主，往往容易忽视该项工作的重要性。

基建档案管理人员的不专业性。一般建设工程施工单位都具备专业的资料管理员，持证上岗。而基建档案管理人员一般都由其他工程管理人员兼职或离退休人员担任，未经过专业的档案管理专业学习。

高职院校大规模基建建设期间，由于建设工程量大，往往会筹建临时建设组，从不同岗位进行抽调至项目建设竣工验收为止。对于档案资料的收集不具备后续性，且由于高职院校不存在办理房产证的必须性，并未在档案馆存档，后期在建筑物使用过程中发现档案资料不全。

三、 档案管理改进措施

（一）健全基建档案管理制度，规范基建档案管理要求

基建档案要保证其真实性、完整性、连续性，时效性。资料建设与主体建设保持同步，纸质材料与声像资料同步。凡属新建、改建、扩建项目，从专家论证、立项、设计资料、主管部门对项目建议书、可行性确研究报告及扩初设计的批复、地质勘探资料，规划批复、资金批复、监理、检测、施工招投标文件、合同、施工材料报验、工序报验、隐蔽工程验收、工地例会、会议纪要、竣工验收、款项支付、监理报告等材料均要求统一编制、归档，新建项目项目竣工验收合格后三个月内归档完成，改造、扩建项目竣工验收合格后一个月内归档完成。

（二）重视基建档案管理，强化人员专业素质

高职院校建设资金基本采用国有资金或者高职院校自筹，资金的使用情况可以从基建档案上进行有效的反映。重视档案管理不仅可以作为后期建筑物的增值管理，也便于后期国有资金审计提供有追溯性。高职院校基建档案管理人员要求专职岗位配备，执证上岗，加强行业学习，与上级档案管理部门要求保持一致。对于新建工程项目要按规进行档案资料收集，对于校内建筑物要求向房管部门按规办理房产证明。为高职院校资产管理部门后期资产管理提供有效的材料证明。

（三）运用现代化技术建设

传统的基建档案资料主要采用纸质形式存档，但不便于信息传递、现场翻阅、改扩建修改等情况。在现行的档案管理过程中可以采用纸质材料与电子形式并存。可通过将纸质材料进行扫描等形式进行信息化管理，以各建筑物进行划分，既便于专业人员现场对应查看又便于后期改扩建材料管理，对于修改的区域可以在电子图纸进行修改。并对每幢建筑物进行名牌管理，记录其建设周期、参建单位、维修情况等与实体情况保持一致。

四、结语

增加管理意识，结合信息化技术，记录真实有效的过程。才能为后期的建设提供有效的保障。

参考文献：

[1]倪智明，吴兴康.加强基建档管理的几点思考，教育建筑纵横.

[2]师幼安.基建档案的管理[J].陕西档案，2004（06）.

[3]刁心侠.浅议基建档案工作管理[J].商丘师范学院学报，2000（05）.