学校档案数字化建设

2018-05-14张存芬

知识文库 2018年21期

张存芬

学校档案管理工作是学校管理工作的一个重要的内容，然而由于传统的管理理念的制约，导致我国各学校的档案管理工作相较于西方发达国家而言较为落后。本文针对我国学校档案管理的现状，以目前存在的问题为切入点，具体分析问题以寻求应对策略，以期对我国学校档案管理数字化建设提供指导。

随着电子信息技术的快速发展与普及，档案管理数字化建设得到社会越来越多的认可。但由于我国传统档案管理观念以及管理方法的制约，我国目前各学校档案数字化建设的进程较为落后，制约了我国档案管理工作的稳步运营。如何利用信息技术以推动学校档案数字化管理建设，是我国各学校亟待解决的问题。

1 档案数字化建设的意义

学校档案数字化是运用目前较为成熟的多媒体信息技术与网络连接相结合的一种现代化档案管理手段，实现学校档案数字化管理，有利于推进學校档案管理的规范化，准确化和快速化。不仅有利于学校从宏观方面来把握学校各个年级，各个班级学生的成绩水平，以不断适应不断发展的学生培养机制的调整，更可以将传统的管理工作化繁为简，从而节省大量的人工成本，以不断满足随着社会进步而日益增长的档案管理工作量。以下做具体分析。

1.1 有效保护档案原件

我国各学校传统的档案管理方法多采用纸类材料来对档案进行长期的保存，但是由于纸本身较为脆弱，在经历反复地翻阅存取之后容易造成破损，从而对档案信息进行破坏。在利用电子信息技术从而推进档案数字管理化之后，可以大大延长档案的寿命以及保存的时间，以保证无论经历怎样的翻阅，存取也可保证档案的完整和信息的清晰有效，从根本上解决了档案因纸质脆化变质从而难以保护的问题。

1.2 提高档案查阅的效率

传统的档案大大多由纸质材料制成，因此，传统的档案查阅工作不仅需要依靠人工检索查阅速度较为缓慢，同时在查阅的过程中应注意不损伤档案而破坏其纸上的信息，以至于在具体的查阅过程中，不仅需要的时间较长，同时在档案的翻阅上也要更为小心，这样不仅需要耗费大量的人工成本，在档案的保存管理工作上也要耗费大量的人力物力，具体的查阅效率也并不高，因此对于学校档案管理工作的长期运营十分不利。而数字化档案可以建立成套的副本以在各个档案室长期保存，同时辅以网络手段可以高速有效地查阅档案，也可以做到档案的及时更新，以适应学生信息的不断更新和发展。这样做不仅延长了档案的使用寿命，也提高了档案的使用效率和使用范围。

2 学校档案数字化管理所遇到的问题

尽管学校档案数字化建设工作的实施对于学校的档案馆管理工作具有极大的帮助，但由于我国档案数字化管理工作起步较晚，缺乏相应的经验，加之传统档案管理工作观念的制约，都对我国档案数字化建设的推进产生了极为不利的影响，以下具体分析在数字化建设过程中出现的问题，以寻求解决的对策。

2.1 学校档案数字化建设成本较高

学校档案数字化建设是建立在信息技术和网络技术之的基础上的，因此将大量的档案数字化，并建立一个专门系统用于保存是一个相当庞大的工程。学校需要在这一过程中投大量的资金用于档案的管理以及日常运营维护，同时也需采购大量的设备从而进行日常的档案的录入和保存工作。学校由于学生众多，信息量相应的也十分庞大，对于具体设备的硬件条件具有一定的要求，从而满足学校档案数字化建设所需要的强大支撑能力和拓展能力。

2.2 学校重视程度不足

由于我国学校档案数字化建设起步较晚，加之传统当管理观念的制约，在一些学校并不能接受档案进行数字化管理的管理方式，因此给予的重视程度不足。这对于档案数字化管理工作的推进以及数字化到档案日常维护都产生了极为不利的影响。加之一些学校对于学生的档案信息本身就存在不准确的认识，因此对于学生档案的管理也就缺乏应有的重视，以至于学校档案数字化建设工作也进展缓慢。

3 学校当然数字化建设的策略

3.1 加强点子文件的收集和积累工作

学校档案管理数字化建设的核心在于收纳大量的电子文件以及学生的电子信息，因此，将原有的文件进行电子化输入就是学校面临的一个相当庞大的工程。因此，应当在学校档案数字化建设工作的前期准备过程中，做好电子文件的收纳以及学生电子信息档案的录入工作，以保证学校电子信息室藏的数字档案的有效性和准确性，可在具体的工作过程中将文件进行拷贝，通过电子文件和纸质文件双轨移交，既推动了档案管理的电子化进程，又提升了工作的效率。

3.2 学校应给予应有的重视程度

学生的档案管理以及学校各类信息的收纳对于学校的日常运营以及长远发展而言具有相当重要的作用，因此，学校应对学校档案数字化建设给予应有的重视程度，不能盲目听从上级领导的建设性意见，为追求学校的表面成绩而做面子工程，从而浪费大量资金。应对学校档案的数字化建设给予相应的重视程度，在建设的前期规划和日常运营以及后期维护过程中都给予相应的资金支持和人员支持，从而保证学校档案数字化建设工作的稳步推进。