基于一站式服务体系下高职院校离校管理系统建设

葛荣亮

随着信息时代的发展，无纸化办公理念逐渐得以普及，高职院校数字化校园的建设也正渐渐趋于成熟。一个高职院校正常运转的背后是庞大的数据群支持，其中包括了高职院校的学生以及老师还有其他职工，同时高职院校内部的各种渠道的不同，也会应生大量的统计类报表，从而产生繁多而又复杂的数据，因此高职院校的离校管理需要一套完整的管理体系，从而实现计算机的自动化管理。但是这一系统的确定，还需要根据学校的自身情况来定制。近年来，高职院校每年的学生人数不断增加，学生入校、日常管理、离校等相关信息量十分庞大，管理起来相对复杂并且繁琐，这对管理人员来说工作压力十分大。其中较为复杂的流程是学生的离校过程，每年的6月都有几千名学生办理离校手续，在短短的一个月甚至只有十几天的时间内，学生根据学校发放的离校通知单，需要依次到各个部门办理离校事宜，每个部门都需要对前来办理的学生进行盖章确认，只有离校通知单上所有部门都盖章确认过，该学生才算将离校手续办理成功，可以正常离校。而实际上，有很多学生的离校手续并不能一次办成，因为学生在到部门办理之前并不知道图书是否已经还清，财务是否没有欠费情况，还有很多学生所有的离校事情都已办理却还是需要到各个部门排队盖章。由此可见，传统的离校办理流程不仅给学校管理人员带来巨大的工作量，也给学生造成极大的不便。为了提高高职院校学生离校管理工作的效率，高职院校理应在原有的办公系统上进行扩展，开发一款专门用于处理学生离校工作的管理系统。

1 关于一站式服务体系四化

1.1注重功能服务化

为创新高校学生教育管理服务模式，按照江苏省教育厅《关于在全省普通高校推广建设“一站式”学生事务与发展中心的通知》精神要求，学生事务与发展中心建设要从最大程度地方便学生角度出发，以“便捷、专业、高效、共享”为服务宗旨，建立健全高校“以生为本、文化育人”学生工作平台，为师生提供多渠道、无差别、全方位和全过程的便捷服务 ，努力实现“服务育人”。高校一站式服务不仅仅是服务方式和服务地点的改变，更是服务意识的提升和服务观念的创新。

1.2 注重信息智能化

一站式服务更注重信息智能化，以服务驱动打破部门管理界限，建立快捷、顺畅的业务流程，在统一平台，服务有序规范接人，随着现代高校教育行业的发展和互联网服务类应用的普及，学生一体化管理与服务系统整合与集中了单点、零散的、以学生为主体的管理与服务业务，形成面向学生具有生命周期的、统一的、一站式服务体系，并最终实现学生工作的“精细化管理”与“人性化服务” ，实现让师生“少跑路、少进门、少找人、少看脸”。

1.3 工作流程可视化

在一站式服务平台上 ，用户可以直观查看流程的节点、工作流和服务执行进程，服务部门在流程规定的时间内完成审核，服务可视化、过程可监控、结果可期待。平台的自助功能，增强了其交互性 ，进一步加强了部门与用户之间的沟通，提高了用户的主体性和参与意识，更好地满足了用户的需求。

1.4 系统服务便捷化

构建统一的服务支撑平台，系统设计既要采用超前思维，用到先进的技术和方法，在一定的时期内保持系统的先进性，减少了管理组织层级，各业务部门直接面对师生用户开展工作，加快信息传递过程，避免信息失真，达到最大的平均无故障时间，使行政服务突破了时间、空间的限制，免除师生往返奔波，让师生随时随地享受服务。移动特性又进一步增加了一站式服务的灵活性，多样化的接入模式和接入终端的支持，克服了传统桌面系统的不足 ，随时随地享受一站式服务所带来的便捷 、高效

2 高职院校离校管理系统构建

2.1建设目标

由于学生离校的时候信息难以统计，给各部门和学生带来很大不便，因此需要建立一个与学工处、财务处、保卫处、图书馆、团委、党委组织部、信息化建设与管理处、教务处等多个部门系统联动的毕业生离校系统。实现学生离校过程的自动化、信息化，优化管理工作流程，提高管理与服务工作效率，为学生离校提供便利的服务;保证离校数据的准确性、一致性和有效流转，并可为校友网站提供权威数据源。

（1）离校信息即时提醒，为离校学生提供离校通知、公告、安排等信息服务;

（2）支持数据接口整合，学生离校涉及到其他系统的数据能够快捷地推送到本系统，可展示其他系统推送的学生离校详情。

（3）支持离校模板的自定义，不同类型的学生可设置不同的离校模板。

（4）提供灵活多样的离校信息统计，统计的信息可以按照学院、专业、班级统计学生离校手续的办理情况，给决策者提供必要的数据支撑。

（5）支持学生自助离校，图形化的离校办理过程，学生可查看所有离校手续的个人办理情况，针对有问题的办理环节可针对性地处理，不必逐个部门去办理。

离校管理系统旨在让学生跑路办理业务变成信息在校园网上的流动，学生尽量少跑路和不跑路就可以办理离校手续，同时方便领导快捷的查看和跟踪学生离校过程，实现数字化离校。

2.2建设内容

实现学生离校的数字化流程处理一站式服务，具体功能要求如下：

2.2.1基础数据维护

对离校系统中所有需要用到的数据进行維护和查看。

（1）学生基础信息管理：对学院、专业、班级、图书、缴费、贷款等信息管理与维护，支持学生信息的批量导入导出等。

（2）权限管理：通过对角色进行功能授权，实现对指定类型用户权限的集中管理。可新增、修改和删除角色信息，

（3）年度管理：对离校年度进行维护，可新增离校年度，并设定是否启用。

2.2 .2离校流程管理

系统管理员对离校前准备、离校所需要办理的业务和离校单进行自定义，定义好离校流程之后，启动生成离校单，方便学生快速办理离校手续，节约资源，提高工作效率。

（1）离校信息发布：发布有关离校的公告及各类通知，包括离校通知、离校办理流程、毕业生注意事项等。

（2）离校流程配置：配置离校需要办理的环节、开放时间、节点、优先级设置等。

（3）离校单：结合学生具体情况实时生成离校单，包括离校单页面设置，预览及导出，条形码设置等。

2.2.3 离校现场办理

办理人员通过扫描二代身份证、一卡通、个人条码或者学号查询快速识别学生身份，一目了然地看到毕业生的个人信息及各类项目的办理情况。根据授权情况，对学生离校环节进行审核，出具审核意见。

（1）事务办理：系统为学工管理老师提供离校环节学生财务结清、图书归还、贷款还款、宿舍退宿、户口迁移、组织关系转移的快速办理。支持批量办理。

（2）离校审核：学工管理老师按照学生在某个离校点的手续办理情况对学生的离校手续办理情况进行标记，系统按照学生离校手续的完成情况更新学生的离校手续办理状态，支持对学生离校手续办理状态的恢复操作。系统支持离校批量审核操作。

（3）证书发放：要求该功能与教务系统对接，师生可以查看到学生证书是否发放、发放类别等具体情况。

2.2.4统计分析

系统应提供完善的数据查询与统计分析功能，形成直观统计汇总图表，供各级管理人员实时的了解学生的离校情况，便于进行事中控制，协调资源分配。提供的分析内容应包括对离校进度的统计、对离校率的统计、对欠费情况的统计和查询、对每个离校项目的情況进行统计等。

3 关于一站式服务对育人的启示

从教育管理到指导服务是高校人才培养的一个巨变，高校一站式服务不单纯是技术层面的改变，更应该是高校在教育管理理念上的一个改变和突破，学生一体化管理与服务系统建设旨在为学校建立起一个架构先进、简单实用、安全稳定、维护便捷的基于智慧校园的学生综合管理平台，梳理并优化学生管理工作流程，为相关职能部门和个人提供实时数据的查询与分析功能，实现学生系统与学校其它系统的联动，提高学生管理工作的效率和管理水平。

3.1从行政化向服务化转变

教育与管理一直是传统意义上的高校学生事务的工作重心，学生工作者一般也较少去体验学生的学习与生活，服务的需求也偏少，而学生一站式服务的模式也真正从学生的角度出发，以服务为宗旨，充分认识到学生是主体，发挥学生自我成长，自我管理，自我服务的重要性。传统服务以管理为主，各自为政，服务在管理中体现，用户体验性差、服务效率低、行政化现象突出。一站式服务以平台化的建设思路，面向广大师生在校“生命全周期”的服务，进行服务化的改造，注重用户体验，实现垂直应用到综合服务的转型。用户不再需要往返多个部门，无需关心流程涉及哪个业务部门、哪个经办人员，只需登录一站式服务平台，即可自助完成所需的服务。

3.2 从流程化向价值化转变

在设计一站式服务时，学校作为服务与价值的供给方不应该是唯一的视角，因此，一站式服务模式不仅涉及流程再造，还涉及流程再造的不同维度。校方在供给服务时的常规思维是我能够提供什么，缺少换位思考即学生对服务和在校体验的需要是什么的思考。所以，在以校方的视角进行流程再造时，需同时以学生的视角对与学生相关的价值环节进行平行分析，较好的做法是由学生群体设计一个在校体验的价值链，并将基于学生需求的价值链与学校服务供给的价值链进行工作模块整合。学生事务一站式服务不是与学生相关事务的简单加总与归并，价值链整合的意义在于根据学校发展、培养目标、学生群体变化等不断发现价值并再造价值链。由价值链整合催生的学生认同事务流程再造对大学带来的优势不仅体现在学生服务政策和工作理念的人性化上，还表现在学生事务工作人员的可持续专业化发展上，最重要的是为学生工作取得了很好的和，塑造了最新的学校学生关系体系，间接地提升了学校的社会声誉。

3.3.从数据化向诉求化转变

大数据分析则符合新公共服务的需求。大数据分析通过对碎片化信息的捕获和处理获得共性的偏好和习惯数据，通过对数据的加工实现数据增值，进而服务于决策。学生工作同样蕴藏着大数据，学生从招生入学到毕业离校的在校印迹包含着学生学习、生活中与学校众多事务、行政部门工作交集的数据。对这些数据进行分析，不仅可以获得高校学生事务相关工作的整体需求与发展趋势，更能前瞻性地预见未来工作的增长点，适应环境的变化，提前布局谋划，满足的学生多元化需求，从而改善学校的公共服务能力。大数据作用的发挥依赖于青年一代行为方式的网络化。对高校而言，学校的事务和行政性岗位将根据流程再造和大数据的价值发现重新设置，岗位结构和分布将更为科学;同时，根据对事务性工作流的分析可以更为合理的安排一站式服务的工作时间，提升工作的针对性，进而为学校赢得积极的外部评价。对学生而言，细致贴心的一站式服务将使学生获得更为人性化的体验和难忘的校园记忆。同时，学生也会在学校事务性工作环节中获得潜移默化的责任与职业教育，并学会对其他个体的尊重，养成对公共服务不断优化的认知。

3.4从模式化向统筹化转变

学生信息源多且种类丰富，采集方式多种多样，表格与信息的录入也千差万别，由于每个部门的功能权限范围不同，部门间信息采集相对独立，因此各个系统采用的信息格式各不相同，造成了学生数据孤岛问题，而业务分散，涉及跨部门业务协同困难，学校按照不同属性业务，将其学生管理工作分散到各个管理部门，学生处主要管理学生的迎新、奖学金、助学金、勤工助学、贷款、补助等，团委主要管理学生的各类活动。而具体到某些流程时，又会涉及到其他部门。学生毕业离校时，需要到财务处、图书馆等多个部门进行离校手续办理，而一站式服务模式整合资源，将部门工作合并，促进部门之间的整合，加强队伍合作，提升工作效率。

高校一站式服务要确立“以人为本服务引领”的工作理念，尊重学生的主体地位，利用现代信息技术手段，推进“管理育人”到“服务育人”的转变。一站式服务不是信息化的终点，而仅仅是一个新的信息化时代的开始。只有以服务为核心，尊重学生体验，提供个性服务，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升核心竞争力，促进全员参与信息化，才能不断推进高校信息化事业的持续、健康、快速发展。

（作者单位：湖北工业大学）