探析财务会计档案管理问题及应对措施

2018-05-14石金霞

知识文库 2018年22期

石金霞

财务会计的档案管理在企业进行管理的过程中对企业的财政支出和运作有着十分重要的影响。随着社会经济的不断发展，财务部门应当顺应社会发展形势，提出新的管理制度。本文主要论述现今财务会计档案管理过程中发现的问题，并针对这些问题提出解决措施，以期能为财务部门进行会计档案管理提供参考。

会计档案在企业的各种档案中占据着重要地位。它是一个企业的财会部门或者会计人员在企业的经济活动中形成，并经过整理后按照规律保存的一系列会计核算材料。对会计档案进行科学管理是会计工作的重要部分，如何提高会计档案管理水平，解决在管理过程中产生的种种问题，充分发挥其作用，是财会部门或会计人员需要思考的重要问题。

1 财务会计档案管理过程中产生的问题

1.1管理制度不健全

一般来说，针对财务会计档案的管理需要有完善的管理制度，但是由于企业领导只重视资金管理，不重视财务会计档案管理，企业内部在针对会计档案的立卷、归档、保管、借阅、销毁等一系列行为没有制定相应的规章制度导致会计档案的管理环节不够完整，管理工作无章可循。

1.2档案装订不规范

由于某些财会部门的会计档案管理人员工作不仔细，在进行会计档案的装订工作时不够认真，导致发生了一系列如装订线掩压文字、原始票据粘贴不牢固、凭证装订不结实等一系列问题，导致在查阅会计档案时无法看到会计档案内部的全部内容，或者在拿起凭证使原始票据散失、缺损，影响对会计档案的查阅工作。

1.3保存地点不妥当

由于對会计档案的不重视，有些企业将会计档案保存在一个较差的环境中，如随意装在纸箱中，放置在阴暗潮湿的地下室或者仓库中，或者随便放在麻袋里，放置在办公室的角落。这种存储方式导致在查找会计档案时需要花费大量时间寻找，且环境阴暗潮湿，导致会计档案发霉受潮，或被鼠虫蛀咬，导致档案不完整，影响会计档案的查阅管理。

2 财务会计档案管理过程中产生的问题的解决措施

2.1健全管理制度

健全的管理制度是完善财务会计档案管理的先决条件。在现今企业多元化发展的背景下，企业财务部门和会计档案管理人员应当重视这项工作，根据国家颁布的《会计档案管理办法》，结合自身实际情况，建立一套健全完善的会计档案管理制度，以促进企业财会档案管理的有序和规范。

针对企业的会计档案借阅问题，企业应当制定完善的借阅制度，放置会计档案丢失。财务部门内部的会计人员借阅档案时可以直接向档案管理人员申请借阅，而除财务部门内部会计人员以外的其它人员申请借阅档案时，应当由会计部门的负责人进行审批，其中电子会计档案不允许除本企业内部员工以外的其它人员借阅。在借阅人归还档案时，档案管理人员要对档案的情况进行详细仔细的检查，确认档案没有涂抹损坏的情况后，再进行归档，保证会计档案的完整性和安全性。

在会计档案保存一年期满后，企业财务部门应及时将其移交到企业档案管理部门，按照规定做好准备工作，并在双方对档案检查清点无误后，将财务会计档案完整的移交。

2.2做好档案装订

档案装订时档案工作的起点，企业每年形成的会计档案都要由财务部门按照要求归档装订，保证档案内无金属物，装订线没有掩盖文字，原始凭证粘贴牢固。并在此基础上，将档案装订成册，保证装订的结实美观，最后按照规律收藏存储。

2.3提高保存环境

《会计档案管理办法》中有明确规定，当年的会计档案可在当年年度结束后由该企业财务部门保管一年。在这一年内，为了防止会计档案受潮、丢失、受损，财务部门应当将其放在档案柜中，放置在一个通风干燥的环境，并定期清理，定期检查，保证档案的安全和完整。

2.4提高工作人员水平

在很多企业，尤其是私企中，财务会计档案管理人员大多身兼数职，不是专业的档案管理人员，并且有很多并没有接受过专业的档案管理方面的培训。这使得他们在进行档案管理相关工作时，不了解相关的法律政策，工作没有章法，工作效率低下，严重影响当企业财务会计档案管理的成效。因此，对企业财务会计档案管理人员进行专业的培训，提高其专业素养和专业水平是企业为了加强财务会计档案管理工作必不可少的一步。

在对财务会计档案管理人员进行培训时，首先要对财务会计档案管理的标准和含义进行讲解，使档案管理人员对企业财务会计档案的重要性有充分了了解。然后对会计档案管理的相关规定和整理进行进一步介绍，使档案管理人员规范工作方法。通过对会计档案管理人员进行培训，使会计档案管理人员从理论上把握会计档案的各项理论，实际操作上了解财务会计档案管理工作的各项工作如档案的整理归档、会计档案装具的使用等进行了解，提高财务会计档案管理工作人员对其工作的认识，提高其工作水平。