浅析新形势下档案管理工作的规范化

鹿吉全

摘 要：基于当前的形势变化，对我国企事业单位内部管理相应的提出了更高的要求，因此必须进行相应的改变以与新形势相适应，对于日常的档案管理工作来说，传统的档案管理模式已经完全不符合新形势新要求，所以必须采取措施，以确保其实现规范化管理。笔者在本文中通过对当前档案管理的现状及其中所存在问题的分析，提出了档案规范化管理的举措，希望能为新形势下的档案管理工作提供借鉴。

关键词：新形势；档案管理；规范化

一、绪论

毫无疑问，对于一个有着悠久历史的企事业单位来讲，其在几十年的发展历程中所产生的需要存档的档案资料不在少数，有的甚至可以说是天量，那么对这些有价值的、天量的档案信息如何进行有效管理就成为迫切需要解决的问题，尤其是在新形势下，此问题带来的负面影响愈加严重。因此，在当前形势下，规范档案管理具有相当重大的现实意义。

二、新形势下档案管理中所存在的问题

档案在我国各行各业的发展过程中，呈现的重要性越来越明显，并且对档案管理的要求越来越高。从当前我国的档案管理工作的情况来看，还有许多不尽如人意之处，主要体现在以下几个方面：

（1）档案缺失、不完整是当前档案管理中所存在的最显著问题，而且不是个别现象，可以说是在绝大多数企业中都存在的普遍现象。究其原因，主要是由于相关人员不重视，工作态度不积极、档案信息整理不及时所导致的，那么由于档案本身的繁杂琐碎，有些又时隔已久，相关人员畏难心理严重，使得无数次的档案整理无功而返，最终导致了档案不够完整、破损严重的现状。

（2）档案管理制度不够健全。从当前有关档案管理制度的制定情况来看，并不乐观，有的单位制定了有关档案管理方面的制度，但并不是独立的，也不够全面，而是以办公室管理制度的组成部分而存在的；还有的单位有档案管理制度，也是独立的，规定得也相当细致，但已经严重滞后于当前形势；还有的单位根本没有制定相关方面的制度，或者没有专门的档案管理人员，那么该单位的档案管理情况可想而知。

（3）档案管理人员的专业素质普遍缺乏。人们基于对传统档案管理工作的认知，认为该工作简单易做，只是对一些档案信息进行简单的整理、汇总及存档即可，并不需要经过相关的专业教育或培训，在一些单位中通常是由老弱病残的职工来负责。可以说，这种错误的认识也在一定程度上影响了管理层对档案管理工作的人事安排，制约了档案工作的有序开展，使得此项工作的从业人员素质堪忧，档案管理方面专业素质更是无从谈起。因此，笔者认为，应该加大对檔案管理从业人员的再教育再培训力度，不断提升其专业素质，学习先进的档案管理经验，从而推动档案管理工作的规范化进程。

三、确保档案管理工作实现规范化的举措

档案管理实现规范化，能够为各行业的发展提供完整、连贯、准确的数据资料参考，并且能够推动各行业各方面工作管理更加高效。结合当前我国档案管理的实际情况，提高档案管理工作实现规范化的途径主要从以下几方面入手：

（一）健全和完善档案管理制度

众所周知，健全而完善的规章制度是确保一切工作得以顺利规范进行的保证和基础，对于档案管理工作也不例外，它的作用在于对相关工作进行约束和管理，确保该工作能够规范进行，是对相关人员责任的明确，从而有效促进相关工作的管理水平并激发相关人员的工作热情。因此，健全和完善档案管理制度对于新形势下规范档案管理工作来说至关重要，既是实现档案规范化管理的前提和保证，也为责任追究提供了制度上的依据。

（二）重视培养和提高档案管理人员的专业水平

为了确保新形势下档案管理工作实现规范化，其从业人员必须具备相应的专业素质，切实担负起管理职责，那么就要求相关人员的能力水平与岗位要求高度匹配，才能确保工作任务圆满完成。笔者认为，提高相关人员的专业素养和水平需要从以下几个方面入手，一是改变对传统档案管理相关工作方面的认识，重视相关人员聘用资质的考察和把关，以保证所招聘人员的素质能够满足当前档案管理工作的需要；相关素质主要包括其对当前档案管理工作重要性的认知程度，是否充分了解并切实把握当前先进的档案管理模式，是否具备相关工作经验，是否经历过相关培训等等。二是重视对相关从业人员的再教育再培训，因为随着科技的进步，档案管理工作的模式和方法都已经发生了很大改变，只有重视从业人员的教育培训，才能确保其及时了解和掌握先进的档案管理技术和管理方法，做到与时俱进，不断提高档案管理工作水平，确保档案管理工作的规范化。

（三）重视高科技手段的引入

随着计算机、互联网技术的应用和普及，世界已经发生了翻天覆地的改变。那么针对当前新形势下对档案管理工作规范化所提出的要求，若一味按照传统的档案管理方法是很难实现的。若能够将计算机等高科技手段融入到档案管理工作当中，先做好之前纸质档案的整理及电脑录入工作，对今后所产生的档案一律实行无纸化管理，则会大大降低相关人员的工作强度，收到事半功倍的效果。

四、结语

综上可知，对档案信息实现规范化管理并非易事，首先要健全和完善相关管理制度及切实提升从业人员的专业素质和管理水平，同时引入计算机等现代科技手段，才能确保档案信息管理工作规范化进行。

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