图书盘点的必要性及方法探究

王海伦 王菊花 詹霞

摘要：图书盘点是图书馆馆藏文献管理的一项常规性的基本且又重要的基础工作。通过图书盘点来发现馆藏中数据异常的一种重要手段，准确掌握图书馆馆藏文献资源的建设情况，以此来维护书目数据，准确提升图书馆的业务水平和服务质量，进一步发挥图书馆在教学和科研中的作用。本文试图寻找一种更加快捷有效的方法，为图书盘点提供便利与可行。

关键词：图书盘点;必要性;方法

中图分类号：G251

南昌职业学院图书馆前身是原江西大宇学院图书馆，始创于1993年。一直以来都是以学院所设专业为馆藏特色，主要为本院师生的教学及其科研工作服务，综合性比较强、现代化水平比较高的新型图书馆。

为了迎接高等教育学校专升本教学评估工作的需要，本着立德树人的思想，学院图书馆全体同仁都具有强烈的使命感和责任感，全力以赴投入到“专升本”工作中去。图书馆经过多年的积累到底有多少家底？数量和质量怎么样？这是图书馆必须搞清楚的一件事。因此，图书馆应在提高馆藏质量形成特色的同时盘点图书，摸清家底，也是为了进一步了解图书馆的现有馆藏纸质图书的数量和质量，更好地发挥图书馆在教学和科研中的作用。这是一项需要投入比较多的人力、物力、财力才能完成的基础工作。所以，必须事先周密计划安排与设计，借助工具采集器进行数据处理才能高效率、高质量完成。

图书馆虽然实行了电脑自动化管理，但是同样难免出现图书遗失以及数据处理误操作等方面的原因，都有可能会出现诸如图书帐册、实物、馆藏的数据库等方面不相符的现象，因此有必要对图书进行盘点，通过对图书的盘点有助于搞清楚图书馆文献资源到底有多少“家底”，同样有助于图书馆文献资源的管理工作，使文献资源的流通渠道更加顺畅，让读者借阅更加方便快捷、从而也提高了文献的流通率及准确率。

1 图书采集

1.1 馆藏图书信息采集

图书馆的盘点实际上是对馆藏图书的数量进行清点，清查。通过先进的现代技术手段对现有馆藏数据的信息进行彻底的检查与纠错，以此来实现馆藏数据的完整性、准确性及实用性。具体来说图书馆盘点是以一项以清点、调撥、定位、剔旧等融为一体的综合性工作，是当前图书馆管理业务中的一个重要环节。

在盘点时安排工作人员在图书馆馆藏点对书架上的图书进行实物逐册核实，并形成馆藏图书所对应的条码号（或财产登录号），这项工作主要是通过利用CCD条码扫描一起来实现。但由于与电脑相连不便移动，因此，我馆采用手持终端是便携式数据采集器（Portable Data Terminal.PDT）辅助清点图书，又称手端机，盘点机，是一种条码阅读器。便携式数据采集器包括中央处理器（CPU）、只读存储器（ROM）、可读写存储器（RAM）、键盘屏幕显示器、通讯端口、条码扫描器、电池等配置。只需把扫描器带到实体的条码符号前进行扫描即可，它通常包含了自己的内部存储设备，并且可以存储一定数量的信息数据，当信息数据存储到一定量时可以把这些数据通过数据线传输到计算机进行存储，此时计算机之间的通讯并不会和扫描同时进行，相对独立。手持的终端通讯端口通常可以和电脑相连接，实现接收或者上传相关数据，通过程序由电脑编辑后下载到手持终端中，可根据用户需求来实现相应的功能。便携式数据采集器还适用于超市、全储物流、工业生产业的大量使用、也可用于接收订货、补充订货、销售、入出库、盘点和库存管理以及物流管理等方面。

便携式数据采集器具有一体性、机动性、体积小且重量轻、高性能、方便携带和移动，适合在图书馆使用。便携式采集器应用于图书清点，省时、省力、准确高效，起到常规性和基础性的实际操作使用。单册扫描条码，保障馆藏数据的准确可靠，确保实物与数据一致，实现图书盘点、定位、调拨、剔旧的管理。

图书清点是图书馆的一项常规性的基础工作，通过清点可发现和纠正多类有问题的图书，如：一本书两个条码，两本书一个条码，图书与书目提供的信息不符，条码破损或丢失，有条码无书目数据等。通过采集信息数据可适时准确地掌握当前馆藏的相关信息，对出现的问题及时采取有效的相对应的措施。但因清点工作量较大，所需人力物力较大，大多图书馆不进行清点工作。

馆藏图书条码采集工作由便携式数据库采集中“图书盘点”功能来完成。我馆选用的扫描采集器NLSPI850。一个工作人员可在书架扫描条形码上进行图书清点，图书搬运量小，不易出错。

我馆是一馆多地的模式，馆藏分布地点比较多。根据这种情况，首先，从馆藏分布情况及方便读者借阅等各个方面考虑，先从综合书库闭馆开始盘点，对于流通量大，借阅多的书库，放到最后进行盘点。再依次为工具书书库、第四流通书库、第三流通库、第二流通库。最后对第一流通库文学书库、密集书库、湾里校区、南昌第五中学藏书盘点，将全部的财产都进行图书清点。盘点时馆藏图书条形码是唯一的图书在馆内的身份证，也就是说是编目的工作人员在给定每本图书的数字代码时，所标识出来的图形标识符，换言之条形码有多少个图书就有多少册。借助条形码，以利于编目工作人员管理馆藏信息数据，同时也方便了流通部日常进行的图书的借还工作等。

1.2 集中处理

每一条条码号均与图书相对应，在盘点过程中对于没有馆藏信息数据的实物图书（有实物无数据），进行编目（杜绝死书）或作注销处理（杜绝帐外图书都存在）。通过扫描器的“图书盘点”这个功能来实现馆藏图书条码采集，这种方法优点是使用便捷、简单容易操作、清点的效率也比较高。采集器现场只能显示条码信息，而不能直观地获得相关图书的信息，很难从从众多的馆藏图书信息中区分或发现比较详细的馆藏数据，均须在后续工作中处理。

在盘点过程中的操作应注意：（1）扫描图书时，关注显示屏幕，条形码一定是7位数，发现采集器上的数字显示少于7位时，要清除，再重扫;（2）在扫描过程中，数字添加显示器上的数字为0时，而添加不是1位时，也要重新扫描;（3）扫描过程中对无条码，明显非本馆藏的图书，对条码模糊或破损，图书严重损坏等情况，暂时剔除下来，待盘点结束后再重新录入数据库查找;（4）每扫完一本书的条码号，仪器就会发出声音;（5）所有操作可一人单手完成，一只手取书翻页，一只手扫描条码，扫描完成的条码都会存储在采集器里面自动生

成的一个独立的文件当中;（6）定量定时按规定任务每人每天完成工作量1200册;（7）每天统计图书盘点数据，一是掌握工作量的进展，二是采集器电池要及时充电，保持每天正常工作。（8）清点工作完毕后及时将数据文件导出保存。将采集器里面的信息数据与图书管理系统里面所有馆藏的信息数据进行比对，分析出馆藏总量情况和各大类的馆藏情况及丢书率的情况。这种方法简便快捷，最大限度地减少了图书清点的工作程度。

使用这一方法优点是不仅操作容易、使用快捷，而且清点的效率高。这个过程中采集器显示的只是条码信息，对图书的具体信息暂时不能直接获得，当然也就不能直接从众多的馆藏图书信息中区分或发现比较详细的馆藏数据。

2 存在问题

（1）图书清点时不能及时修改有问题的图书。因为采集器清点仅仅是通过扫描来记录图书的条码，对出现有问题的图书数据不能做及时修改，需归类后分清情况再处理。

（2）清点图书完毕后进行对比较为复杂，因为多数图书管理系统只有导入清点后条码文件的功能，故通过采集器清点后，要将含有条码字段的文件加入借出馆藏数据，在与总的馆藏数条码字段进行关联比对，查出丢失的图书馆馆藏记录，然后入库做图书丢失处理，需要一定时间摸索熟悉。

3 结语

综上所述，针对图书盘点工作开展的馆藏数据维护是当前比较高效的数据维护方法，可以在某一时期、高效快速地发现异常的信息数据，经编目工作人员对信息数据的分析与判断，可以有针对性地根据所发现的问题进行批量处理，从而使图书馆的馆藏信息数据更加完整、准确，馆藏的结构更加合理、明晰。这样，一方面实现了图书馆自身的发展的需求，另一方面又保证和完善了图书馆的服务质量，学校整体办学水平也得到了提高。随着现代科学技术的飞速发展，图书管理系统的不断完善和图书采购管理过程进一步规范合理化、便携式数据采集器在图书馆的应用将更加广泛、更加深入，盘点工作将变得更加高效规范有序。

参考文献：

[1]余波，李永.现代学校图书馆数据库的建设与日常维护探讨[J].硅谷，2014，（6）.

[2]陈新洁.探析中文图书的馆藏数据中责任者项的维护[J].农业图书情报学刊，2013，（6）.

[3]王惠芳，孟小秋.高校图书馆馆藏书目数据信息的管理与维护[J].现代情报，2007，（9）.

[4]包瑞.便携式数据采集器在图书馆的应用[J].图书馆建设，2006，（2）.

作者简介：王海伦（1974），男，中级职称，研究方向：图书馆学基础理论;王菊花（1953），女，副研究馆员，研究方向：图书馆学基础理论;詹霞（1974），女，中级職称，图书馆学基础理论。