办公室文书档案收集与归档工作的相关分析

刘萍

摘 要：随着社会的不断发展，人们对办公室文书档案的重视程度也在不断加深。办公室文书档案收集与归档工作是办公室工作的重要组成部分，也是办公室工作的基础环节，影响着办公室工作的效率和质量。随着办公室工作难度的加强和文书档案数量的增加，文书档案管理人员的工作压力也在逐渐加大，如何提升办公室文书档案收集与归档工作的效率和质量是办公室文书档案管理人员首先要解决的问题。本文主要分析了办公室文书档案收集与归档工作，希望能够给办公室文书档案管理人员提供一些借鉴。

关键词：文书档案；收集；归档工作

文书档案是记载办公室重要数据、事项的文件，因此办公室文书档案收集与归档工作是非常重要的工作。办公室文书档案收集与归档工作能够让文书档案的使用价值得以体现，并且能够方便办公室工作人员的工作，还能够帮助办公室管理人员做出正确的决策。随着办公室事务的增多，文书档案的数量会有显著的增加，文书档案收集与归档工作的难度也会加大，这就给文书档案管理人员带来了更大的难题，加重了文书档案管理人员的工作负担，所以文书档案管理人员要解决文书档案收集与归档工作中的问题。

一、办公室文书档案收集与归档工作中的问题

（一）文书档案收集与归档工作观念差

工作观念影响着文书档案管理人员的具体行为，在当前的办公室文书档案收集与归档工作中，文书档案管理人员的工作观念较差，将工作简化为文书档案收置，不能高效的进行工作。文书档案收集与归档工作观念差主要由两个原因造成：第一个原因是办公室领导对文书档案收集与归档工作的重视不足，也就是说领导没有重视文书档案的作用，这在一定程度上影响了文书档案管理人员的工作，降低了文书档案收集与归档的效率。第二个原因是文书档案管理人员对文书档案收集与归档工作的重视不足，也就是说文书档案管理人员的工作态度过于懈怠，不能主动的进行文书档案收集与归档工作，影响了办公室的工作进度，加大了办公室全体工作人员的工作压力。

（二）文书档案收集与归档工作方式落后

文书档案管理人员使用的文书档案收集与归档工作方式比较落后，影响了文书档案收集与归档工作的效率。文书档案收集与归档工作方式落后主要体现在两个方面：第一个方面是文书档案收集方式的落后。文书档案管理人员在收集文书档案时采用的是传统的收集方法。即手工收集方法，這种收集方法耗费的时间较长，需要文书档案管理人员有足够的耐心，而且无法保证文书档案的真实性。第二个方面是文书档案归档方式的落后。文书档案管理人员在归档文书档案时没有合理的分类，对于一些特殊资料也没有特殊处理，遗漏了部分重要的文书档案资料。

（三）文书档案管理人员的素质不高

文书档案管理人员是文书档案收集与归档的一线工作者，直接决定着文书档案收集与归档工作的效率和质量。在实际的文书档案收集与归档工作中，部分文书档案管理人员的素质不高，无法完成文书档案工作，主要体现在两个方面：第一个方面是办公室原有文书档案管理人员的素质问题。办公室在招聘文书档案管理人员时，只看重应聘者的学历，没有重视应聘者的工作经验和管理能力，招收进办公室的文书档案管理人员只能完成一些简单的工作。第二个方面是办公室兼职文书档案管理人员的素质问题。许多办公室没有专职的文书档案管理人员，文书档案收集与归档工作多由其他人员兼职完成，但是兼职管理人员的管理能力是有限的，不能快速的整理文书档案。

二、解决办公室文书档案收集与归档工作问题的策略

（一）树立正确的文书档案收集与归档工作观念

办公室领导和文书档案管理人员要树立正确的文书档案收集与归档工作观念，以此来保证文书档案收集与归档工作的顺利进行。办公室领导要重视文书档案的作用，了解文书档案的价值，引导文书档案管理人员进行文书档案收集与归档工作，帮助文书档案管理人员树立正确的工作理念，并且要建立监督机制，监督文书档案管理人员的工作过程，提升文书档案管理人员的工作效率。除此之外，办公室领导还要做好宣传工作，让办公室全体人员了解文书档案的重要性，并让其他人员协助文书档案管理人员工作，减轻文书档案管理人员的工作压力。文书档案管理人员要端正工作态度，重视文书档案收集与归档工作，主动收集、归档文书档案，加快办公室的工作进度，减轻办公室全体工作人员的工作压力。

（二）使用新型的文书档案收集与归档方式

文书档案收集与归档方式是文书档案收集与归档工作效率的具体体现，文书档案管理人员要使用新型的文书档案收集与归档方式。文书档案管理人员要从两方面入手：第一个方面是使用新型的文书档案收集方式。文书档案管理人员可以使用分层收集法，这种方法是指文书档案的拥有者将文书档案进行简单整理后送到文书档案管理人员手中，再由文书档案管理人员进行二次整理，有效的节省了时间，并且方便了后续的分类工作。第二个方面是使用新型的文书档案归档方式。文书档案管理人员在归档时可以使用多元分类法，即多种分类方法交叉使用，既能够保证文书档案分类的正确性，又能够将特殊资料特殊处理，有效的保证了文书档案的价值。

（三）提高文书档案管理人员素质

要想提升文书档案收集与归档工作质量和效率，首先就要提高文书档案管理人员素质。办公室领导要做好两方面的工作，以此来促进文书档案管理人员的发展，增强文书档案管理人员的工作能力。首先要做好文书档案管理人员的招聘工作，要根据公司的实际情况制定招收标准，严格按照标准招收文书档案人员，通过素质考核、能力考核等考核方式来挑选出最优秀的应聘者，将其吸纳入办公室工作团队之中。对有丰富文书档案收集与管理工作经验的应聘者要优先招收。其次要做好文书档案管理人员的培训工作，要根据文书档案管理人员的工作弱项来编制培训内容，通过职业培训、技术培训等多种培训来提升文书档案管理人员的能力，进而提升文书档案收集与归档工作的质量和效率。

三、结语

办公室领导要积极宣传文书档案收集与管理工作的好处，并且做好员工的招聘和培训工作，构建一个良好的工作环境。文书档案管理人员要做好自己的本职工作，使用新型的文书档案收集与归档方式，提升文书档案收集与归档工作质量和效率。

参考文献：

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