大数据背景下高校档案管理模式的变革与优化

郭和珍

摘要：在高校管理工作体系中，档案管理占据重要地位，它既能满足教职工对档案信息资源的利用需求，又能在管理决策过程中为决策者提供参考依据。在大数据时代，面对新的时代要求，高校档案管理部门必须积极采取优化措施，努力寻求变革，让档案管理工作呈现全新的发展局面。

关键词：大数据时代；档案管理；管理模式

顺应新时代的发展趋势，对管理模式进行改革与优化，是当前高校档案管理部门工作中的重大课题。高校应充分利用计算机技术存储海量档案信息，让档案资料获得更高效的利用，并提高高校档案管理的服务质量。

一、基于大数据的高校档案管理特点

在大数据时代，高校档案管理有以下特点：第一，档案数据量剧增。高校档案管理一般会涉及教学、科研等内容，在大数据时代，这些数据不断增加，呈现惊人的增长态势。第二，数据源多元化，形成了多源异构的高校档案信息。第三，对高校档案信息资源的需求不断上升，产生需求的群体更加多样，如教职工、学校管理者和决策者、社会机构等。第四，档案数据的筛选环节越来越受到重视，其价值较以往有了很大的提升[1]。

二、大数据背景下高校档案管理面临的挑战

在大数据时代，高校档案管理面临的挑战主要有：第一，档案管理人员需更新观念，用信息化的理念武装头脑。第二，档案管理技术也迎来了新挑战，要将先进的科学技术融入档案管理技术体系，不断探索新的档案数据收集与开发模式。第三，档案管理安全面临严峻的挑战，如档案数据丢失、网络病毒威胁等。第四，档案数据资源必须为使用者提供更多的便利，使档案为企业、为社会创造更丰厚的社会效益和经济效益。第五，档案管理人员应及时充电，努力学习，拓宽视野，运用档案管理新理念、新技术来指导和改进档案工作，实现档案工作单一型管理向多样型、复合型管理转变，适应大数据时代对档案管理人员的高要求。

三、大数据背景下高校档案管理模式的变革

在大数据背景下，高校档案管理模式的变革包括以下五个方面：第一，思想观念的变革。管理人员必须树立大数据理念，注重信息技术与计算机技术的应用，在强化自身服务意识的基础上，让档案管理朝着数字化方向发展。第二，管理部门的变革。以往档案部门与高校其他部门各自为营，但是大数据时代要求各部门积极配合档案部门的工作，实现档案资源的有效共享。第三，档案管理战略的变革。高校领导者需在大数据理念下制订科学的档案管理战略，加大对档案数据的加工及利用等方面的投入。第四，档案数据采集与分析的变革。在大数据时代，档案数据的采集需引入专业软件，以提升档案数据的加工处理效果。第五，档案数据归档和保存方面的变革。档案管理人员需充分利用电子存储介質和云存储技术，强化对档案数据信息的安全管理[2]。

四、大数据背景下高校档案管理模式的优化

（一）加强档案管理信息化与标准化建设

高校档案管理人员应紧跟时代发展步伐，树立现代化管理理念，推进档案管理的信息化与标准化建设。一方面，高校应加大资金投入，及时对档案管理部门的电子设备等进行更新升级，并做好相关设备的保养与维护工作。同时，建设全面、完整的数据库，充分利用档案管理专业软件，改进档案查询与搜索引擎技术，优化档案数据存储，提高高校档案管理服务水平。另一方面，高校应建立健全档案管理标准化制度，包括档案资料的收集与接收、档案文件的归档、档案的存储、档案的查询、档案文件的传输与利用等，加强档案管理的标准化建设。

（二）增强档案管理安全保障，注重人才队伍建设

即便是在大数据时代，高校档案管理部门依然需要做好纸质档案的管理工作，确保纸质档案的安全，因此，档案管理人员需做好防火、防盗，并采取有效措施解决鼠害问题。对于电子档案，档案管理部门需采用先进的网络安全管理技术，如密钥技术、文件备份技术、病毒查杀和安全防火墙等 [3]。既要避免档案资料丢失、被盗取，又要做好档案资料的备份工作，在加强纸质档案与电子档案双重安全管理的同时，有效保障高校档案的完整性与真实性。此外，高校需加强档案管理人才队伍建设，建立健全培训机制，让档案管理人员熟练运用计算机与信息技术。也可引进人才，为档案管理人才队伍注入新活力，提高档案管理工作质量。

五、结语

综上所述，在大数据时代，高校档案管理部门要积极推进档案管理模式的变革，采取优化措施，让高校档案管理工作获得全新发展，以更高效、更优质的服务促进档案资源的有效利用。

参考文献

[1]郭丹.基于大数据环境下高校档案管理模式的优化研究[J].电脑知识与技术，2017（36）：210-211.

[2]毕鹏瑶.基于大数据基础上的高校档案管理服务模式再造[J].科技创新导报，2017（25）：259-260.

[3]罗娜.现代化视角下高校档案管理出现的问题及改革策略[J].农村经济与科技，2016（8）：249，251.