论高校行政管理与服务的信息化建设

张虎 李景妍

摘 要：随着信息技术和大数据不断发展成熟，高校行政管理与服务工作中对信息化的需求也日益迫切。高校的行政管理与服务部门要主动推进信息化建设，主动适应新时代要求，将信息化建设作为学校一项长期性、基础性的工作来抓，提升高校的行政管理与服务系统信息化水平和工作效率。对此，高校应当结合自身行政管理服务工作特点，突破信息化建设中存在的问题，探索自身管理与服务信息化建设的有效路径。

关键词：高等学校;行政管理与服务;信息化建设;实现路径

在高校的组织结构中，行政部门承担着非常重要的管理与服务职能，是学校教学与科研工作的重要保障，也与人才培养息息相关。随着我国建设世界一流大学和一流学科战略部署的提出，互联网科学、计算机科学、信息技术、大数据技术的发展，已是高校行政管理机制体制改革的现实需求，高校信息化建设也迫在眉睫，高校的行政部门也需要对传统的管理服务模式进行变革与创新，积极引进信息化的理念、技术和方法，更多采用信息化管理方式，提升行政管理与服务信息化水平和工作效率，创建绿色、高效、智慧的管理服务理念，进而开创高校行政管理服务工作的新局面。

一、高校行政管理与服务信息化建设进程中面临的问题

1.高校行政管理与服务信息化建设存在滞后性

在高校的各项工作中，科学研究和人才培养是重中之重，而行政管理工作则是处于相对从属地位，主要强调其管理职能和服务功能，这就使得部分高校的行政管理与服务信息化建设滞后，未能及时建立系统、高效的行政管理信息系统。由于资源和条件的限制，部分高校在信息化软件和硬件建设上的投入也缺乏持续性、稳定性，行政管理人员工作方式和工作手段相对单一，对新技术、新方法的应用能力相对较弱，不利于学校行政管理信息化目标的实现。例如，在高校的人事、教学、科研、学生档案管理工作中，部分行政管理人员仍旧习惯于纸质档案的管理方式和管理思路，对于电子档案的管理模式还没有全面展开，这既占用了大量的纸张资源，也制约了档案管理的信息化进程，影响了行政管理的效率。

2.高校行政管理人员的力量相对薄弱

随着近年来高校的快速发展，其人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新、国际合作交流五项职能日益显现，高校行政管理人员的工作内容和工作压力都在不断增多，尤其是随着在校生人数的增多和教学管理任务的日趋多元化，高校行政事务也在持续增长，需要有更多年轻化、专业性强的行政管理人员补充到原有队伍当中。但是，高校行政人员的编制配备还存在不足量、不及时的问题，岗位专业能力培训措施不充分，存在对信息化建设内涵认识不到位的情况，只是将计算机、网络等信息化设施理解为一种应用工具，没有从系统角度思考信息化给高校整体运行、战略规划提供数据基础、决策依据、智慧管理。

3.存在一定的信息化资源浪费行为

在高校行政管理的信息化活动中，对计算机、互联网、信息系统等资源的需求量比较大，但是由于没有掌握相应的信息化管理技术，或者没有树立信息化建设的整体意识，所以在信息化管理系统的建设上存在各部门系统单独建设的情况，导致后期行政管理系统在部门之间不兼容，信息传递和共享效率比较低，这不仅降低了行政管理与服务信息系统效率，也是行政管理信息化资源的一种重复建设。

二、高校行政管理服务信息化建设的关键要素

1.人员专业化因素

高校行政管理的信息化，人员专业化是最关键的因素。高校的行政管理人员，不仅需要具备信息化意识，还需要具备对信息技术的应用能力，在思想上提高对行政管理信息化的重视程度，提高自身在信息化管理中的责任意识、主动意识。对此，高校的领导需要首先提高对信息化管理的重视程度，安排专门的部门和个人对信息化校园的建设负责，将相关的信息化管理措施在行政管理部门进行宣传、教育和推广，提高每个行政管理人员的信息化意识和能力，这样才能更好保障学校信息化管理战略的有效贯彻、落实和执行。

2.管理制度因素

高校行政管理的信息化，仅仅依靠高素质的行政管理人员还是不够的，学校还需要建立和完善相应的信息化管理机制，重视信息化管理的制度建设，能够对行政人员的信息化行为进行规范和引导，督促行政人员养成良好的信息化工作思维，确保信息技术在行政管理应用中的规范化、标准化。同时，为了提高行政管理部门内容信息资源的传递效率和共享程度，以及出于信息的安全性考虑，行政部门的信息化管理制度要有“顶层设计”，对各类信息化业务的制度建设进行分类整理，建立精细化的管理制度，为行政管理的信息化建设提供更多的参考依据。

3.信息技术因素

信息技术的发展可以说日新月异，高校除了要提高行政人员的信息化意识，完善行政部门的信息化管理制度外，还应当加强最先进的信息化技术的推广和应用。尤其是对于学校行政部门的软硬件基础设施，学校一方面要对相关技术设备进行性定时维护和保养，另一方面要做好硬件的更新换代和软件的及时升级，增强信息化管理系统的先进性，确保学校信息化管理系统安全、高效运行。

三、高校行政管理与服务信息化的实现路径

1.树立先进的信息化管理理念

随着信息技术的发展和普及，信息技术在高校行政办公领域的应用在不断延伸和拓展，行政管理的信息化已经成为必然趋势和必然选择，所以高校只有树立先进的信息化管理理念，在行政管理领域重视信息化管理技术的应用，才能不断提高行政管理效率。对此，高校要加强对于行政管理信息化建設的系统规划，要从思想和行动上重视信息化建设，保证各项建设投入的持续性、稳定性，积极适应信息化背景下高校行政管理工作变革的需要。

2.加强行政管理的信息化系统建设

高校行政管理的信息化建设需要对信息化管理系统进行不断升级和完善，注重信息化系统的可持续建设，以保障行政管理系统信息化工作的高质量、高效率。首先，要对行政管理部门的硬件设施进行升级和完善，尤其是计算机硬件设备、校园网络条件等，学校只有对其进行有效建设和维护，才能为信息化管理提供有效的物质保障。其次，在软件系统方面，高校行政管理部门要对系统进行整体设计和战略布局，要瞄准学校办学定位、发展方向，规划、设计、开发整体性、兼容性信息管理系统，打通“卡脖子”环节，将教师、学生、教学、科研、学科、资产、后勤等信息系统打通，实现系统共建、信息共享，增加数据分析功能，让信息技术可以多方位促进学校的行政管理工作，密切学校管理者与在校师生之间的联系，提升行政管理部门的服务效率和管理质量。

3.提升行政管理人员的信息技术能力

高校行政管理的信息化，需要相关人员具备较高的信息化能力，能够对一些信息技术进行有效的掌握和灵活的运用，这无疑是决定高校行政部门信息化管理水平的关键。对此，高校必须重视对行政管理人员信息化能力的培养，定期组织相关人员开展信息技术的培训和学习，对自身的信息科学知识结构进行补充、更新和完善，提高对信息技术的应用能力。同时，高校可以通过招聘或选拔的形式，将一些专业型人员充实到行政管理队伍中来，这样便于行政管理信息系统的设计、开发、应用和维护，促进行政管理队伍信息化能力在整体上的提升。再者，高校需要建立规范的信息化管理制度，对行政管理部门的信息化工作标准进行界定，明确划分各个部门人员的工作职责、工作权限、工作范围，如行政部门的信息资源共享制度、信息安全管理制度等，都需要有具体的规定，以保障行政管理部门信息化管理的规范性、安全性。

4.重视行政管理信息化的考核与激励

高校行政管理的信息化，仅仅依靠持续性的建设还是不够的，学校还需要在行政部门内部建立和完善相应的绩效考核与激励，对行政人员的日常行为和信息化管理工作进行规范和引导，督促行政人员积极参与到信息化建设和管理应用活动中来，将学校的信息化资源进行充分运用。高校行政管理部门要在内部建立考核目标，并将信息化应用目标细分到下级部门和个人，并制定与之相对应的激励策略和考核机制，定期对行政部門以及人员的信息化管理行为进行考核评价，引导行政管理人员积极参与到信息化高校的创建活动中来，在高校形成重视信息化建设、参与信息化建设、提升信息化水平的机制。

总之，在信息时代背景下，加强高校行政管理与服务的信息化建设是必然选择，所以高校在变革行政管理的传统模式时，一定要强化信息化思维的工作渗透，提高行政管理人员的综合业务能力和信息化能力，确保行政管理部门信息化建设的整体性、系统性和持续性，进而有效提高行政部门的管理质量和管理效率。

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