新时代背景下高校干部档案管理研究

孙红

[摘 要] 近年来，随着市场经济和数字化技术的迅猛发展，科技的进步无疑为我们提供了更好的档案管理平台，而传统的高校干部档案管理方式多以人工为主，通过档案查阅、人工录入等，不仅耗时耗力，而且错误率极高，并且过多的运用到了纸张表格，不利于无纸化办公的推行。因此，从新时代背景下高校干部档案管理的发展趋势入手，对其提高高校干部档案管理水平的措施进行系统的论述，从而更好地促进我国高校干部档案管理水平的提高。

[关 键 词] 新时代；高校干部档案管理；措施

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）08-0193-01

档案管理作为高校管理工作中的重要组成部分，在日常的学习生活中发挥着重要的作用。而从我国目前的发展状况来看，当前我国科学技术不断进步与发展，为高校的档案管理工作提供了更加方便、快捷的方式。与此同时，新技术的进步与发展也对高校档案管理工作提出了更高的要求。因此从这个角度来看，当前我国高校在对其档案管理工作进行开展的过程中，要积极结合自身的发展实际，采取相应的措施，从而更好地促进我国高校档案管理水平的不断提高。

一、新时代背景下高校干部档案管理的发展趋势

在先进科学技术的支撑下，我国高校在具体进行高校干部档案管理工作开展的过程中，其逐渐朝着信息化、智能化的方向发展。具体来讲，其档案信息的管理更加精细化、科学化。在档案信息查询、分类等方面都具有一定的系统性。因此，从某种意义上来讲，在社会主义现代化建设的新时期下，我国高校干部档案管理工作的开展是充分建立在一定的科学技术之下的，信息化程度较高。

二、高校干部档案管理中存在的问题

（一）高校干部档案管理体系不健全

在高校干部档案管理的档案管理工作体系中，档案是由各部门自行初步整理后再移交档案室的，卷宗是以某一个项目为单位的档案室要做的工作是根據各部门的职能将档案排序，再按要求存放，汇总了一个项目的全部资料文件。在项目完成后制成卷宗，然后放到档案架上保存。档案室的另一项工作就是录入案卷，还有就是为职工查阅档案时提供服务以及一些日常维护工作。但是，其体系不健全，大大影响了其档案信息录入的精准化。

（二）高校干部档案管理方式有待提高

档案管理的出发点和目的地是人，所以其管理也要遵循以人为本的理念。高校干部档案主要是收集和整理高校干部资料、个人情况、发展情况等，对于保密性和安全性有着极高的要求。传统高校干部档案管理系统是通过手工填表丰富信息，提交纸质资料，集中留存在档案室，不仅在档案的制作过程中耗费了巨大的人力、物力、财力，更对以后的档案查找和调出产生了不小的阻碍。另外，繁复的人工性质工作极大地提高了错误率，在后期的查阅和修正档案中难以发现。最后，传统的高校干部档案管理系统大多以纸张为记录媒介，以笔为主要工具，存在着浪费现象。

三、提高高校干部档案管理水平的措施

（一）建立安全可靠的大数据库

作为高校干部的档案管理部门，汇集存放了大量的干部个人信息等资料，因此首先需要保证的就是信息的安全性，其次由于涉及人数众多、资料繁重，因此对于数据库的稳定性和内存要求颇高。建议使用甲骨文公司的关系数据库管理系统——Oracle数据库，这是一款效率高、可靠性强的数据库。

（二）提高档案管理人员的素质

古语有云：“学如逆水行舟，不进则退。”这不仅是要求我们在青少年阶段坚持学无止境、勇攀高峰，更是为工作生活指明了发展方向——即要不断地实现自我充实。因此，在实际的高校干部档案管理工作中，对工作人员的集中培训就显得尤为重要。一方面，可以进行定期的知识讲座和学习交流座谈会，把自己在工作中遇到的难点、重点问题讲出来，发挥集体的智慧共同解决。另一方面，可以开办短期教学班，工作人员通过短暂的脱产学习，对高校档案管理具体办法都有一个更深的了解，这样在投入到实际的工作中才能实现“理论指导实践”，为档案管理工作带来更多的活力与生机。

（三）推行具体的档案管理细则

在对其高校干部的档案信息等进行管理的过程中，积极建立文书档案分类保管期限表也是非常有必要的，结合国家档案局以及本行业的规范编制《文书档案分类期限表》，按照永久、30年、10年的保管期限标定每种材料归档后的保管期限。根据不同的干部档案信息储存需求进行实际的分类，从而更好地促进我国高校干部档案信息管理的信息化发展。

（四）优化高校干部档案的系统设计

在实际对其高校干部档案进行管理的过程中，积极地对其高校干部档案管理系统进行优化设计也是非常重要的。目录下每个项目或者业主分配一个文件夹，再按照视频或者文件的形式区分子集。还可以用Excel的统计透视功能完成信息统计筛选，提升对信息的统筹规划能力。系统设计要遵循简单明了的原则，以便捷服务为主要目标，实现网络快捷化。同时，注重系统布局与内容的结合，例如，将指引界面放在最显而易见的位置，将联络电话放在网页底部；注重设计中色彩的搭配，以柔和的暖色调为主，既保证护眼功能，又令整体效果看起来轻快明朗。

总的来说，在信息化、智能化不断进步与发展的新时期下，我国在进行相关高校干部档案管理工作开展的过程中，积极对其系统优化、制度建立等进行系统的重视是非常重要的。因此，在未来的发展过程中，要不断加强高校干部档案管理水平，以更好地促进其高校干部档案管理的进步与发展。

参考文献：

张艳丽.新时代背景下高校如何强化和规范档案管理[J].考试周刊，2017（87）：196.