施工企业合同管理存在问题及有效应对措施

曾志军

文章结合笔者多年管理实践，对施工企业在合同管理中存在问题和风险进行分析，并提出有效的解决措施，供同行参考。

建筑企业 项目合同

管理问题 解决措施

前言

对施工合同进行管理，是建筑企业重要的管理工作内容，施工合同明确规定在项目建设过程中参建各方的责任和权利，以及在工程施工期间出现问题和纠纷时的解决方法等内容，是属于法律性的文件。因此，施工企业要高度重视施工项目合同管理工作，及时发现合同管理过程中出现的各种问题，并采取有效措施解决，加强对合同的管控工作，及时化解各种经营风险，确保施工企业合法权益。

当前建筑项目合同管理中存在问题分析

（1）合同文本不规范，缺陷甚多

1.随着建筑市场竞争激烈，行业市场行为存在着不规范，导致部分业主，在与施工企业签订合同时，并没有严格按照国家主管部门制定的《建筑工程施工合同示范文本》的要求来签约，在合同内容中，自定了许多不平等条款，目的是为了减少或者避免己方需要承担的义务和责任，如：比如合同中业主常向承包方提出不合理的条款，或者需要承担过多的责任义务，业主需要承担的条款尤其是针对业主方违约时所承担的赔偿和责任等条款很少，或者责任约定不清晰，把业主方要承担的责任风险转嫁给承包商；而部分承包商为了获得工程施工而同意签订合同，

这样会导致建筑企业在项目施工期间遇到的不确定因素增加，经营风险加大，实际施工过程中，如果遇到问题，合同中没有明确规定解决办法的条文和法律责任时，责任归属不清，容易出现合同纠纷。

2.部分业主需要承包方签订“阴阳合同”，目的是为了规避责任。

这种施工合同（阳合同），表面上看上去是根据招标文件的要求以及国家有关规定条文进行签订的平等合同，只是用于监督单位备案审核，以及政府部门的审查等；另外业主又与承包商签订了另外的合同或者补充协议（阴合同），“阴阳合同”是互相违背的，它们的签订，

不但违反法律规定，也加大了业主方和承包方的法律风险，也容易产生合同纠纷。

（2）不履行合同约定，导致索赔难

工程建设施工周期长，面临着各种因素的影响，如果双方方不认真按照合同约定，履行各自的责、权、利，当出现违约、引发纠纷问题时，由于双方对条款的理解的不同，没有明确索赔处理权威机构，要进行索赔不容易；尤其是在面对竞争激烈以及合同条件等因素制约下，施工企业如果索赔意识不强，进行索赔更难。

（3）不重视合同管理

对施工合同进行管理，是一项专业性和技术性很强的工作，目前许多施工企业在进行项目管理过程中，都不太重视合同管理，只是把合同管理简单的分给施工技术、计划经营、财务等部门管理，没有制定具体的管理操作流程以及安排专门的部门和人员，对项目合同进行管理和动态监控。

实际上，要对合同进行有效管理，必须安排具有法律、经营、预算、工程技术等知识的专业人才负责管理，但施工企业具有这种复合型人才比较少，导致合同管理水平不高，合同执行效力减弱。

（4）合同信息化管理不到位

个别施工企业，由于对合同信息化管理力度不够，很多项目合同仍然采用分散管理的传统模式。

由于项目在施工过程当中，需要涉及许多合同，每个合同的文件条款非常多，各个合同之间也存在着复杂关系，每份合同，又包含许多附件文档，如合同条件、协议书，投标书，图纸、规范、工程量表等；如果施工企业不对合同进行信息化管理，及时采集、存储加工和维护合同内容，就不能及时跟进合同履行情况，并对其进行利用和监控，做好对项目合同及经营风险的防范措施，不能及時保护企业应得权益。

强化合同管理措施，减少合同风险概率

（1）规范合同文本

施工企业要提高合同风险管理意识，确保企业合法权益。签订合同之前，先要对合同内容的条款进行认真审查并分析合同条款，周全考虑。在分析合同时，如果发现存有风险条款，要马上向业主方提出；

同时要充分评估施工期间出现的不利因素和风险，确定相应的风险防控措施；对合同施工需要承担的风险和利润进行评估，向企业决策层提供详细信息，供企业编制工程报价和合同谈判决策时考虑。

在与业主签合同时，施工企业对合同中不平等的条款内容，要与业主方沟通补充和修改，尽量争取责、权、利对等，明确和分清责任，达到降低合同风险的目的，保证合同得到双主全面履行。

（2）建立制度完善的合同管理部门，安排专业人员对合同进行管理，合同专职管理人员，不仅要熟悉工程技术方面的知识，还要对工程建设的有关法律条文、规范等法律知识清楚了解并掌握，对工程合同业务内容、履行合同、工程索赔等方面的业务和流程非常熟悉，实现对合同的专业化、规范化管理。

工程建设过程中的与项目有关的一切合同、文件资料，均具有法律效力，是重要的法律文件，要及时进行整理及建档管理；对合同的变更要及时记录和存档；建立分包合同档案及相关工程的所有档案。

（3）通过信息化手段，有效管理合同

随着工程项目建设的规模不断增大，施工企业管理的合同文件内容复杂繁多，要变更的合同内容和次数也相应增加。对履行合同期间出现的大量资料和函件，需要进行系统性管理。因此，利用信息技术，实现合同科学管理，是必然发展趋势。

与项目有关的合同管理人员，能借助信息化管理系统，通过快速查阅合同，及时监控工程建设过程及合同履约情况，并就合同履约过程出现的问题及时进行处理。

（4）健全合同管理制度，实现合同的动态管理

1.合同交底和分解制度

签订工程建设合同后，合同管理部人员，要及时组织与项目建设有关的管理人员及小组负责人召开会议，详细讲解合同内容，通过对合同进行交底，把合同中的各项条文及责任进行分解落实，让参与建设的小组清楚自己的责任和工作范围，并尽力尽责工作，积极配合，共同努力，有效完成合同规定的各项管理内容。

2.建立定期工作报送制度

在合同履行期间，要求各职能部门定期对本部门的工作情况进行分析汇总，上报至合同管理部门，使合同管理工程师能及时掌握合同履行的情况及变化；按实际进度编制周计划或月度计划，及时对将要发生的各种问题作出决策。

3.完善工程变更制度

当合同内容或实际施工条件变化而导致工程发生变更时，施工企业应对变更部分的内容进行分析并计算相关费用，并及时与业主办理工程洽商记录或变更手续，同时收集、整理变更项目所涉及到的各种相关文件资料，如业主的变更指令、相关图纸、技术说明、技术规范、计划调整文件等。对于涉及到重大变更内容时还应及与业主签订书面补充协议。

4.合同的总结、评价制度

当合同履行完毕后，还应该组织相关部门对合同履行过程所遇见的问题及解决的措施办法进行认真总结和评价，为今后的项目实施积累经验，并形成书面报告等。

做好合同索赔管理工作

由于工程项目的合同管理经常处于动态变化中，在项目实施过程中难免出现变更及索赔事项，因此，建立完善的工程变更和索赔管理制度必不可少。在项目建设过程中，合同管理人员必须具备高度的责任心和相关的业务水平，熟悉和吃透合同内容，认真研究合同条款中的有利和不利因素，时刻关注现场动态。在变更、索赔事项发生时，积极搜寻索赔依据、收集和整理相关资料，并认真分析，把握工程索赔的重点，及时办理有关签证确认，在索赔时效内及早提出变更和索赔。在合同履行的过程中，正确区分责权利的划分，严格履行合同义务，控制业主反索赔及承包商、分包商索赔事件的发生。

结语

作为法律性文件，建筑工程施工合同繁杂，涉及许多专业和技术，要对其进行有效管理不容易，建筑企业要加强对施工合同的管理力度，制定有效的合同管理制度和措施，安排专业人才，负责合同管理工作，对合同进行信息化管理，保证合同内容得到落实和执行，有效控制合同和经营风险，保障建筑企业的合法权益，促进企业健康发展。

[1]李小慧，关于建筑施工企业合同管理问题的思考，中国高新技术企业，2009 （2）.

[2]陆丽娟，张旭革.建筑工程施工合同管理中存在的问题及应对措施，硅谷，2010，（5）.