档案管理中信息不对称问题的解决

孙英杰

档案管理中信息不对称的问题表现

（1）档案管理部门与其他部门工作对接产生的信息不对称

档案管理过程中涉及到的部门较多，档案管理部门与其他部门之间是一对多的关系，在沟通过程中部门和部门之间就有可能存在信息不对称的问题。具体体现为两方面，一方面是产生档案的部门和档案管理部门之间沟通不畅，导致可能存在档案缺失、信息遗漏的情况。档案管理部门在档案信息的收集工作中，很多临时性的文件，产生档案的部门没有及时的与档案管理部门进行沟通，也没有进行及时的记录，让档案管理部门的档案管理工作很被动。另一方面体现为档案管理部门和档案调取部门之间的信息不对称。一般情况下，档案的调取都较为急迫，需要能够实现高效的信息对接。但是由于档案管理日常存在的信息整理不完善，档案缺失、档案真实性难以辨别等情况，导致很多信息提取不到，档案信息查阅的有效利用率较低。这就会产生对正常对接工作的延误，产生滞后性，严重的就会影响到调取档案的单位正常的工作进程。

（2）档案编研、审查、归档及调用产生的信息不对称

档案管理工作不是简单的档案保存，而是需要对档案进行分门别类，进行详细的归纳和编研。在档案收录之前档案管理部门就需要对档案的真实性、全面性进行确认，确保档案内容能够被有效的收录和利用。但是目前存在档案信息收录存在很多随意性的问题，档案信息被随意调取，甚至修改，档案分类没有较为明确的分类、编目，很多重要的红头文件等没有重点标准和分类。临时性档案被随意的摆放调取，电子档案的扫描和存储备份不及时等，这就会导致到档案调用阶段阻碍重重，档案的真实性、安全性都无法得到保证。在档案管理的各个环节中没有实现整体性的有效衔接，缺乏信息的对称性整理，档案管理部门对所掌握的档案信息管理不力。

（3）档案管理信息化操作与实际管理产生的信息不对称

档案管理信息化操作已经成为档案管理的必然选择，而且信息化操作能够极大节省人力和时间成本，能够极大提升工作效率，提升档案信息保存的全面性和完整性，信息化的档案信息存储提档调取更为便利，而且安全可靠性较高。但是目前仍旧存在档案管理信息化操作和实际管理不对称的问题。有单位考虑到成本问题，信息技术的应用不够充分，对于电子档案库的数据更新整理不够及时，对于电子文件的保存重视程度不高。档案管理的人员专业能力不高，在技术操作中存在困难，影响到其积极性，而且缺乏专门的培训，导致档案管理的信息化程度较低，无法实现全面的实施覆盖。而这也就造成了同样是档案信息数据使用的部门之间信息共享和信息交流不畅，彼此之间调档，调取信息效率低。

档案管理中信息不对称问题的解决思路

（1）加强档案管理部门的基础建设

档案管理部门基础建设体现为两方面，既要注重档案信息资源的整合，又要保证信息档案的技术操作，确保将档案信息资源资源有序、科学化的整理，为资源需求者提供信息支持。在档案信息资源整合过程中，档案管理部门要提升管理的主动性，积极的对档案信息进行收集和整理，注重分类的方式，重点依据各个单位的实际工作情况，按照需求程度进行划分。对于临时l生的会议、考察等文件内容要确保无遗漏，做好整理和归档。并且将档案内容进行严格的审查，杜绝档案造假、被修改等情况的发生。同时做好档案信息的电子文件的整理，做好电子档案信息数据的更新和定期的维护，还要注重对新领域的档案信息的建立和维护，要敢于创新档案管理工作办法，优化档案管理部门的管理理念、档案管理范围，提升档案管理的价值。

（2）完善档案管理的制度流程建设

檔案管理是一个企事业单位、部门或者个人重要信息的存储场所。以企业为例，档案管理是以往决策经验的信息收集和归档，当企业制定新的发展规划，需要对档案信息内容进行整合和借鉴，档案信息内容可以影响决策者的规划决策的制定。因而必须要完善档案管理的制度流程建设，为档案管理提供充分保障。档案管理要消除盲区，对于档案归档到调取这一过程中每一个环节都要形成严格的操作标准。做好档案收集的记录工作，档案收集工作的开展要提升主动性，深入到所在的单位日常工作中，与各个部门之间实现对接，确保及时的档案收录更新。对于档案信息内容的审阅要仔细，对于真实性存在疑惑的档案内容要进行核对。对于信息数据不全面的档案内容要及时补充和完善，对于档案进行分类整理，便于调取和使用。档案调取和使用的部门也要做好对接，严格提取流程，保证档案的安全性。

（3）提升档案管理的队伍建设能力

档案信息的管理需要有专业的人才来实现，档案管理人员要有主动性的管理意识，而且要不断的更新管理理念和管理方法。尤其要重视对档案管理信息技术操作能力的学习，保证对档案信息数据内容的充分掌握。档案管理队伍建设要保证人才队伍的稳定性，加强对于专业管理人才的培训，对于兼职人员的培训也要严格的把关，并且定期采取培训考核的方式，保证档案管理信息的及时更新。可采取档案管理部门的定期交流，做好信息的共享，分享经验，提升各个单位部门之间的协作对接能力，保证档案管理工作的顺利进行，提升各个部门之间的工作配合程度。