现代企业档案管理实践与探索

庞惠燕

企业档案与企业的经济利益紧密相连能够真实全面的对企业的生产、管理和经营过程中的各个环节进行记录和反应，是企业资产中十分重要的一部分内容。在信息化的时代背景之下，为了迎合企业发展的需求，应当对企业档案管理工作进行适当的调整，实现转型和升级。以企业档案管理的实际情况作为研究的切入点探索现代企业档案管理的方式方法，从理论和实践的角度均具有十分积极的意义。

一、企业档案管理的现状

（一）企业档案信息化管理观念淡薄

企业档案能够真实全面的对企业的生产、管理和经营过程中的各个环节进行记录和反应，对企业的发展有着不可估量的价值。20世纪90年代，国家开始对企业实施行政管理，企业档案的升级管理活动在全国范围内开展，企业档案的管理水平得到了一定的提升，也标志着企业档案信息化建设的开始。然而，进入到21世纪以来，有关档案部门对企业的监管能力逐渐在削弱，加之企业管理者对档案管理工作的认识存在不足，档案管理工作的升级未能持续跟进实施，致使企业档案管理工作停滞不前。

（二）企业档案管理部门主动作为意识不强

过去30年互联网技术飞速发展，如今信息化已经渗透到了生活的方方面面，传统的企业档案管理模式已经不能适应时代的发展，企业为了能够在竞争激烈的市场中获得长久的竞争力应当转变思路，顺应时代发展的特点对企业档案实施信息化管理。然而，大部分企业缺乏主动作为的意识仅仅满足于企业档案收集保管和目录的信息化，造成了企业档案管理信息化严重滞后的局面。

（三）企业档案管理信息化建设投入力度不够

企业档案管理信息化建设是一项专业性与复杂性兼具的系统工程，需要专业化的技术支持以及完善的软硬件配套设备为实现企业档案的信息化管理提供有力的基础保障。企业档案信息化建设过程对数字化环境以及相关网络设备的性能要求比较苛刻，需要付出高昂的成本，从现实情况来看企业对于档案管理投入的资金十分的有限，难以满足上述要求，价值企业档案信息化建设难以在短期内实现经济效益，不能博得企业管理者的重视。因此在有限的资金投入下，企业档案信息化建设难以取得成效。

二、加强企业档案信息化建设的对策

（一）确保档案信息化与企业信息化同步建设

目前正处于信息化的时代，企业应当紧跟时代脉络加快脚步进行企业档案信息化建设，从以往的经验来看这项工作不是孤立于企业发展的，而是应当充分融入到整个企业的信息化建设之中。从发展方向上看，企业档案管理系统与企业的办公系统、技术数据以及业务数据之间应当实现无线对接，本着这个思路最终把档案管理部门打造成企业的信息集中地。

（二）实现企业存量档案与现行传统载体档案的数字化管理

传统的纸质档案记录了企业的历史，反映了时代的特点，对企业的重要性不言而喻。为了提高企业档案管理工作的效率，方便企业在生产经营过程中对历史资料进行查阅，加之保护原件，处于上述原因应对传统的纸质档案进行数字化。

（三）实现企业档案信息资源的网络共享

通过完成企业存量档案以及增量档案的数字化，建立全面完整记录反映企业发展历史以及经营管理情况的企业档案数据库。充分利用企业档案数据库的资源优势，提高企业的工作效率、提升企业的经济效益，对于企业的发展来说具有重要的意义。基于这个目的，企业應当积极作为，为员工提供一个便捷的企业档案查询平台，切实做到资源共享，让沉睡的档案焕发新的生命活力。

（四）强化企业档案管理人才队伍建设

新时期对企业档案管理人员的专业素质提出了新的要求，具体来说企业的档案管理人员在具备专业化的档案管理知识的基础上还要熟练掌握计算机的操作。基于以上原因，企业在进行企业档案信息化建设的过程当中，必须加强对档案管理人员的培训，帮助其提高计算机的操作水平，更熟练的操作相关档案管理系统。除此之外，企业还应当积极引进具备丰富档案信息化管理经验的高素质人才，全面提升企业档案管理人员的综合素质。

三、结语

当今时代是信息化主导的时代，从现代企业的档案管理工作来看，传统的纸质档案管理方式已经不能适应时代的发展要求，实现企业档案的信息化管理是时代发展对于企业的内在要求。企业应当紧跟时代发展的脚步，探索提升企业档案管理水平的方法，充分认识到企业档案信息化管理的重要性以及紧迫性，切实加大对相关配套设施的投入，积极引进相关人才强化人才队伍建设。（作者单位为山西国化燃气有限责任公司）