浅析新形势下档案管理工作的规范化

衡雁冰

【摘要】本文首先对档案管理工作的重要性进行了概述，详细探讨了档案管理工作在规范化过程中存在的问题以及新形势下档案管理工作的规范化途径，旨在促进档案管理的发展。

【关键词】档案管理；管理人员；规范化

一、档案管理工作的重要性

档案承载着一个单位发展过程中的全部内容，是一个单位历史的记录与见证，专业人员在时代不断发展的同时借鉴档案内容，能够有效做好业务工作。为了使档案能够在关键时刻派上用场，使单位领导能够及时发现发展过程中存在的不足，在单位的管理工作中就要加强对档案管理工作的重视，保证档案的完整性和真实性，从而为单位发展提供更有利的证据。合理利用档案能够使单位在发展过程中及时发现自身存在的问题，包括人才管理、成本管理、活动管理等方面存在的问题，使单位能够在发现问题时，提出有效的解决办法。随着社会的不断发展，人们对档案管理工作也有了新的认识和更高的要求。为了做好档案管理工作，实现档案管理工作的规范化，工作人员首先就应该意识到档案管理工作的重要性，明确掌握档案管理工作不仅是自身的本质工作，更是促进发展和进步的重要保证。

二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题

（一）档案管理工作人员认识水平低

组织档案管理工作的开展，规范化程度还比较低，其中一个很重要的原因，就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低，一直以来，档案管理工作都没有受到管理层的重视，无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者，都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外，在档案管理工作中，不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限，档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升。而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。

（二）档案管理工作信息化水平低

在档案管理工作中，信息化管理体系的建立和实现，是做好档案管理规范化的另一个重要措施，当前在档案管理工作中，由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视，档案管理的信息化程度比较低，在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上，很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法，这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后。因此，在这样的情况下，做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面，造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。

传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法，这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端，而现代社会信息膨胀，对于信息的处理效率要求比较高，在这样的情况下，档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。

三、新形势下档案管理工作的规范化途径探析

（一）加强档案管理工作人员的专业技能培训工作

建立一支专业的档案管理队伍是当前档案管理工作规范化的重要内容。在档案管理规范化的过程中需要根据实际情况对档案管理人员进行技能培训，提升档案人员的专业素质以及道德水平。定期或不定期地组织档案管理人员学习最新的管理方式方法，对新引进的先进档案管理设备仔细认真地了解并掌握实际的操作方法。聘请专业的档案管理人员，提升档案管理的科学性。

（二）完善档案管理工作法律法规

档案管理工作需要在相关的法律法规指导下开展，上文提到的档案管理工作规范化中存在的不足，大部分都是因为没有完善的档案管理工作法律法规作为约束，所以必须不断建立和完善档案管理工作的法律法规，使档案管理工作能夠实现有法可依。档案管理工作法律法规的制定和完善主要是由当地政府部门来牵头完成的，并随着外部环境的变化不断地做出调整，提升档案管理工作的效率和规范性。

（三）给予档案管理工作足够的重视与投入

在完善相关法律法规的前提下还应该加强对档案管理工作的重视程度，保障给予档案管理工作足够的信息数据，进而提升档案管理工作的规范性。通过不断扩大档案管理工作的范围，使档案能够更加真实详细地反映出信息的真实情况，突出信息的核心重点。在具体的档案管理过程中，根据整合的相关数据资料，提取出最为有用的信息，发挥出档案管理的作用。作为档案管理人员可以从多个角度优化档案和管理工作内容，能够让档案体现出真实性，为使用者提供可靠的数据，发挥出档案管理工作的积极作用。相关单位还应该投入更多的档案管理设备，提高档案管理人员的工作效率。

四、结语

综上所述，新形势下档案管理工作规范化的探究对档案管理工作的发展具有重要的作用。因此，必须进一步提高新形势下档案管理工作的规范化途径，这样才能进一步提高档案管理的效率。