浅析大数据时代背景下的档案管理

郭美琴

【摘要】本文旨在分析在当前大数据时代背景下，如何提高档案管理的效率和科学性，为档案管理人员继续做好工作提供有益的参考。

【关键词】大数据；档案管理；必要性；策略

一、大数据时代背景下的档案管理的现状

在大数据时代背景下，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。科技的不断发展使得各个领域近年来都得到了很大的发展空间，而信息时代的来临给各个领域带来了发展机遇，同时也带来了挑战，大数据时代背景下的档案管理工作也面临着此种情况，档案管理工作的繁琐和重要性众所周知，其中的各项重要信息都需要妥善保管，为了跟上社会的发展步伐，需要不断进行更新和存储，以便于随时查阅并发挥其应有的作用，档案行业以保存社会档案并提供档案为社会利用为己任，直接面对着对社会原始记录的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等任务，在大数据时代，社会每天产生原始记录的量和种类与过去不可同日而语，加上各类型的档案馆，现有的档案数据，档案工作者已经明显感觉到任务的艰巨，而且很多时候面对大数据，档案工作者已经不知道如何应对，因此，档案界很有必要探讨一下大数据时代背景下的档案管理。

二、大数据时代背景下档案管理中存在的问题

（一）工作人员综合能力不佳

大多数档案管理人员依然处于传统管理理念和工作模式下，面对大数据时代对档案管理人员的高要求，很多工作人员尚未完全具备处理大数据的能力，大数据时代背景下的档案管理工作较之从前来说，更加专业化、信息化以及多元化，需要管理人员熟练掌握计算机应用，具有较强的信息分析处理能力，另外，随着当今社会各个领域的不断发展，机关办公室档案工作规模也在不断扩大，档案管理工作人员的任务量也比以前多了很多，而目前能够很好地胜任此项工作的人员较少。

（二）信息安全系数不高

大数据时代背景下，档案管理所包含的信息更加集中，信息重要系数也更加明显，虽然一定程度上提升了档案管理工作的效率，但却存在一定的信息安全风险，首先，当今社会各个机关办公室档案工作的人才流动性过高，企业更看重人才的才能，对人才的综合素质并没有深入地了解，让其接受档案管理工作其实存在一定的风险，另外，如今网络黑客违法乱纪行为也很多，侵入机关办公室档案工作数据系统对他们而言是非常容易的，然而一旦遭受到黑客的袭击，会造成重要信息泄露，并且难以对数据进行有效恢复。

三、大数据时代背景下增强档案管理效果的相关对策

（一）对所有档案资源进行统一备份

在大数据的支持下，实现对所有资源的高质量处理，因此，可对档案资源进行统一备份。这对于提升档案安全性及更为高效地掌控档案资源。同时，通过统一备份的方式，可以在全国所有的档案管理所内实现对档案的统一共享。这个工作的高质量实施，需要科学规划与全面的验证，根据不同的档案类型选择出不同的管理模式，让档案管理的效能得到最大的开发与利用。

（二）增强档案管理人员的综合素质

当前制约大数据背景下，档案管理效能有效提升的关键因素就是人员素质问题。因此，在新时期应当培育出符合新时期需求的管理人员。在具体实施中，首先，需要对档案管理人员的管理理念进行更新，特别是一些年龄相对较大的人员，让其全面认识到当前档案管理工作中使用大数据技术的重要性，让这些人员更为积极主动地参与到大数据背景下档案管理的工作是非常重要的。同时，根据档案管理工作的具体安排情况，针对性设置档案管理技术培训工作，从而让档案管理人员能够及时有效地掌控好档案管理效率。此外在具体培训的过程中，应当注意培训工作开展的形式，防止过多的理论培训方式，针对性地加入实践培训内容，这对于保证培训工作开展效果是非常关键的。同时，对于档案管理技术培训工作，可制定出考核制度，这对全面保证档案管理培训工作质量是非常关键的。

（三）主动与大数据机构或者公司进行深入合作

在档案管理工作中为了更为高效使用大数据技术，可从大数据机构或者公司中将大数据技术引入，这里主要考虑到，由于大数据技术所包含的内容非常宽泛，因此，在档案管理工作中使用大数据技术时，对于其中的开发环境应当适应。在技术已经较为成熟的大数据公司中，档案管理单位可将自身的需求对这些公司进行全面对接，在充分沟通的基础上，了解自身需要达到的目的，从而借助这些公司较为成熟的技术，为档案管理工作使用大数据开发出针对性的工具，这对于档案管理工作使用大数据的效能可得到有效提升。

四、结语

在数据时代的大背景下，档案管理工作发挥着越来越重要的作用，但在实际运行中仍存在一些问题，社会各个领域的竞争也变得极其激烈，因此，质量档案管理对于档案管理人员、企业乃至行业都具有重要意义。目前，档案管理人员还是不能完全适应大数据背景下的档案管理工作，在一定程度上阻碍了档案管理工作的发展，所以，我们必须积极发现问题，及时采取有效措施促进档案管理工作的发展。

参考文獻

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[3]刘泓，刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设，2016（04）：277.