办公室行政管理精细化的思路与对策探讨

胡帅

摘要：社会经济的发展，企业之间的竞争也日趋激烈化。办公室行政管理精细化可以帮助企业提高工作效率，提升竞争

能力，为社会创造更多的价值和财富。本文主要是根据企业办公室管理中存在的问题，对办公室行政管理精细化思路进行探讨。

关键词：办公室；行政管理；精细化

引言：

企业的办公室管理为企业正常运转提供了良好的条件。

尤其是随着经济的发展，传统的“人本管理”和“能本管理”这种“以人为本”和“以能为本”的管理方式方式已经不适应社会发展的需要了。实现办公室行政化管理精细化成为了社会普遍赞同的看法。

一、办公室管理出现的问题

（一）管理目标不明确

管理目标不明确是现在企业管理中的一个普遍问题[1]。现在很多企业依旧沿用传统管理模式，凭借经验办事，做事情不能从实际出发，管理缺乏计划性、组织性。职责未能与绩效挂钩，分工不明确，员工工作积极性普遍不高，部分员工对企业缺乏归属感。

（二）管理人员管理意识缺乏

管理人员需具备良好的精细化管理意识是实现行政化管理精细化的前提。只有具备这种意识，才能制定出更加科学的办公室各种规章制度，但从实际调查结果来看，很多管理人员依然缺乏这种意识，导致企业管理工作效率低下，管理水平不高。

（三）员工职业素养不高

在企业工作中需要有创新精神，做到与时俱进。但是企业中部分员工职业素养不高，自身理论知识不够、技术操作能力不强，工作态度懒散，敷衍了事，未能把工作作为更高的职业追求，贪图享乐，得过且过。

二、办公室行政化管理精细化的思路

（一）加强对行政化管理工作的量化的细化

精细化工作主要是指在工作中根据工作的特征和属性，将日常的工作内容细分成各个部分，可以保证各项工作能够更加顺利的完成。帮助领导在审查工作的時候可以更加清晰，提升了管理工作的效率，节省了管理工作的时间。管理工作作的量化是指对细化工作的部分进行工作量的测量转变传统的工作任务安排模式转化成量化安排工作。对办公室行政化管理精细化可以增强目前一些企业在行政化管理方面的一些意识。

（二）用流水作业方式进行企业行政化管理

流水作业是现在企业生产的一种重要方式[2]，主要就是指由固定组织的工人在若干个工作性质相同的施工环境中依次连续地工作的一种施工组织方法。在现代化企业管理中也可以加入这种管理方式。采用这样的方式有利于管理者在最快的时间内对办公室的各个岗位的工作进行详细了解，并且可以根据岗位的工作内容更好的做出工作对接和部署，实现企业行政化管理的标准化，提高管理效率。

（三）建立新型成本意识

做好企业行政化管理不能仅仅依靠一人的力量，必须要企业内部各个部门之间团结协作。这就需要各部门都具有相关的经济意识，从而更好的降低成本，实现最大的效益。行政化管理方式较传统的管理意识来说更加严格，尤其是对于资金的管理更加的细致，可以培养企业管理者的成本意识，帮助企业更好的发展。

三、实现办公室行政管理精细化的对策

（一）大力推广企业文化

企业文化是一个企业的无形资产，好的企业文化可以让员工增强归属感和工作热情。在行政化管理中可以加强企业文化推广，增强企业员工的凝聚力。可以定期举行一些企业活动来宣传企业的精神文化，让员工在轻松的氛围里工作，随时关注员工关于工作的一些想法。推广企业文化的方式主要可以从以下几个方面着手：第一，可以通过开晨会，年会的方式来宣讲公司价值观念；第二，可以让员工进行自我总结，自我评判工作是否达到了公司标准；第三，建设公司网站，宣传公司的思想，方针以及最近公司内部发生地重大事件；第四，进行定期的团建活动，比如团队聚餐，郊游等活动，在活动中贯穿企业文化价值观。

（二）完善制度化管理

奖惩制度可以对犯错的员工进行约束，也可以激励优秀

员工更好的工作。企业内部非常有必要形成一套规范完整的企业规章。只有这样才能够保障正常的工作进度，促进公司良性发展。对于掌握企业的商业机密的相关部门员工，企业一定要加强对其的管理约束。在制定企业制度的时候要根据企业实际情况考虑，具备可行性和可操作性，制度的建立不是越多越好，也不是越严越好，一定要保证企业员工大多数认同，可以通过网络无实名投票的方式，考察员工对于某项制度的认可度。

（三）建立科学的人事组织结构

有竞争力的公司必须是分工明确，人事组织结构科学的。这就要求企业一定要对内部的人事组织进行相应的调整。调整企业人事组织的过程主要包括以下几个方面：第一，是形成营销部门、技术人员和研发部门之间联系整合的管理形式；第二，是需要监立符合市场动态变化的效益核心运行机制；第三，是根据企业的经营要求，设置编制岗位，对认识管理制度进行完善，使之更加符合现代社会的发展要求。第四，在社会中选聘更多优秀和有经验的专业性人才。

（四）激励员工创造更多价值

建立科学的激励制度。适当的对优秀员工进行激励，可以提高他们的工作热情，也能够对其他员工进行激励。这就是所谓的“人性化管理”，这样可以让员工获得存在感和归属感，激励他们创造更多的价值。比如，对每个月和每个年度的业绩最高的员工进行一定奖励。

（五）全面提高员工的素质

进一步提高员工的理论知识和专业技术能力。管理人员要帮助员工构建学习平台，为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量。企业可以在员工入职前对其进行培训，具体可以通过多媒体教学方式，或者邀请优秀员工进行演讲的方式对员工进行培训和指导。

总结：采取精细化管理模式，有利于开展办公室行政管理工作，对此可以从以下几个方面入手：大力推广企业文化；进一步完善制度化管理；建立科学的人事组织结构；激励员工创造更多的价值；全面提高员工的素养。这些措施有利于实现企业的行政化管理精细化，提高企业管理效率和员工工作效率，创造更多的经济价值。

参考文献：

[1]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察，2017（32）：77-78.

[2]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（09）：31-32.