如何推进事业单位档案的规范化管理

马云霞

摘 要：随着事业单位不断发展，在档案管理领域，迎来新挑战，为更好的适应社会需要，档案管理要重视规范化，规范化管理过程需要结合实际，从实践入手，积极深入分析，以提高认识，不断强化管理水平，作为相关档案管理人员，更要不断分析，以此找到更为有效的规范化管理模式，助力国家相关工作的有效开展，提高事业单位的为民服务效率。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

在事业单位中，档案管理作为事业单位管理的一项重要工作内容，有效管理必然会推动事业单位发展，结合现阶段实际，档案管理的规范化仍然需要进一步加强，所以，本文进行几方面简明分析，通过分析也进一步明确如何开展有效管理，这对于档案管理和事业单位的发展都有着重大意义，也希望本文的阐述能够为相关工作人员提供有效参考，具体分析如下：

1事业单位档案规范化管理的内容

1.1档案收集阶段。

档案的收集是整个档案管理工作的开始，这一阶段的工作质量直接关系着后续各个环节工作的开展状况。在对档案进行收集时，收集的数量过少或者是收集的内容不具有实质性作用，都会导致后续的档案整理、编目以及鉴定等工作出现问题，进而对事业单位的正常发展产生影响，因此，做好档案收集工作具有重要意义，首先要做的就是加强和各个部门以及工作人员的交流和沟通，对档案收集工作的具体流程和内容进行明确，其次在收集完成之后，由专门的工作人员进行整理入卷，并移交档案室保存。

1.2档案整理阶段。

在档案收集结束之后，下一个环节就是对档案的归类整理，它的整理主要通过分类、组合以及编制等操作使档案内容更为条理化和清晰化，这一阶段的工作开展是否达标直接影响着后续的查阅，一旦没有对档案进行合理的组合整理，档案就会变得混乱无序，难以清晰地展示出档案的内容，也就使其利用率下降，事业单位在对档案进行整理时，要先对上一阶段也就是收集的工作质量进行检验和确认，确保合格后方可进行系统地整理和编目。

1.3档案鉴定阶段。

对于档案的鉴定主要是从档案的固有价值出发，按照档案的价值大小来确定档案的最佳保管期限，对于保存价值很低的或者是保管期限到期的档案要及时进行销毁，这与事业单位的档案众多有关。档案自身所具有的保存价值是由档案对事业单位是否具有积极作用而决定的，也包括是否具有足够的利用价值。

1.4档案保管阶段。

档案的规范管理与其保管质量有密切关系，一旦在保管措施上出现失误就会导致档案的利用率下降。保管人员对档案的高效化保管，可以使档案的价值延长，利用率提高，反之，一旦保管措施不当就会导致档案出现泄露、丢失，给事业单位的发展带来一系列影响。此外，档案的保管和管理的各个环节之间的紧密相连的关系，在进行档案保管时，需要保管人员和管理人员做好交流配合工作，确保保管工作的有序化开展。

2事业单位档案的规范化管理途径

2.1强化档案管理责任

一是各工作人员必须对档案管理工作引起足够的重视。所有档案管理工作人员必须拥有高度的责任感，以严谨认真的态度对待每一份档案管理工作。在日常工作中要对其投入百分百的积极态度，确保过问、检查、督促等多项档案管理工作顺利进行。尤其是档案管理工作的领导人员，需要时刻确保档案管理工作的顺利进行，包括在人力、物力、财力上的充足。档案管理工作应当成为事业单位日常工作中的重点，除了日常管理工作以外，年度性的检验、网上会议，工作定期的考察、部署、工作人员的培训等都需要按期展开，领导部门还需要着重强调对工作人员实际工作困难的深入了解，并通过合理的规章制度与扶持策略帮助各工作人员更好开展作业。

二是事业单位必须重视对档案管理工作的数字化推进。将档案管理推向数字化是保障我国信息化建设的重要举措之一。我国互联网登记工作的不断深入，越来越多的数字档案应运而生，如果没有对其进行系统性的归纳整理，极易导致信息的丢失、损坏等负面现象的产生，对原本有序的档案造成难以估计的损伤。同时，如果事业单位没有对各档案展开有效的归档、索引建设，会导致档案调取难度的上升，会难以发挥事业单位档案应有的作用。故而，在信息化程度越来越高的当今社会，各事业单位应当不断提高对数字化档案管理工作的重视程度，确保各数字化档案的妥善保存与合理分类归纳。

三是要提高对档案管理工作的宣传能力。各事业单位仍然需要不断加强对档案管理工作的重视程度。通过建设专项的宣传栏目，开设互联网档案管理模块，利用好包括互联网平台、移动设备的短信平台、宣传手册等多元化的形式与载体，切实向广大基层事业单位员工与各领导干部做好档案管理工作的宣传工作，使档案管理工作更进一步走向合理化、有序化的道路，不断向更规整、更系統的方向发展。

2.2健全管理体系

档案管理工作的实质是一类管理性质的工作，因此必须出台完善的制度和明确的要求加以制约。然而目前我国事业单位的实际操作中，这一方面还有待加强。目前我国所使用的管理条例之中，尽管各国家建立了明确的要求与规章制度，但在具体操作中，各个事业单位还需要结合自身的实际情况，进一步具象化抽象的规定，做出更符合自身单位需要的要求。在制度创设中，除了必需尊重我国相关的法律规定和社会制度以外，在日常工作中还需要明确其标准，使工作人员有章可循。除此之外，还需要建立严苛的审阅制度，确保各档案的保存安全。

2.3推进各项建设

为进一步提高档案管理工作的质量，事业单位还需要重视各项基础设施的建设与工作人员队伍的合理建设，前者是档案工作的基础，而后者则直接关系到档案管理工作的有效性。首先，在基础设施建设中，事业单位必须保障专项的档案储存与管理工作的工作区域，确保各项基础设施落实到位，保障档案的分类、保存工作顺利进行。尤其是为确保纸质档案的保护，必须将防火、防尘、防潮工作开展到位。其次，在工作人员队伍建设上，除了需要积极聘用专项档案管理的人才补充工作队伍以外，对现有的工作人员也需要开展好培训工作，在增加其理论知识的同时，不断提高其工作的意识与责任心。最后，为进一步提高档案管理工作的效率与质量，事业单位还需要做好其辅助性设施的投入工作，尤其是要利用好目前高度发达的互联网信息科技力量，利用好目前信息化软件的优势，确保档案管理水平的不断提升。

3 结束语：

总之，事业单位的档案资料具有繁多性和保密性特点，对于它的档案管理规范化和严谨化不仅仅是自身性质的要求，更是自身长远发展的需要，对于事业单位来说，做好档案管理的规范化工作，就需要在结合自身实际的基础上，从各方面入手采取行之有效的措施，保证各个阶段工作的有序开展，从而实现档案管理的规范化。

参考文献

[1]李洁华.事业单位档案管理规范化的对策研究[J].黑龙江史志，2014（15）：101.

[2]张嘉惠.新形势下档案管理工作的规范化分析[J].办公室业务，2017（23）：94.

[3]李霞.事业单位档案管理规范化的分析[J].办公室业务，2016（09）：105.