浅谈如何进一步规范残疾人信访档案管理

袁丹婷

残疾人信访档案管理既是残疾人信访工作的一项基础的工作，更是残疾人档案管理的重要组成部分。作为一名残疾人档案工作者要本着“以残疾人为本的”思想，切实把残疾人档案工作管理好，必须做到残疾人档案工作规范化，站在残疾人事业是彰显爱心和社会公平的崇高事业，是社会主义事业的重要组成部分的认知高度，才能切实把残疾人档案工作管理好，残疾人档案工作规范化，使之充分发挥好其在残疾人工作者中的重要作用尤为重要。下面是我本人在档案工作实践中的几点体会。

一、充分认识残联信访档案工作的重要作用，做到信访工作规范化

站在历史进步的角度来看，档案是人类发展到一定阶段的必然产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。站在扶弱济贫的高度来看残疾人信访工作是体察社情民意的寒暑表，执行政策的调节器，发扬民主的重要窗口，接受群众监督，联系群众的重要渠道，它对于各级残联实实在在帮助残疾人解决实际问题，维护社会稳定和改革开放大局，具有重要意义。其主要表现在：一是使其成为领导决策和部署工作的重要参考。信访档案完整记录了各个时期、各项重大政策出台前后残疾人信访活动的特点，以及化解残疾人信访问题的全过程。完备的信访档案，可以帮助各级残联领导真实地把握信访问题的全貌和实质，政策出台的时机、力度和节奏，确保政策的延续性、协调性和可操作性；二是使其成为正确处理信访问题的重要依据。信访档案真实记录了群众来信来访的时间、地点、事情经过、关联人物、调查处理经过，以及相关部门答复意见、复查复核资料、结案报告等重要资料，为各级各部门依法按政策解决信访问题提供了最真实的依据；三是使其成为考核和评价信访工作的重要载体。信访档案全面记录了一地区（部门）历年来信访工作开展情况的详细数据，便于实施综合考评；四是使其成为信访宣传和研究的重要素材。信访档案记载着大量而真实的信访案列，为信访工作的研究和探讨提供了活生生的素材。 因而，做好新时期残疾人信访档案工作。使其充分发挥在残疾人信访工作中的重要作用，这里首先需要充分认识到意识。

二、努力做好残联信访档案的收集整理工作，做到信访工作系统化

收集整理是利用档案的先行条件，在全面“实施逐级上访，归口办理，谁主管认负责”信访办案原则程序后使信访案件明显减少。所以档案立卷时要注意收集各类信访材料和调查材料以及分散落到各级领导和业务部门及个人手里有价值的材料，做到及时收集，达到集中统一保管，维护案件之间完整，保持历史真实面貌，以便为各项建设服务的目的。而档案整理工作是档案管理业务工作中关键性的环节，贯穿于档案鉴定、保管、检索等多步骤。随着经济体制改革和社会深入发展，残疾人作为最脆弱、易受损害的特殊群体，其上访内容含括劳动就业、生活保障、维护权益等多方面， 涉及企事业、民政、劳动、司法等多单位。故而为建立高质量的残联信访档案，就必须要保证具有较完备的档案信息资源，做好信访档案的收集和整理工作。

我们要遵照档案整理原则，要选择那些有利用价值、参考價值的上访案件进行立卷，形成档案。凡是形成和保存下来的档案，都是历史活动的产物，它不仅是记录了当时的实践活动，而且反映了历史。对整理和保存档案的情况和结果，应该尊重历史和前人的劳动，充分利用原有的整理基础，注意分清哪些是合理的，凡是合理的，都应继承下来，有利于以后工作中借鉴。整理信访档案时，不要打乱重整，一般说来，不是零散、己经立卷、有规可循、有据要查，就应力求原有整理体系，在整理立卷时尽可能做到按年度分开，按材料性质分开，按保管期限分开，以便于利用和管理，使信访档案工作尽快实现制度化。

三、认真做细残联信访档案的归档工作，做到信访工作标准化

按照信访档案分案件档案和文书档案两类的定义。案件档案即残联信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是残联信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、装订等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封；二是对数字信访档案归档就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

四、用心改善残联信访档案技术处理，做到信访工作数字化

随着智能化技术的不断发展，计算机应用的日益普及和电子文件的大量涌现，现今以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理工作体系正逐渐形成和发展并指导着具体工作。 一是收集电子文件。将各级残联信访部门形成的电子文件以虚拟全宗形式集中起来，也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径。为此，残联信访档案部门必须加紧应用电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法，为实际工作提供理论依据；二是实现纸质信访档案数字化。目前，信访档案多以纸质档案为主，为实现档案信息资源的共享，对纸质档案进行数字化势在必行。各残联信访档案部门应扬长避短，充分利用所藏档案信息资源的优势，优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化；三是要构建残联信访档案信息数据库。信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等。

五、加强残联信访档案安全保护，做到信访工作完美化

在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，按标准规定相对湿度在50%--60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用；十是防光，避免因强烈的紫外线可使档案退色，纸张也会变黄而脆，严重时达到报废。

总之，档案工作是建设推动残疾人信访工作科学发展，提升残疾人信访工作管理水平的一项基础性工作。随着新时期残疾人信访工作职能的进一步拓展和业务工作的进一步完善，档案工作已越来越多显示出它在促进各级残联工作正常运转方面的重要作用。因此我们要充分认识加强和做好新时期残疾人信访档案工作的重要性和紧迫性，进一步明确档案工作的任务，增强责任感和使命感，提高档案管理水平，使信访档案工作为提高残疾人生活水平、维护残疾人合法利益、共同营造和谐社会服务，为建成社会小康和全面建成社会主义强国贡献一份力量。