论企业档案的规范整理对高效检索的影响

摘 要：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。为了确保这一历史记录能被有效利用，以备不时之需，以解燃眉之急。档案的规范整理势必对档案的高效检索起着关键性因素，故本文将通过三个方面展开论述来阐明针对企业档案的规范整理对高效检索的影响同样不容小觑。

关键词：企业档案 规范 高效检索

提到档案馆（室）的命名，其渊源可以追溯到我国古代汉朝时期，当时皇宫内建有藏书的石室作为保存中央档案典籍库，称之为“兰台”。而负责管理及修史等事务的御史中丞、兰台令史等，则演变成如今大家所知悉的馆长、馆员、档案管理员等负责或从事档案馆（室）日常指导、管理等事宜的工作人员。历史总在前进中，即使经过岁月的洗礼在名字或称呼上发生了改变，但仍有很多宝贵的物质与非物质文化遗产为后人的学习与研究奠定了坚实的基础。时至今日档案作为国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，仍在继续为国家、社会组织或个人服务着。为了将这一服务能更好地运用合理、有效，及时的方法来提供，以备不时之需，以解燃眉之急。档案的规范整理势必对档案的高效检索起着关键性因素，故本文将通过三个方面展开论述来阐明针对企业档案的规范整理对高效检索的影响同样不容小觑。

一、无规矩不成方圆，企业档案亦如此

档案的种类按内容性质可划分为：文书档案、科技档案、专门档案。针对当下大多数企业而言正是涵盖了这三部分的档案，可谓文件诸多，资料繁杂。以文书档案为例，企业每年公务活动中所形成的文件材料就不在少数，如请示、报告、批复、会议纪要等。科技档案也是某些工程类企业或生产型企业所生成的一项重要须归档的对象。由于笔者所从事的属市政工程类行业，所以相关的基建及工程类资料的归档也是日常就较为重视的。再加之会计类档案作为各行业的企业所必须形成归档的一项专门档案，就常规的会计凭证、报表、账簿、经营合同等每年以上百卷入库（档案室）已是司空见惯了。试问若没有合理有效的归档制度加以规范，若无合理的规范标准加以约束，想必再有价值的档案也会被遗漏，被忽略、终成废纸一张。故规范企业档案的归档事宜刻不容缓，事在必行。

二、事非经过不知难，规范归档亦如此

凡是档案都是可以提供利用的，然而如何有效提供这项利用服务必定是离不开事前对归档资料的规范整理。整理的工作也是一项较为费时费力费心的工作，除了要有较好耐心以外，认真仔细则是作为档案管理工作人员必不可少的重要条件。由于企业从事档案管理工作的人员是会新老交替的，所以在对日常档案规范整理方面各自的出发点或切入点都会有着些許差异，与其发生“船到江心补漏迟”于事无补的地步，不如现在就重视起来，发现问题及时补救。以档案检索工作为例，通常有两种方法：一种是手工检索；一种是计算机检索。在日常工作中我们通常会将两者结合并用，以确保查找的万无一失。然而在实际操作中问题就来了，由于在资料归档时的草率与不规范，从而造成了检索时的大相径庭。难道资料没归档？亦或是归错了门类？还是被别部门借阅未还？等等疑问定会在你脑中一一闪过，时间是公平的，还不容你细细想清楚，可能就因为缺了这份资料就影响到了其他部门工作后续上的顺利进行。可见草率，不规范地归档，只会让档案管理工作事倍功半，甚至是无用功。

三、绝知此事要躬行，高效检索亦如此

坚持规范归档从小处着手，及时补缺防患未然。笔者觉得可以从以下三处着手：

（一）对已归档资料的核实

针对已归档的资料进行核实，此处可以有针对性的查，例如可以先从日常借阅最多的门类查起，以会计档案为例就可以从档案编号、凭证编号、编制时间等内容进行一一校对，当然各企业情况不同，会计档案是入库量也不同，这样也可根据年份进行核实，如三年、五年或十年内的。就笔者发现个别企业会计档案归档时发现的问题主要集中在凭证编号的“空白”，若是将这一“空白”及时进行补填补全，即对查档时的高效检索是大有裨益的。试想会计人员熟悉的是凭证编号，而作为档案管理人员熟悉的是档案编号，若两者齐全，万一某天即使电脑罢工，手工检索一样可以做到事半功倍，能快速查找到所需资料。

（二）对需归档资料的检查

针对会计档案而言，就笔者所知如今的专用会计标签或会计档案盒上均是两个类目的编号都有设置，所以规范填写及检查是对未归档资料的首要任务，这也是对需归档资料完备与专业性的一个检验标准。

再者档案移交清单的准确性与完整性也相当重要，作为档案管理人员就是要通过移交清单（包括电子版）上的内容来一一核实所移交的文件资料，所以这一点也是对移交人员工作的要求。即使移交后再有资料需补入，也要做到电子版与纸质版必需双版对照如一。此项工作无论是文书档案、科技档案、会计档案都是最基本的规范要求。只有这样，在档案管理人员对需归档的资料归档时才能准确地编制目录，有利于日后的高效检索。

（三）对未移交资料的自查

每年各企业职能部门应该都会有一批需归档的资料在整理过程中，这时针对文书档案较多或科技档案较多的部门就有必要核对一下资料名称是否准确。以文书档案为例，党政类及行政类日常会议纪要的名称是否统一（如有些会议是按月或按季度招开的，还有一些专门会议贯用的名称也须保持统一）。再以科技档案为例，工程的编号，工程名称，工程地址要与工作卡，预算，蓝图都逐项核实，统一填写档案袋封面或档案盒封面，完整装入后方能进行有效移交。可别忽视填写时任何一个数字或一个符号，往往有时它将直接影响到档案人员对电子目录的编制，及以后查档检索时的准确性。

综上所述便是我对企业档案的规范整理将有利于提高档案高效检索所总结出的一些拙见。纸上得来终觉浅，回想习总书记在十九大报告中提到的“工匠精神”，从广义上讲，它就是各行各业所应具备的一种职业精神；是员工职业道德、职业能力、职业品质的体现。试将此精神发扬到对企业今后的档案管理工作中去，落于实，践于行；锐意进取，精益求精。

注释

①参见上海市档案局编：《档案管理理论与实务》，上海教育出版社，2016年版，第19页。

作者简介

吴翠琴，1982.9，女，汉，当前职务：档案管理员，当前职称：助理馆员，本科，研究方向：档案管理、工程管理类