浅析信息时代下档案管理工作的创新

摘 要：档案是一种具有不可再生性与原始性的信息资源。对于政府、团体、企业以及个人在社会活动中有着至关重要的影响。它是一种保存文字、影像以及图片的等材料载体，是一种非常重要的社会信息资源。在信息时代大背景下，档案管理工作正面临着严峻挑战，对档案进行创新管理是目前信息化时代发展的必然要求。文章首先简单阐述了档案信息化管理的特征，然后对现阶段档案管理中存在的问题进行深入的分析与研究，并提出了相应的解决措施。

关键词：信息时代 档案管理 创新

计算机是信息化时代的典型代表，它的出现与应用，代表着人类进行到一个科技搞对发展的时代。随着计算机的广泛应用，计算机不仅对人们的日常生活产生巨大影响，对社会生产以及各个领域的发展都有着重要的影响。计算机存具有储容量大、计算结果精准、自动化程度高以及运行速度非常快、逻辑思维能力强等特点。在进入信息化时代之后，给档案管理工作带来极大挑战，同时也带来发展机遇，所以必须对档案管理工作进行创新，这是社会发展的必然趋势。

1 档案管理信息化的特征

第一，档案管理信息化具有一定的法律支持，同时也是我国相关政策的具体体现。在遵循相关法律法规以及行政部门的统一要求下，进行档案信息化管理工作。

第二，档案管理信息化具有自身独特优势与特征，它是一种重要的电子文件，是一种保存文字、影像以及图片的等材料载体，是一种非常重要的社会信息资源。同时，对于政府、团体、企业以及个人在社会活动中有着至关重要的影响【1】。

第三，档案管理信息化是借助一定的信息技术与科学技术，让现代先进技术与档案信息管理相结合，充分发挥其优势与功能，大大提高档案管理工作效率，实现档案管理的数字化与网络化【2】。

2 信息时代下档案管理工作中存在的主要问题分析

档案管理工作并不是针对档案简单的进行管理，它包括一个系统又比较复杂的过程，档案收集、档案整理、档案价值评估、档案编目与管保管，档案管理统计与检索以及档案利用与相关研究等多个方面的内容。目前，档案管理工作中存在的诸多问题，以下就对档案管理的具体问题进行分析。

2.1 规划与设计不合理

对现阶段档案管理工作进行实践考察与分析，发现阻碍信息化管理的重要原因是当前档案管理工作中，规划与设计严重滞后。规划与设计方案是否科学、合理直接影响着后期的档案管理工作的开展，也就是说规划与设计的质量严重影响着档案管理水平与效率。在度档案信息资源进行归档分类以及整合处理的时候，由于受到各个地区相关要求、经济发展水平以及权限等多种因素的影响，无法形成统一标准，也就说规划与设计工作并没有相关的制度与标准来参考，只是凭借设计人员与其他工作人员的经验等开展工作。此外，档案信息是随着市场需要变化的，它不是固定不变的，在档案信息化管理系统设计的过程中并没有充分分析与探究档案信息特点，具有一定的盲目性与随意性【3】。

2.2 我国法律体系不健全

档案信息化管理模式需要依靠国家相关政策与法律法规的支持与保障，虽然我国已经针对档案的信息化管理出台了一些法律法规，但是这些法律法规比较宽泛，没有对档案信息化管理模式建立与开展工作进行细致的规定，没有形成系统化与规范化的标准，还有待完善与进一步发展。此外，档案的政治属性在传统上一直存在，但是随着社会进步与人们思想意识的提高，档案政治属性逐渐退去，但是相应的档案管理体制并没有得到改进与完善【4】。

2.3 服务模式与方式落后

随着社会经济的发展，人们的要求与需求也越来越高，近几年，档案管理服务对象与范围不断扩大，逐渐向服务基层以及周围区域延伸，也就说档案管理已经走向基层人群。但是在涉及到保密信息等情况时，其经济效益与社会效益受到严重影响。同时，在信息网络建设当中，档案信息系统与网络建设层次不一，没有统一的标准，达不到高效的服务与规范模式。内部的数据分析因为没有统一的规范与标准，不能实现档案信息共享的需求，当然无法进行档案的信息化管理【5】。

3 信息时代下档案管理工作创新的策略分析

3.1 加强规划与设计

规划与设计方案是否科学、合理直接影响着后期的档案管理工作的开展，也就是说规划与设计的质量严重影响着档案管理水平与效率。在信息化档案建设过程中，需要根据企业的实际情况，将当前的文件资料纳入到档案信息管理系统中，实现档案信息资源的统一管理。此外，对于处于混乱状态并需要分析整合的档案数据在管理的过程中，科学分类归档，最好档案数据的保存工作，为后期的数据资源共享奠定良好的基础【6】。

3.2 档案管理体制的创新

针对现阶段松散的档案管理状况，首选要建立完善的档案管理机制。在国家政策方针为指引，规范管理档案的行为，将档案管理的工作细节化，工作由哪个部门管理必须明确，并且要建立相应的责任制度，对档案管理工作中出现任何问题都由相关负责人来承担。在信息与科技不断发展的时代，要完善档案管理手段，利用技术手段进行管理，提高工作效率，并实现档案管理的科学化与规范化。建立分工明确、权责统一的管理制度，保证各个管理人员可以各尽其职，对于管理中出现的问题可以及时、有效解决，保证档案管理工作顺利进行。在明确职能分工前，需要对管理人员进行专业的评定，对于管理水平较差的人员需要进行一定的培训，在培训之后，根据其管理能力分派到各个岗位，并由领导进行监督与管理，形成一个整体性的档案管理体系。

3.3 转变档案信息化的服务理念

首先樹立正确的服务理念，提高服务意识，充分认识与理解信息化时代下档案管理工作创新的重要性与意义。不是全部的档案信息都可以公布，我国相关法律有明确规定，涉及国家秘密、个人隐私等档案不可以公布，除了这些保密性档案外，可以适当扩展档案信息化服务的范围与对象。同时，对档案信息化管理工作进行积极指导与鼓励，不断突破与改进传统档案管理的弊端，撇弃腐旧的思想观念，与时俱进，使档案管理工作更加规范化与科学化，为档案信息化管理模式的建立奠定良好基础。

4 结束语

在信息时代背景下，代表着人们可以享受到更高的科技成果，突破创新，与时俱进，档案管理工作的方式与工作模式应该紧跟社会发展的脚步，顺应时代发展的潮流，不断进行自我反思与自我创新。档案管理工作的创新发展，不仅对社会产生重要作用，还积极影响着学校、政府等相关部门。计算机是时代发展的产物，是人类先进的科技成果，档案管理工作的相关人员要具有创新思维与意识，将科技成果与档案管理工作相结合，根据档案管理工作的具体情况，进行考察与分析之后适当结合。运用发展与联系的眼光看问题，在尊重社会发展规律的基础上，充分发挥人的主观能动性，紧跟时代发展的步伐，顺应时代发展的要求，对档案管理工作的方法与内容进行创新，开拓思维，加强档案管理意识，实现档案管理的科学化与规范化。

参考文献

[1]葛金石.关于信息时代下档案管理工作的创新分析[J].现代职业教育，2016（15）：64.

[2]许静.浅谈信息时代下高校档案管理工作的创新[J].亚太教育，2016（11）：40.

[3]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究，2016（04）：77.

[4]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015（34）：129.

[5]张玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].赤子（上中旬），2015（01）：150.

[6]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新——以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济，2014（16）：35-36.

作者简介

谢洪运（1962年12月25日），男，山东高密人，大专，助理馆员，主要从事档案管理工作。