基于大数据时代背景下的档案管理探讨

殷贵琼

摘 要：档案管理的范围较为广泛，任务量也较大，在大数据时代的背景下，档案管理工作有着巨大的挑战。怎样才能够在大数据时代的背景下将档案管理工作做好，这是目前各大企业都需要重点解决的问题。本文将从在大数据时代背景下给档案工作带来的机遇与挑战进行探讨，并对大数据时代背景下应该如何将档案管理工作做好进行一系列的阐述。

关键词：大数据；时代背景；档案管理

在大数据时代的背景下，各个行业需要对庞大的数据信息进行管理，这给管理人员带来了极大的挑战，人们也开始注意到各类信息数据急需整合和管理，档案管理行业也是如此。所谓档案，就是将各类零乱、分散且数量较大的的信息按照一定的规矩和要求进行整理，逐渐形成历史记录。档案管理工作数量较大，任务较为繁重，那么在当今大数据时代背景下，档案管理工作者应该怎样才能够做好管理工作，这是当前需要解决的关键问题。

一、档案工作所面临的挑战

（一）改变传统档案管理理念

档案管理工作就是针对不同类型的档案进行分类、整理，在大数据的时代背景下，各个类型的信息数据逐渐增多，对于庞大的数据信息，想要做好档案管理工作，就需要强大的决策判断能力、归纳整理能力[1]。传统的档案管理理念已经不适合当今大数据时代的要求和发展需求，传统的管理理念已经被当今时代所淘汰。

（二）对档案管理工作者的要求

传统的档案管理方式在当今大数据时代背景下逐渐被淘汰，档案管理逐渐向着更科学、更专业的方向发展。在大数据时代背景下，档案需要运用分布式构架的方式进行管理，这也对档案管理工作者提出了更高的要求，要求档案管理者有丰富的工作经验和专业的能力[2]。在大数据时代背景下，档案管理工作在各个方面都发生了巨大的变化，这就增加了档案管理工作的难度，也就要求管理工作者具有更高的能力。

（三）档案管理工作所面临的挑战

传统的档案大部分是以电子档案和纸质档案为主。而在当今大数据时代背景下，档案管理工作发生了巨大的变革，各类信息数据迅速增加，这是档案管理工作的一大挑战[3]。在大数据的时代背景下，档案管理工作不仅仅是对庞大信息数据的归纳整理和储存，最重要的是要用科学、专业的方式对信息数据进行正确处理，并发掘档案信息的重要价值。

二、档案工作带来的机遇

（一）档案储存

随着时代的发展和进步，各类信息数据迅速增长，面对逐渐增多的数据大部分档案管理部门都建立了数据库。但是，随着信息数据的不断增长，数据库的缺陷也逐渐显露出来，数据库的存储量有限，旧的档案信息会逐渐被新的档案信息所替代，导致大量档案丢失。在大数据时代的背景下，各种新型技术的出现，逐渐解决这种弊端，也能够对档案进行备份处理，不会再出现档案丢失的情况。

（二）使档案应用方便

传统的档案管理方式有各种各样的弊端，传统的档案管理方式不够完善，传统的档案主要以电子档案和纸质档案为主[4]。传统的档案管理方式对档案的运用处于被动的状态，应用档案时需要花费大量的时间，也需要更多的资金来支撑。因此，大部分人不会选择利用档案资源。在大数据时代背景下，档案管理工作主要是指：对庞大的数据信息进行合理的储存和科学的分类。大部分用户可以在信息数据中迅速搜索到所需要的档案资料，从而可以更好的发掘信息数据的价值。在大数据时代的背景下，档案的使用更加方便，也提高了档案的利用率。

三、怎样做好档案管理工作

（一）提高技术，培养人才

在大数据背景下，档案管理系统大部分采用云计算，这种计算将不同的工作负载聚集起来。那么，这就要求更多的资源，也就导致系统成本的增加，在大数据模式下系统的故障也会出现的更加频繁[5]。除此之外，技术和人才也是大数据档案管理能够正常运行的主要条件，大数据专业人才除了需要具有专业知识，还需要具有更加强大的综合能力，在大数据下，档案工作涉及到不同的领域与学科。所以说，技术和人才也是大数据档案管理的重要条件。

（二）提高档案管理工作的能力

在大数据时代背景下，档案管理工作者需要面对更高的挑战，不论是档案管理工作的水平，还是档案管理的方式，都有着更大的难度。因此，各大企业需要加强对档案管理工作人员的培训，只有这样才能够使档案管理人员的职业技能迅速提高，才能够更好的提高档案管理工作的水平和效率。不论是政府部门还是档案管理机构组织或是企业、部门都应该积极宣传关于档案管理的新思想、新理念[6]。同时，还需要引进档案管理专业的相关人才，提高档案管理人员的整体素养，使档案管理工作在大数据时代下能够更好的生存与发展。

（三）建立档案监管制度

在大数据时代的背景下，档案管理工作相比之前更加方便。但是在面临机遇的同时就会有相应的挑战。在大数据时代背景下，档案信息变得更加具有开放性，而这种情况会使档案的安全系数下降，往往存在着档案泄露或者档案被盗用的情况。因此，应该建立完善的档案监管制度，和档案准入标准，有了相关制度的约束，能够使信息数据得到更好的保护与利用，使档案泄露的风险减少，使信息数据的利用率提高。政府部门和各大企业需要起到带头作用，将档案的监管工作重视起来，对档案监管工作加大技术和资金的投入，增加对档案的管理机制，使其能够更好的适应大数据时代的发展。

（四）与大数据公司进行合作

在大数据时代的背景下，想要完善档案的管理工作，就需要很好的管理技术和管理水平。因此，需要对思想观念进行不断的更新，冲破行业对思想的约束，还需要寻找更加有效的管理途径，也可以和相关的大数据公司进行合作，在合作过程中可以不断学习、探索和开发更加适合自身的档案管理技术。在大数据时代的背景下，各种类型的信息数据大量涌现，仅仅用计算机并不能够完成对相应数据的分类、分析以及处理。同时会应用到云计算、处理等一系列的相关技术。所以，想要将档案管理工作做好，就需要运用多种渠道，还需要在档案管理工作中应用大数据技术。

四、提升档案的利用率

在大数据时代的背景下，档案管理的系统大部分采用数据库的形式，并建立了大量的机构化数据，这使数据的利用率大大的提高了，远超过传统档案管理的利用率。大数据档案的操作相对简单，并且可以运用简单的操作对大量的信息数据进行筛选与分析，在数据与数据之间建立相应的关系模式。这种大数据档案不仅大大的提高档案的利用率，而且提高了信息数据的价值。

五、结束语

总体而言，在大数据时代的背景下，给档案工作带来的不仅仅是机遇，更多的则是挑战。因此，对于档案管理工作人员来说，需要抓住机遇，迎接挑战。档案管理工作人员需要更加重视对档案的管理，需要不断的提高自我，提高整個档案管理工作的素养，为档案管理工作注入新鲜的血液，更新对档案管理的思想观念，敢于尝试新技术、新方法，将档案管理工作做好，保证档案资料的安全，并将档案资料的价值发挥到最大。

参考文献：

[1]蒋艳华.浅析大数据时代背景下的档案管理[J].档案管理，2017（5）：56.

[2]阿尔夏·巴代力汗，秦占科.大数据时代背景下的档案管理研究[J].办公室业务，2017（13）：94.

[3]袁晓光.大数据时代背景下的档案管理初探[J].中外交流，2017（36）：90.

[4]柴华.大数据时代背景下的档案管理研讨[J].黑龙江科学，2017（24）：170-171.

[5]吴晓.大数据时代背景下的档案管理浅析[J].建筑工程技术与设计，2017（25）：2394-2394.

[6]马丹.大数据时代背景下档案管理问题探讨[J].新商务周刊，2017（12）：244.