高校档案服务创新的实施路径探索

赵作严

【摘要】本文通过分析目前档案管理工作的现状可知，高校档案管理还存在一些不足之处，比如档案管理工作的地位有待提升，相关人员的素质需要提高等等，针对这些问题，本文提出了解决问题的实施路径。

【关键词】高校档案；服务创新；实施路径

【中图分类号】G273.5；G647.24 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）32-0017-02

引言：高校档案管理之所以非常重要，一是因为其可以为高校管理者提供重要的决策依据，二是其关系到高校的可持续发展。高校档案见证了高校一路的发展，同时，还有许多重要的资源和信息，这就需要提高管理水平，创新档案管理。

一、高校档案管理现状

目前，高校档案管理的发展并没有随着时代的发展而真正与时俱进。因高校的招生人数不断上涨，这必然会给高校档案工作带来很大的挑战，不过，在实际过程中，一些高校仍然无法充分重视档案管理工作。对于高校而言，有许多工作需要做，比如做好教育，进行人才培养，搞好科研，提升招生管理工作质量等等，相比之下，档案管理工作可能就会显得无足轻重。实际上，档案管理对于搞好上述工作具有积极的作用，尤其是在人才培养、教学和招生等方面，都具有重要的辅助意义。

不仅如此，一些高校的档案管理还需要进一步提升信息化建设，虽然也结合计算机与网络信息技术提高了档案管理的效率，可是有些学校的信息化程度较低，在档案管理方面还存在手动工作的现象，在分类、检索、利用效率上都有待进一步提升。关于档案管理的人才培养工作有待提升，或者并不重视这一方面的工作，一些档案人员的信息应用意识较低，不能充分做到与时俱进。

二、高校档案服务创新的实施路径

1.加强档案信息化建设，统一信息和数据

随着信息化程度的不断加深，高校档案管理也具备了信息化建设的意识，不过在投入力度方面还有待进一步提升。加强档案信息化建设，是提高服务质量的关键。随着高校招生人数的不断扩大，相应的教职员工也在不断增多，各种信息层出不穷，给高校档案管理工作带来了很大的挑战，这就必须要借助信息化手段实现服务的创新。要建立高校档案信息管理系统，统一高校档案信息化系统标准，将信息化建设能够全面开展和实施，促进其能够与高校教育信息化同步，尤其能够在高校網站等一些网站上实现资源共享与档案管理，有助于提高工作效率。信息管理系统的建设主要是针对高校中多个种类的档案，其可以实现科学的归类、整理和检索，因此，要构建完善的高校档案信息化管理体系，使其能够充分对各类信息进行科学整合，实现信息的统一管理。

为了实现信息统一管理，建议将各类数据信息汇总到同一个数据库之中，注重数据的及时更新，避免信息之后，同时也可以方便检索。数据越多，就越要注重档案管理的安全，及时构建有效的信息安全管理体系，提高相关防护措施，加强系统操作应用权限，以加密保护等方式实现有效的信息化安全管理。

2.重视档案管理，全面提升管理水平

首先，学校要重视档案管理，提升服务水平和管理水平，因为档案管理的水平好坏与学校其他工作有密切关系，正所谓牵一发而动全身，这就更需要重视档案管理。高校的管理者要充分重视档案管理工作，加大投入力度，进一步完善高校档案信息化管理系统，参照国家的相关标准，使得这一建设能够做到与时俱进，充分为高校的其他工作开展奠定坚实的基础。为了进一步提升高校档案的服务水平，还要注意相关人员的素质提升，加大培训力度，因为许多工作仍然需要工作来开展，其从业人员的素质将直接关系到这一工作的水平是否得到提升。

3.明确自身地位，实现工作有效衔接

高校档案服务实现创新的前提是要使各大档案管理人员能够具备完善的服务意识，能够意识到该项工作对其他部门和其他工作带来的重要影响。因此，高校档案管理工作绝不是孤立存在，而是要通过相关人员完善的服务意识和专业水平开展工作，使其能够与各部分工作有效衔接。比如，在人才培养、人事管理等工作之中，高校档案都会起到很大的作用，首先，该工作可以为其提供有效的信息；其次，在开展相关数据、信息统计、分析时，档案管理也需要充分参与其中，为信息的统计、归档和利用提供有效的途径；在查找信息时，完善的信息技术和网络技术能够实现高校档案服务效率的提升，为所需人员的信息查找提供方便，有效实现信息资源共享。当前，高校档案管理工作需要结合各个部门的实际情况，建立有效的信息化网络，方便相关负责人对信息开展合理使用。要明确使用权限，加强安全管理，使档案管理工作充分发挥作用的同时，还可以确保其使用安全。

4.创新人才培养机制，培养素质高的档案管理人员

人才的培养至关重要，因此，要不断创新人才培养机制。第一，提升档案管理团队的整体素质。明确其职责，做到工作内容明确划分，按照人才的优势进行岗位职责的划分，力求做到科学合理，提高管理效率。第二，建立完善的管理制度和考核制度，使各岗位人员能够按照要求进行工作，不断提升自身素质，并通过科学、公正的考核方式正确展现工作人员的工作情况。第三，建立完善的激励制度，激发工作人员的积极性。第四，鼓励档案管理人员不断学习，加强培训，鼓励其加强自身教育，提高自身含金量。

综上所述，为了提高高校档案的管理质量，实现创新服务，就需要明确该工作的地位，采取合理、科学的方式进行管理，加强投入力度，培养一批有素质、专业水平高、有经验的档案管理队伍，使其能够不断创新，为高校档案管理工作的进步作出贡献。

参考文献

[1]王友良，周罗轩.高校档案服务创新的必要性及实施路径研究[J].湖南冶金职业技术学院学报，2009，9（03）：66-70.

[2]杜晓明.高校档案管理工作的创新与发展[J].职大学报（学术），2014，（05）.