浅析企业档案编研工作的原则、步骤与方法

文/乔军玲

企业档案编研成果是一种通过对企业档案信息资源的提炼和编辑研究，为企业决策者以及各行各业各层次管理和技术工作者提供满足企业需求的“再创性”知识产品，也是现代企业档案工作发展的重点之一。本文介绍了企业档案编研工作的原则、步骤与方法，为企业档案人员更好地理清档案编研工作思路提供参考。

档案编研工作是档案业务中技术含量较高的一项深层工作，通过对档案信息进行编研加工成册，使档案资源条理化，并将其编辑成为更具利用价值的方便使用的工具书、企业历史发展沿革等企业档案研究成果，向企业员工提供更高级别的档案利用方式，进一步提升档案利用效率以及利用价值。企业档案编研有其工作的原则、步骤和方法，现做以下简要叙述。

一、企业档案编研工作的原则

1.编研成果具有系统性原则

档案编研最终成果具有系统性，编研成果的谋篇布局、书目、索引、编写的入手与分类编研操作以及最终的总结，都需要系统性叙述。这样做可操作性也强。作者对编研材料的组织要着眼于全局，既有目的性的选择成果性材料，也不允许忽略前人成果的经验性甚至教训材料的选录。

2.编研工作应遵循时效性原则

编研成果应具有一定时效性，尤其是对现实工作具有指导作用，对后来的工作也有查考作用，编研成果的时效性与其技术价值几乎成正比。

3.编研成果应具有实用性原则

编研成果最终具有实用性，可利用价值并不够高的编研工作成果，是不值得花时间以及人、财、物力去研究的。只有对现实工作有指导意义，对科研、生产工作有促进作用，或具有总结参考价值，能有效满足企业各行各业各层次人员工作中使用，如查找资料，研究对比数据等等作用，才能真正实现档案资源的作用，档案管理经济效益及社会效益的整体功能才能充分发挥，结合企业需要，为决策者、中层管理者以及科技专业人员提供高效高质量服务，才是企业档案编研人员研究选题的立足和着眼点，也是档案工作者提供主动服务的有效手段。

4.编研工作应坚持灵活性原则

企业档案一般处于集中统一管理状态，以方便利用和开发企业档案资源，有效地降低管理成本。档案工作者根据实际现状，对企业档案不断进行调节和整理，一方面为企业档案管理工作提供基础保障，另一方面在档案整理过程中，可依据企业所处行业特点和时代特性对企业经营管理信息、机器设备基础管理、产品工艺改良成果、技术研发关键数据、重大科学技术创新等资料及时进行归纳总结提升，对档案进行深加工，编辑研究档案编研成果，灵活掌握方法方向，更好地为现代企业和社会发展服务。

二、企业档案编研工作的具体步骤

恰当的工作方法可以有效提高企业档案编辑研究工作的效率，在进行企业档案编研工作时，可以将具体工作分为以下几个步骤。

一是严把选题关。选题是编辑研究工作的起点，同时也是关系到编辑研究工作质量成败的关键。选题时应注意把握住三点要素：技术研究过程中出现的问题；执行工作任务时出现的问题；档案管理工作者发现的问题。

二是制定编研工作方案。选题确定之后，需要确定研究目的和写作要求，拟订大纲、主干及方向，明确人员分工、阶段任务的完成时限及具体工作方案。

三是对文本材料进行筛选取舍。同一篇目下有时可选用的材料往往不止一份，如何取舍需要档案编辑研究人员具有审慎的工作态度和专业的判断，这也是决定编辑研究质量高低的重要因素之一。

四是进行汇编整理完成初稿。经过编辑加工的文本材料，再经过汇编和整理，档案编研的初稿基本完成，之后档案编研人员要进行自审，然后送交上级主管审阅批准。

五是信息反馈。档案编研文本初稿要根据使用者的意见和建议积极进行修改，以不断完善编辑研究成果。

在进行以上工作时应注意尽量缩短编研周期。企业档案编辑研究工作往往牵扯头绪多、材料庞杂，容易耗时过长，为避免编辑研究的资料落后于企业现状，落后于社会发展形势，从而失去研究价值，档案编研人员在收集和使用材料的过程中，要注意加快工作节奏并要不断及时地更新相关材料。同时，要充分利用计算机科技信息技术，实现企业档案编研工作从纸质向电子媒体的转化。

三、企业档案编研的类型及方法

1.编研大事记

大事记是机关、团体、企事业单位记载自己重要工作活动，在自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。作为档案信息开发的重要形式及最终编研成果，大事记深受企业各层次各行业管理及技术人员欢迎。档案编研工作者可以向这一重要编研成果方向深入研究。大事记的写法一般是按照时间顺序把事情发生发展的过程，系统而简要地记述下来。大事记的结构分为大事时间和大事记述两部分，大事时间要求记载准确的日期，并按大事发生的时间先后顺序排列，以便反映事件发生、发展的进程。大事记述是大事记的主要组成部分，要求选择反映事物的本质的事件，并照顾事件之间的联系，形成一个有机体系，通过许多重大事件的记述，展示历史发展的概貌和规律。具体记录范围包括以下方面：重大方针、政策、法律、法令、规章制度制订、贯彻和实施；重要会议的召开及过程；重大政治活动；行政区划和地名的变更、体制改革、机构成立、合并、撤销和名称改变，主要领导人任免；获得的上级、本级有关部门奖励的科研成果、工作业绩；重大建筑、工程的开工；重大事项和案件；重要的外事、外贸活动等等。另外，大事记的完成最终需要有关领导及部门以及专业人士的再次确定，以保证编研成果的真实可靠性。一部优秀的编研成果一定是经得起时间和专业人员多重考证，一定有其现实以及历史存在价值。

2.编辑各种简介

简介，大到企业简介，中等的科研成果简介、设备仪器简介、工程类简介、销售产品简介等等，甚至小到种类繁多的具体某个小产品简介。

产品简介在企业档案编研工作中较为多见，其内容包括：产品种类，基本数据，生产性能，属性，生产指标，产品用途，特点，与国内外其它产品的区别，优缺点，获奖情况等，并且产品简介应做到针对企业内外使用者有别的编研。可适用文字、图表、目录等多种方式，对外树立企业形象，开辟市场，对内供技术人员分析对比，是本产品的第一手资料，不但有现实使用价值，还有历史留存数据价值。

3.各类信息汇编

这一体裁包括管理导向信息，质量信息、生产信息、财务信息、市场营销信息等等。为领导决策服务，为企业各专业工作者服务是档案编研工作的重点任务，有关管理者需求的导向信息汇编应与社会主义市场经济体制相适应，便于领导熟悉有关政策、标准，以及各层次管理者技术人员从中摸索事务发展运行规律，为解决工作中的实际问题提供参考。

作为信息主要载体，档案在企业可持续发展中发挥着愈来愈重要的作用。目前，国内外企业面临现代化大变革，人工智能时代的到来，产业转型，企业改组等一系列重大历史事件，需要大量有价值的档案信息，而档案编研则是提供各类档案信息服务的最好手段和最佳途径，档案管理，尤其是高层次的档案编辑研究工作更显示出为企业领导者及广大员工主动提供信息服务，总结分析形势，提供可参考有利用价值的深加工信息来源。让我们档案专业工作者，与时俱进，钻研业务，做好信息储备，迎接大时代的到来！