新时代加强机关档案工作的思考

文/郭 萍

新时代机关档案工作应围绕十九大主题进一步提高管理水平：一要牢固树立“为党管档、为国守史”观念，增强抓好档案工作的自觉性和主动性。二要树牢大局意识、服务意识和创新意识，充分发挥机关档案工作在资政、民生及文化建设和历史研究领域的独特服务作用。三要推进机关档案数字化建设，实现以实体保管为重点向数字化为主要形式的管理模式转变。

“明镜所以照形，古事所以知今。”档案是最真实的历史，是历史得以回顾的明镜。机关档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。党的十九大提出“不忘初心、牢记使命”，做出了中国特色社会主义进入新时代的发展定位，明确了建设社会主义现代化强国、实现中华民族伟大复兴中国梦的发展目标，对我国政治、经济及社会全面发展具有指导性和标志性意义。新时代该如何加强机关档案工作，如何围绕十九大主题提升机关档案工作水平，是当前急需思考的问题。

一、牢固树立“为党管档、为国守史”观念

机关档案工作是党和国家机关工作中不可缺少的基础性工作，真实记录和还原着机关人与事的发展脉络，沉淀着机关事业发展的经验与教训。从某种意义上讲，机关档案工作是“为党管档、为国守史”，对党和国家事业发展具有十分重要的意义。然而从现实情况看，当前不少党政机关对档案工作的重要性的认识还不够到位。

问题分析：一是有些机关对档案工作重视不够，档案意识淡薄，工作力度不强。虽然机关档案工作被列入工作计划，但很少被摆进重要议事日程，专门研究部署不够，这是造成机关档案管理水平不高的重要因素。二是档案系统专业人才总量不足、结构问题突出、断档问题严重，从事档案具体管理工作的人员配备不强、人员流动太大、专业素养不够，甚至个别机关没有专门的档案管理人员，档案干部队伍的素质能力已经成为制约档案事业发展的突出短板。三是档案管理知识不足，没有对机关全体同志进行系统的档案知识培训，甚至有的机关干部不清楚什么材料文件必须归档，什么时间归档，按什么程序归档。四是档案管理规范化不强，相关制度不健全，一些管理漏洞尚未有效填补，容易造成档案管理底子不清、查档难，甚至产生档案篡改造假等问题。

对策及建议：各级机关必须从“为党管档、为国守史”的高度，深刻认识档案工作的重要性，不断增强抓好档案工作的自觉性和主动性。一是加强档案业务知识和法律法规的培训学习，要把培训的对象从从事档案管理人员向全体机关干部延伸，可纳入公务员初任培训和任职阶段培训，提高全体机关干部对档案管理相关规定的知晓度，提高对档案资料收集归档的自觉性。二是健全机关档案管理制度，制定机关内部档案收集保管查阅的规章制度，健全档案业务规范化考核机制，夯实档案管理工作各个环节的责任。三是健全档案安全防范体系，定期对档案管理工作进行检查，从人防、物防、技防各个方面把档案安全防范落在实处。四是配强档案管理工作人员，适时选派参加专门业务知识培训，提高档案管理专业素养。

二、充分发挥机关档案工作的独特服务作用

开发利用档案信息资源服务是体现档案价值的核心。从历史的角度看，档案的作用不仅是对当下信息的刻录，更是对未来的借鉴和启迪。作为一种回溯性信息，其核心价值在于信息记载和信息服务。但当前机关档案工作在发挥这种独特性服务作用方面还存在不小差距。

问题分析：一是档案利用视野还不够宽阔，深度开发使用不够，目前对机关档案的使用多停留在核查信息层面，在系统整理运用档案记载的历史方法和经验指导未来事业发展等方面做得不够，没有真正发挥档案在机关工作中的传承和延续作用。二是档案管理未能及时跟进中央要求。党的十八大以来，中央要求在各级党政机关全面建立权力、责任和公共服务清单，尤其十八届六中全会提出要公开权力运行过程和结果，完善权力运行制约和监督机制。当前，一些机关的档案管理工作思路仍未有效转变，在权力运行中形成的具有保存和利用价值的文件资料未能全部纳入归档范围，档案资料的完整性有待进一步提高。

对策及建议：做好档案服务工作，必须树牢大局意识、服务意识和创新意识，全方位为本机关和社会提供档案信息服务，切实提升服务能力和水平。一是围绕服务中心开展工作，把档案工作与机关工作大局和工作重心结合起来，变被动服务为主动融入，加强档案资政服务。二是围绕服务民生开展工作，重点收集整理扶贫救助、就业社保、公共服务等与人民群众切身利益密切相关的档案资料，确保人民群众依法使用档案资料和政务信息，推动建立完善的档案公共服务体系。三是围绕服务文化建设和历史研究开展工作，充分整合档案资源，加强档案编研工作，形成丰富人民精神文化生活的档案文化精品，为编修地方志等历史研究工作提供大量可靠的档案资料。四是围绕全面从严治党开展工作，积极跟进中央安排部署，对照各级各部门权力清单，将权力运行中产生的相关文件、会议纪要、会议记录、各类报表等资料，统筹纳入归档和管理范畴，为全面从严治党构建坚实的信息基础。

三、着力推进机关档案数字化建设

信息化时代已经到来，机关档案数字化、管理信息化已成大势所趋，运用大数据、互联网、云计算等手段提升机关档案工作水平成为重要课题。当前机关档案大多以纸质形式为主，收集查阅依然是人工交接模式，这样的档案管理模式已经难以适应机关工作需要。

问题分析：一是传统的纸质化档案容易增加管理成本，长期保存的档案因为纸质老化、虫蛀等问题造成信息缺失，档案流转不能及时完成。二是多数机关归档目录实现信息数字化，但档案全文信息数字化困难重重，电子文档的收录与资料归档严重脱节，造成档案搜索、查阅过程不便捷；三是缺少技术娴熟的综合型档案管理人才，既精通档案管理专业技术，又熟练计算机操作，懂得数据传输技术的档案工作者寥寥无几。

对策及建议：推进机关档案数字化建设，必须坚定不移地落实“存量数字化、增量电子化”要求,打破传统档案管理模式的束缚，创新档案管理方式，实现以实体保管为重点向数字化为主要形式的管理模式转变。一是统筹规划档案信息化工作进程。明确档案信息化归属机关的工作理念，将档案信息化工作纳入本机关信息化建设整体规划，确保机关信息化工作全面协调发展。二是逐步推进传统载体档案数字化。针对库存档案，要按照需求为导向、必要为原则进行分步整理，选定永久保管或者利用率特别高的档案为对象，优先进行数字化加工，实现本机关档案数字化工作的横向启动。三是积极推进文档一体化工程。将档案信息化需求渗透至文件生成过程，依托电子政务网络，从文件产生源头出发，对电子文件实现前端控制、全程监管、跟踪收录，做到所有新生电子文件集中备份、统一保存，建立档案检索汇编体系，实现本机关档案信息化工作纵向铺开。四是提升档案数字化建设能力，加强档案部门对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导，重点突出计算机应用、电子档案管理等实用技能培训，鼓励档案管理者开展档案信息数字化研究，努力打造精通档案管理、熟悉信息技术的档案管理队伍。