如何加强铁路项目施工单位档案管理

文/舒明磊

随着铁路建设的快速发展，铁路项目档案数量随之增多。面对目前铁路项目档案管理中存在的诸多问题，必须实施档案管理与工程施工同步管理，落实责任，齐抓共管，确保项目档案齐全完整准确，更好地发挥项目档案的价值作用。

自2007年铁路第六次大提速以来，铁路客运发生了翻天覆地的变化，出现了大量的“高速铁路、动车、客运专线”，国家“十三五”规划高速铁路将覆盖全国80%以上的大城市。随着铁路项目的增加，项目档案的数量也大幅度增长，在项目档案管理方面会出现众多问题。为了更加高效利用档案，充分发挥档案价值，为集团公司经营开发、编研等活动奠定基础，更好地为集团公司服务，加强项目档案管理就成为目前的重要任务。

一、项目档案现状

1.档案原件份数问题

铁路项目一般工程量大、施工周期长，一道工序就会产生大量资料，加之项目技术人员少，又没有专门的资料员，项目技术人员平时工作中只填写一份施工资料，这样一来只能保证交给建设单位的档案是原件，最后给施工单位留存的资料只能是复印件。另外，档案工作和施工不同步，导致资料相对于现场施工进度滞后。档案是保存备查的历史记录，必须是第一手的原始资料，复印件无论从法律角度或者从档案本身来讲，都不能发挥其凭证和法律作用。

2.工程竣工资料填写不规范

项目管理一般无专门的资料员，这样就会造成责任落实不到位，资料丢失、损坏现象屡屡发生。有些资料需要监理、设计单位签字的地方不完整，有些竣工资料存在随意涂抹和修改痕迹，甚至有些施工单位为了赶进度，造成部分资料积压或漏签，以至于出现代签现象，这样势必造成数据缺乏真实性，一旦工程出现问题，资料不但不能起到参考作用，反而会带来困扰。

3.项目档案移交滞后

在项目成立之初，建设方通过施工合同对归档资料从质量、份数、移交时间上做了明确规定，施工单位在给建设方或运营单位移交资料时都比较积极、主动。但是等到施工单位给自己公司档案室移交资料时相对较晚，也存在应付了事的现状。项目完工后，大部分人员都已经撤场，负责竣工资料移交的人员和资金都不足，留守人员的待遇相对较低，没有激励机制，影响了资料员的积极主动性，以至于档案移交滞后。

4.人员问题

首先是项目没有固定的资料员，管理资料的人员更换频繁，不能始终如一地跟进一个项目，往往在离开工作岗位时也不能准确交接工作，另外，项目所属上级单位的档案员多为兼职，不能全身心专一干好档案工作，到最后也只能是项目交什么资料就收什么资料，完全失去了原有的监督、指导业务的职能。

二、问题分析

造成以上四种现状的原因，主要有三点原因：

一是因为领导对档案价值的认识还不到位，出现“重建设、轻档案”的现象。很多项目只注重施工进度和工程质量，忽视了施工资料的收集，认为竣工资料管理就是一项附属性的工作，只有到了竣工验收的时候才开始突击补资料，这样既影响了竣工验收也容易造成竣工资料缺失。

二是项目资料人员的档案业务水平和归档意识参差不齐，加大了档案质量控制的难度，档案管理责任落实不到位，相应的约束激励政策也不到位。

三是缺乏相应的激励约束机制。无论对项目负责人，还是对档案相关人员，都缺乏考核，造成档案工作主动性不强。

三、项目档案管理思路

1.档案管理与工程施工同步实施

将档案管理融入工程管理的全过程，实现各环节的同步实施：项目初期，集团公司应以文件形式点对点地将档案收集范围和整理要求的相关文件发至项目部，引起项目相关人员的重视，让项目负责人、项目资料员从开工就了解集团公司对档案的要求，将档案的收集、整理工作渗透到日常工作中；在施工过程中，集团公司档案人员可适时到项目部进行指导工作，实地检查项目资料的形成、积累和管理工作，对于不合格的档案立即整改，将问题消除在现场或初始状态；在项目竣工时，项目所属上级单位档案人员应参与预验收环节，建立档案管理成效与项目领导考核、乃至与公司招投标资格挂钩，凡是项目档案管理不规范、为后期档案利用不畅、给公司带来损失的单位，应予以严肃追责，可取消一定范围内的投标资格。

2．全员参与，逐级管控

根据“谁形成，谁整理”“谁主管，谁负责”的原则，档案管理不仅仅是项目资料员的个人工作，也是整个项目，乃至所属上级单位的工作之一。档案管理实行“统一领导，分级管理”的原则，根据集团公司二级建档、二级管理的原则，项目资料员应先对项目档案按照公司发文及档案管理制度组卷，将卷内目录发至三级单位档案员，待档案员检查无误后，再向二级单位档案室报审，通过层级指导、检查，不仅将档案工作做细、做实，还可以提高档案人员的业务水平。

3．落实责任，齐抓共管

在项目成立之初，应设立资料室，并配备专门的资料员，负责项目从开工到竣工所有资料的管理，这样既对全程资料质量监管，又将归档工作化解到日常工作中。同时，建立工程档案管理激励机制，将项目档案整理移交工作纳入三方协议或者内部承建协议中，通过档案保证金或项目风险抵押金等手段，激励项目相关人员做好归档工作。

4．加强档案队伍建设，培养档案专业人才

档案队伍建设需要进一步加强，特别是档案专业技术人才与现有需求缺口较大，具有实际档案工作经验的人员较少。档案人才除了靠理论知识学习，更多的是来自于实际工作经验，要从实践中锻炼出来。特别是二级、三级公司的档案管理人员，只有提高了自身的专业素质水平，才能真正落实监督、指导作用。单位应定期组织项目资料的相关人员进行档案管理相关知识培训，增强档案意识，熟知竣工资料组卷方面的知识和流程。

铁路项目档案与铁路施工是相辅相成的，每一次技术革新、成果创新都是以档案为基础，从档案资料中提取施工技术创新所需，反之，又为档案积累奠定基础。由此可见，铁路项目档案的收集、整理等工作是尤为重要的。