信息化背景下事业单位会计档案管理的优化

梁华杰 陈诗佳

一、引言

会计档案记录着与单位管理相关的经济事项，是各项财务工作开展的基础依据，对反映单位发展过程中各项经济事务有着重要的参考价值和现实意义。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、表现形式、管理手段、利用方式均发生了较大变化，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，并形成了大量电子会计档案，需要予以规范。为了顺应时代发展，提高会计档案管理质量，财政部、国家档案局对全国会计档案管理工作进行了规范化、现代化改造，并于2015年12月11日颁发了新的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行。新的管理办法将电子会计档案纳入会计档案范围，重点增加了对电子会计档案的管理规范，完善了会计档案的定义及范围，增加了会计档案移交的管理要求，对会计档案的销毁程序以及保管期限等都做出了相应的调整。这些调整对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。

二、会计档案信息化概述

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接受或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。随着经济的发展和科技的进步，会计档案信息化已成为大势所趋，不仅推动了财务处理的自动化和高效化，更有利于提高会计档案管理水平。财政部、国家档案局修订发布了新的《会计档案管理办法》，在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案；二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存；三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，并且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

三、会计档案信息化的意义

（一）有利于财务处理自动化

当前中国发展进入互联网创新经济新时代，计算机具有高效的信息处理能力，能够方便快捷地输入、存储和输出信息，并进行逻辑推理及判断。电子会计档案管理系统是对电子会计档案进行数据采集、归档、编目、管理和处置的信息系统，可以使电子会计档案管理更加高效、规范。电子化管理是通过对系统功能进行设置，计算机自动生成会计凭证、账簿、报表，自动判断会计数据的获取和核算规则，自动判别会计档案的真实性、完整性和可靠性，也能对会计档案信息资源进行分类、分析加工和收集、归档、保管和利用，实现了财务业务处理自动化。单位可以设置适当的会计核算系统，以保证准确、完整、有效地接收和读取信息化会计资料，输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，也可以设定经办、审核、审批等必要的审签程序，从而大大提高工作效率和工作质量。

（二）有利于提高会计档案管理水平

对会计档案进行科学高效管理，并且将会计档案管理结合事业单位实际需求进行调整是单位管理决策、实现高效率的会计信息开发必不可少的环节，能够加强会计档案管理，并且有效保护和利用会计档案。实施会计档案电子化管理后，电子档案管理系统将来自会计核算系统和其他业务系统的电子会计数据集中收集，并对会计档案信息进行归档、保存和利用等管理，实现了会计档案数据集中管理、统一管理和全程管理，提高了档案资料管理的规范性和效益性。推动电子会计数据的深度开发和有效利用，也能为政府决策和管理提供多维度、更具参考价值的会计信息。另外，会计档案实现信息化后不仅能够节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少人力物力资源耗费，并且能提高工作效率，方便工作人员管理，从而推动事业单位会计档案管理水平的提升。

四、事业单位推进会计档案信息化路径分析

（一）健全会计档案管理制度

会计档案管理制度是规范会计档案管理流程，保证会计档案真实性、完整性、安全性、保密性、可用性、规范性原则的重要保证。事业单位应根据我国《会计档案管理规范》制定符合单位发展要求的管理条例，健全和完善会计档案管理制度以及电子档案管理系统管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。稳步推进会计工作的规范化、标准化、制度化，同时为会计信息化建设提供必要的人力、财力、物力保障。

（二）加强信息化会计档案安全建设

会计档案的首要标准即是准确、真实和安全，这也是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，其反映的是经济活动的质变，因此要求资料的准确度极高。单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。信息化会计档案管理依靠信息系统以及网络环境而存在，单位在对电子会计档案系统进行建设的同时应该保障系统运行、档案管理过程的安全，以提高会计信息的保密性和安全性。应当采取有效措施,防止电子会计档案被篡改。另外，建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（三）加强人才队伍建设，培养高素质人才

当今科技水平发展迅速，高素质的会计从业人员对于准确完成会计核算和归档工作是不可或缺的。为了更好地完成会计工作，就要加强会计档案管理人员的理论知识学习以及业务实践训练，不断提高网络技术和会计档案管理软件的运用水平。单位要加强人才队伍建设，加强素质教育和专业培训，功以才成，业由才广，要努力培养高素质的会计师和档案管理人员，不断提高从业人员的专业技能和综合素质，最终推动我国会计档案管理制度的健全和完善。

五、结语

会计档案是事业单位会计核算的重要财务信息。在当前互联网创新经济新时代背景下，会计档案的信息化、规范化管理已经是大势所趋。想要促进事业单位会计档案的进一步发展，就需要顺应时代进步，加大会计档案管理信息化的应用力度。推进会计档案信息化管理，建立科学高效的会计档案管理制度，这对于事业单位会计档案的管理有着积极的推动作用。

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