高校教学档案管理的创新模式思考探析

郭婷

摘 要：高校教学档案种类繁多，数量庞大，从专业培养方案到教师讲课记录再到学生成绩登录，形形色色，客观有效的反应高校历年的教学活动，对展现高校教学历史与高校教学改革历程具有重要的参考价值。进入二十一世纪，电子信息的飞速发展将人类社会带入了互联网+的时代，计算机、校园网等网络信息技术在高校的普及给高校教学档案管理工作提出了新的要求，运用数字化手段创新高校教学档案管理工作势在必行。针对当前高校的教学档案管理工作在制度上、部门之间的协调和部门管理水平等方面存在的问题，通过树立高校教学档案管理创新意识，建立高校教学档案管理标准与管理制度，规范高校教学档案内容及分类，建立高校教学档案管理体系，做好教学档案信息平台建设工作，加快高校教学档案管理工作的创新。

关键词：高校；教学档案；管理模式；现代化平台；创新探索

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2018）01-0021-03

Abstract： There are many kinds and a huge number of teaching archives in colleges and universities which range from the professional training program to the teacher's lecture record and the student achievement registration， and these archives objectively and effectively reflect the teaching activities in colleges and universities over years and have important reference value in showing their teaching history and reform process. In the twenty-first century， the rapid development of electronic information brings human society into the era of Internet +， and network information technologies such as computer and campus network are popular in colleges and universities and put forward new requirements for teaching archives management work. Therefore it is imperative to use digital means to innovate teaching archives management work in colleges and universities. Aimed at the existing problems in systems， coordination between departments and management level in the departments， the information platform construction work of teaching archive is well done and the innovation of teaching archive management work is accelerated through establishing the innovation consciousness， standard and system of teaching archives management in colleges and universities， standardizing their contents and classifications and building management system of teaching archives.

Keywords： colleges and universities； teaching archives； management model； modernization platform； innovation exploration

二十一世紀，随着电子信息技术的飞速发展，高校的教学档案管理工作也开始由传统的纸质档案管理模式向信息化、电子化的管理模式转变。由于高校教学档案关系到高校的教学管理工作，是高校教学活动过程的客观反映，也是高校教学水平和教学质量的客观标准，因此探索新形式下高校教学档案管理模式的创新，提高高校教学档案管理的水平具有较为重要的意义。

一、高校教学档案的特点

高校教学档案包括了高校教学工作文件、教学大纲、教学日志、教学计划、教学改革、教学试卷、听课记录、教研活动等高校教学工作方方面面的内容，种类繁多，内容丰富，材料丰富，专业性强，归档时间各不相同。

（一）高校教学档案内容繁多

来源于高等院校教学活动的各个环节的教学档案，数量庞大，是高校档案中数量最多、种类最为复杂的一部分。其中既包括了专业培养方案、教学课程设置、教学改革文件等有重大保持价值的教学文件，也包括了各式各样的教学规定、教学条例、教学部门制定的规则制度办法等文件，还包括了各二级学院的教学记录材料，如教学工作细则、教师教研活动记录、教师听课记录、教师备课情况、教师课件检查情况等，另外还有数量众多的学生教学档案，如学生每门课程的成绩表、平时成绩单、期末考试试卷、学生毕业论文等等。数量庞大种类繁杂是高校教学档案的一大特色。这些方方面面的教学材料忠实的记录和反映了高校的教学过程，也是高校教学质量的集中体现。

（二）教学档案形式多样，归档方式各不相同

高校的教学档案数量庞大，种类繁多，归档方式归档时间各不相同也是高校教学档案的一大特色。由于高校教育分为了研究生教育、本科教育、专科教育、继续教育等多个办学层次，不同的办学层次有着各自不同的办学定位、教学要求、课程设置及课程目标，由此带来各具特色的管理方式，不同的课堂教学方式、不同的学生入学情况以及学生学习特点产生了各不相同的教学档案。同时，记录课堂教学的原始资料也各不相同，从传统的纸质听课记录到现在的电子图形记录、由传统的备课本到现在的多媒体课件，由传统的纸质考试试卷到现在的光盘拷贝，形式多样的教学档案，归档方式各不相同，有按教学年归档的学籍表、毕业材料等，也有按自然年归档的教学行政文件、学籍处理规定等。这样种类繁多归档方式各异的高校教学档案亟待引入信息化的管理方式。

二、高校教育档案管理模式创新的必要性与目的

正如前文所言，高校的教学档案是高校档案中数量最多、种类最为复杂的一部分。面对种类繁多、归档方式各不相同的教学档案，引入信息化的管理方式创新高校教学档案的管理模式非常必要。

（一）教学档案是高校教学的重要环节

高校的教学档案是高校教学活动的重要表现形式，做好高校教学档案管理工作对于展现高校的教学发展过程具有较为重要的作用。高校教学档案中包括教学工作日志、教学课程设置、教学大纲、教学日历、教学进度、教研室活动等多项内容，通过教学秘书的详细记录，能客观有效的反应高校历年的教学活动，对展现高校教学历史与高校教学改革历程具有重要的参考价值。高校的进步和发展离不开档案管理工作，同时随着高校教学质量评估、专业建设评估等活动的开展，高校领导也逐渐认识到教学档案管理工作的重要性。这些在日常教学活动中逐渐形成、累计的教学档案为高校的健康发展和教学科研革新、领导决策等工作提供了重要的参考数据，是高校教学工作中非常重要的一环。

（二）高校教学档案创新的必要性

进入二十一世纪，电子信息的飞速发展将人类社会带入了互联网+的时代，计算机、校园网等网络信息技术在高校的普及给高校教学档案管理工作提出了新的要求，运用数字化手段创新高校教学档案管理工作势在必行。高校本身作为走在时代创新前沿的、知识更新较快、技术优势领先的科研教学场所，若教学档案的管理方式还在沿用传统古老的方式，是不能跟上高校前进的步伐。因此高校教学档案管理工作必须进行数字化创新，通过建立数字档案信息系统，满足高校教学改革发展的需求。

（三）高校教学档案管理创新的目的

创新高校教学档案管理工作，是为了更好的为学校的教学与科研服务，建立现代化的教学档案管理系统，方便高校师生查询、利用相关档案内容，提高高校教学档案掛你的规范化、标准和现代化的管理水平。首先，高校利用现代化信息技术拓宽教学档案的编研内容，建立教学档案信息化管理系统，方便高校各职能部门、高校师生通过高校教学档案管理平台查询相关信息，做到高校教学和管理资源的共享工作。通过创新高校教学档案管理工作，提高高校教学档案规范化、现代化和标准化的管理水平，转变传统以纸张为主的档案管理、整理、收集形式，采用光盘、U盘、移动硬盘等形式处理高校教学档案中的内容，通过扫描上传，将高校教学档案以数字的形式进行储存，极大的节约了高校教学档案管理所需的物理空间，也节省了纸张。同时，数字形式的高校教学档案更容易归档管理，使高校教学档案管理更加规范化和标准化。

三、当前高校教学档案管理工作存在的问题

作为现代高校教学管理工作的重要信息资源，教学档案在高校教学活动中的地位举足轻重。然而，当前高校的教学档案管理工作无论是从制度上、部门之间的协调和部门管理水平等方面都存在着不少的问题。

（一）高校教学档案管理制度不健全

当前，不少高校的教学档案管理工作是由教学秘书完成，各个院校的教学档案管理、整理工作基本上是教学秘书在日常的工作中顺手完成，没有建立专门的教学档案管理制度，没有专门的人员从事教学档案管理工作，没有关于教学档案的相关文件规定，领导重视程度也不高，致使部分高校的教学档案内容不全，教学评估、专业评估检查时发现教学档案存在诸多问题，甚至有部分高校采用临时补齐教学档案的方式来应付检查。这充分说明了当前不少高校亟待建立系统完善的教学档案管理机制，规范高校教学档案管理工作。

（二）教学档案管理部门工作职责不清

由于高校的教学档案内容繁多，设计到高校教学方方面面的内容，档案较为分散，高校各个教学职能部门均直接或间接承担着教学档案管理工作。这样的多头管理模式极易导致教学档案管理工作职责范围不清，每个部门都在管反而导致教学档案管理工作的职责不清，一旦教学档案工作出现纰漏，各个部门推诿扯皮现象较为突出。各二级院系并没有将教学档案管理工作当做一项专门的工作，其教学档案的归档只是在教学管理过程中的一种自发行为，一旦涉及到档案管理工作中较为专业的方面，则有可能存在档案遗失现象。

（三）专业档案管理人员较少

部分高校成立了专门的档案管理部门，但却受到高校年年扩展的影响，档案管理人员疲于应付学生档案相关工作，无暇顾及高校教学档案的管理。另外，专门的档案管理部门也只是在整体上统筹安排高校的教学档案管理工作，各二级院系具体的教学档案收集、整理、管理工作并没有专业的人员管理，大多交给了教学秘书兼任。一旦教学秘书面临开学、补考、期末等繁重的教学管理工作时，极容易出现忽视教学档案的整理和归档，进而影响高校教学档案的完整性。

（四）高校教学档案应用价值没有得到充分体现

作为高校教学评估工作中重要的评估材料，高校教学档案展现了高校的教学水平、教学日常管理工作，是衡量高校教学质量的重要指标。同时，在高校日常教学管理工作中，可以通过教学管理档案查询高校历年来的教学工作进展，利用教学档案深化高校教学内容改革，因此，高校的教学档案具有十分重要的应用价值。然而，当前部分高校的教学档案管理方式落后，教学档案管理依然以纸质的传统管理方式进行，部分教学档案收集不完整，整理不规范，教学档案基本上没有实现数字化管理，难以充分体现高校教学档案的应用价值。

四、创新高校教学管理模式的具体措施

（一）树立高校教学档案管理创新意识

面对信息时代电子计算机的飞速发展，高校应当及时树立高校教学档案管理的创新意识，从培养教学档案管理人员专业的档案管理知识能力入手，帮助其转变传统的认为档案就是整理历史的观念，树立面向未来的教学档案管理意识。让传统的着重于历史考察和历史凭证工作的档案工作转为为高校教学改革决策提供信息、提供研究高校未来教学改革方向的凭证。培养教学档案的开发与利用的意识。树立高校教学档案管理的创新意识，不断提高高校教学档案管理工作人员的业务素质，实现高校教学档案管理工作的跨越式发展，促进高校教学管理工作走向新的台阶。

（二）建立高校教学档案管理标准与管理制度

高校教学档案信息资源建设是高校教学档案管理工作的重点，在其建设、开发运用的过程中，实现信息化需要各项管理规定的保障，当前在高校教学档案信息资源管理中存在着管理方法、管理手段落后等一些问题，影响了高校教学档案的建设。为了提升高校教学档案的建设质量，需要制定相关学校和二级学院的管理标准或规范，为高校教学档案信息资源的质量管理提供参考依据。只有这样才能不断满足高校教学档案信息资源信息化建设的需要。

建立健全高校教学档案管理工作规章制度，根据高校档案管理的规范化要求，结合高校自身实际，建立一套规范的高校教学档案管理制度，要求高校各教学单位按照这一标准统一执行，让教学档案的收集、整理、分类、保管等环节都按照统一的档案管理规章制度严格执行。

（三）规范高校教学档案内容及分类

由于高校教学档案的种类繁杂，档案收集工作从开学到期末一直不间断的进行，档案收集具有广泛性、复杂性、分散性和周期性的特点，因此一定要规范高校教学档案的内容及分类标准，才能顺利做好高校教学档案工作。总的来说，高校的教学档案内容一般包括以下几个方面：1.教学管理类文件，包括了教学计划、教学大纲、教师课程讲义、课件、教学执行计划、教学日志等等内容；2.教学过程管理档案，包括了新课申请审批表、教师听课记录表、学生作业评估情况、课程考试试题、课程评分标准、试卷分析报告、课程成绩表、学生实践教学论文等；3.学籍档案管理，包括了学生学籍异动、学生奖惩情况、学生成绩汇总等；4.教研成果，包括了院系的科研材料、教学改革材料、教改论文等。要按照档案分类的标准，以教学档案的层次结构，根据教学活动的先后顺利进行分类整理。具体做好以下几个方面的工作：首先，要求教学秘书按照高校教学档案管理制度严格执行档案的收集工作，对于学校下发的各类教学相关文件，严格文件档案的收发登记工作；其次做好零星材料、文件的收集工作，同时要改变以往教学档案只依靠教学秘书收集的情况，建立专兼职人员结合的档案管理队伍，做好高校的教学档案转折工作。

（四）加快教学档案管理工作的现代化建设

高校教学档案种类繁多，需要加强高校教学档案的系统化管理，建立现代化的电子信息建设。首先院系应当重视教学成果材料的收集工作，确定院系教学中产生的各种教学档案均一一收录，没有遗漏；其次要做好档案的整理工作，对收集上来的教学档案进行科学的分类，特别重视有价值的学术材料、教学材料的归档工作，加快建立二级学院的档案类目，便于随时调查使用档案；第三要加快档案管理的现代化步伐，运用扫描仪、计算机、照相机、U盘、移动硬盘等设施做好高校教学档案的数字化工作；最后加快高校教学档案的数据库建设工作，积极引进国外先进标准建立教学档案电子信息库，同时要保障及时更新数据库，确保档案数据库的实施有效性。

（五）建立高校教学档案管理体系

对于当前教学档案管理部门工作职责不清的现状，建立由学校领导、二级学院负责人、专职档案管理员组成的教学档案管理体系，具体每个岗位的工作职责，避免出现问题后的推诿扯皮现象。制定详细的教学档案管理评价体系，在二级院系内进行教学档案工作检查评比工作，同时将评比的结果作为衡量二级学院教学管理水平的重要依据。要确保二级院校的教学档案工作不落后于教学工作，确保各项教学档案材料的累积程度与高校教学材料的产生情况一致，同时做好二级院系的教师教学档案整理工作，强化教学档案的监督职能，切实提高高校教学档案的管理水平。

（六）加强高校教学档案管理队伍建设

做好高校教学档案管理队伍建设，提高教学档案管理人员素质，通过加强在职人员培训和引进高素质人才，切实增强高校教学档案管理队伍的能力。通过加强思想政治教育，提高高校教学档案管理工作人员的政治觉悟，帮助其认识到做好高校教学档案管理工作的重要性，培养一批忠于职守，踏实肯干，作风正派，爱岗敬业的高校教学档案管理工作者，切实做好高校的教学档案管理工作。通过加强在职人员的职业培训工作，提高他们的业务水平，通过培训提高教学档案管理队伍的数字化操作水平，使其能熟练操作扫描仪、照相机、計算机、U盘等电子设备做好高校教学档案的数字化工作，使其具有专业的信息素养能够胜任现代化的教学档案处理工作。

（七）做好教学档案信息平台建设工作

逐步推行高校教学档案信号平台建设工作，做好高校教学档案信息化、系统化、网络化工作，改变传统纸质档案的现状，充分利用数字档案信息库节省档案存放空间，建立数字档案信息库，方便高校职能部门、高校教师查阅教学档案，通过网络化的教学档案服务，实现高校教学资源的共享，提高高校教学档案的利用率。

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