严格遵守干部工作条例，做好干部人事档案工作

蔡晓丽

党的十八大以来，中央对干部人事档案管理进一步从严要求，出台了从严管理干部的系列规定，干部人事制度改革也不断深入，对干部人事档案工作提出了更高的要求，也将干部人事档案工作提到了更加重要的高度。面临新形势、新要求，干部人事档案管理必须转变观念，更加严格地遵守干部工作条例，管好用好干部人事档案，以更好地为党的干部人事工作和中心工作服务。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引入注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分

领导干部对人事档案丁作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，由此形成 “说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要” 的状况。这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨着人事制度改革向纵深推进，机构调整，内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投人不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

3.人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但是，在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以 “千篇一律”、“如出一辙” 的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

4.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的 “单位人” 变为 “社会人”，人才的流动造成成人档分离，弃档不用的人员越来越多。

5.人事档案材料制作不规范。干部档案材料须统一使用16 开规格的办公用纸，大于或小于16 开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊。但是，近几年来，时常有A4 纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》、《晋升职称审批表》、先进工作者呈报表》等等。这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往 “顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

6.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学 技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术 手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。有的单位虽然把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

7，人事档案利用工作水平较低，其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理、轻服务的现象使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

二、新时期干部人事档案管理工作的对策与思考

1.提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳人议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核、分级分类指导、等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；应经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

3.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，集服务性与保密性于一体。因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

4.健全管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善备项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

5.注重人事档案材科收集，提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术职称晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，和真实性态。

6、改进和完善档案功能，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，

如涉及养老保险、医疗保险、仝业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使其具有的功能更加适合用人单位对人才的需求。三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少 “弃档” 现象。

7、加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别重视与人才服务机构之间的沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料，使新形成的各類流动人员的人事档案符合管理要求，以便提供利用。

8，加强人事档案管理现代化和信惠化建设人。人事档案是 人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档 案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体

组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观要求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输人计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，既方便利用者，又提高人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，从而走出目前人事档案所存在的制度困境。

（作者单位：高密市不动产登记中心）