事业单位人事档案现代化管理的几点思考

彭云龙

在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。随着近些年来经济体制的改革深化与经济水平的提升，未来事业单位的人事档案网络信息现代化管理工作也要切实做到与时俱进，要积极引入新的技术和管理模式来开展人事档案网络信息现代化管理工作。

一、人事档案网络信息现代化管理的重要性

（一）信息可以永久保存。大家都知道，采用传统的纸质材料档案文件数据管理方法保存，在长期保存过程中的极易受到损伤，其中不仅包括天气等自然因素的影响，还包括处理破坏等因素。档案管理的重要性不言而喻，如果传统纸质文件破损，很难得到修复，造成信息丢失难以恢复，影响难以预测。但是，如果采用档案网络信息管理技术，不仅可以复制，防止造成损害和损失的自然或人为因素，而且还便于携带，极好地保证文件的简单性，文件信息可以永久存储。

（二）查阅信息更加简便。使用传统的文件管理方法，即使对文件进行早期细致分类，后者也会在查询信息中消耗大量的能量。而面对厚厚的文件，很容易在搜索中发现遗漏，找不到必要的材料。另外，在搜索過程中，很容易打乱原始文件的顺序，给后续工作带来很大的麻烦。而如果对文件进行网络信息现代化管理，不仅可以帮助我们轻松查找信息，而且不会扰乱文件的顺序，与传统管理方法相比有太多的益处。传统的纸质档案管理效率低，信息检索的准确性不高，已经很难适应网络时代的需要，数字档案网络信息现代化建设成为未来几十年的发展趋势。

二、人事档案网络信息现代化管理的研究

（一）更新档案网络信息化管理设备，进行技术创新现阶段。想要提高事业单位档案管理信息化水平，不能只提高对其工作重要性的认识，同时也要切实保障工作所需的物质因素。针对于此，事业单位必须要革新原有的档案管理观念，要与时俱进，朝着建立网络信息现代化档案管理的方向发展。在实际操作时，事业单位首先要做好档案管理信息化设备建设工作，投入足够的资金来引入更加先进的技术和相关设备，同时做好设备养护工作。在考虑引入先进技术时，事业单位要严格根据自身实际情况来执行，同时做好现有设备的升级工作。事业单位要尽可能在档案管理工作中引入更多的网络高新科技技术，同时利用好这些信息技术来提升事业单位档案管理的效率与质量。在当前形势下，事业单位就可以使用云计算技术和大数据技术来管理档案。

（二）重视人事档案管理网络信息化建设的安全机制。人事档案管理信息化建设也需要建立起相应的安全机制，事业单位要建立起相应的档案信息管理规章制度，同时对现有档案信息安全保障系统加以完善。要做好日常档案信息的备份工作，同时建立起相应的档案恢复机制，提高档案存储的安全性。与此同时，事业单位档案管理人员要具备一定的职业道德，同时树立起网络信息化安全管理意识，做好安全技能的学习工作。在开展档案网络信息化管理时，要切实意识到互联网的使用对于现有工作的作用和潜在的威胁，同时要确保计算机与互联网使用的安全性，避免遭受来自第三方的攻击而导致档案信息外泄甚至是遭到篡改。此外，事业单位档案管理人员还要做好电脑的安全使用工作，要做到档案保存电脑专用，并且将纸质存储和数字存储分开存储，从而确保档案信息的完整与安全。

（三）配备专业的事业单位信息化档案管理人员。档案管理工作对档案网络信息现代化建设的发展是一个专业性很强的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理专业知识的要求，还必须有生产技术等方面的了解。这样，档案工作就可以更有效。不仅如此，随着网络的普及、成熟，数据的标准化和各种系统软件的应用，对档案工作人员的专业素质也提出了更高的要求。然而，也有一些档案公职人员，无论是档案知识的学习，还是计算机网络技能不够全面。过去，简单的纸质文件的归档和停留在文本的实践中已经远远不能满足当前档案信息管理的需要。如果要维持现状，档案人员不具备必要的、适当的培训，必将导致档案信息管理的发展滞后。有一些机构没有电子文件管理缺失，磁介质的特殊设备文件存储和数字档案对设备的依赖性较强，给电子文件管理和访问信息的日常工作带来很多困难的问题，这直接影响着信息的机构的过程。

（四）提高领导专业水平。随着社会经济的快速发展，人事档案管理工作也在不断完善着。在当前阶段，事业单位人事档案管理工作模式存在着一定的问题，逐渐难以适应当前的发展模式。针对于此，事业单位档案管理部门领导层要切实结合当前社会体制发展状况和相关要求来做好人事档案的实时更新工作，要使相关管理人员切实了解最新的档案管理理念，同时确保人事档案管理工作能够顺利进行下去。与此同时，还要做好事业单位人事主管人员的法律法规培训教育工作，要通过先进档案管理政策与知识来开展单位内部控制培训工作，不断提高单位人事档案管理的工作效率与质量。此外，事业单位还要做好人事档案管理工作基础性设施建设，要确保人事档案管理工作的基础设施建设力度，设立专门的档案管理室，并且采取专业保护措施，最终实现有效保障事业单位人事档案保存工作质量。

（作者单位：潍坊市奎文区校舍建设管理办公室）