“互联网+”时代办公信息化建设的思考

朱明 查定军

摘 要：随着“互联网+”时代的到来，信息技术飞速发展，信息处理应用在行政事物发展过程中起着广泛的作用。但目前基层行政办公部门的信息化建设普遍比较滞后，影响各单位行政办公信息化建设的主要原因是外部没有利用的环境，内部没有利用的水平。本文在结合目前行政办公信息化建设的目标需要及发展现状的基础上，提出了推进行政办公信息化建设的三点建议。

关键词：行政办公；信息化建设

随着信息技术的飞速发展，互联网、局域网和自动化办公系统的深入开发和应用，行政办公方式发生了巨大的变化，信息处理应用在行政事物发展过程中起着广泛的作用，信息化建设也越来越受到各行政管理部门的重视。如何抓住“互联网+”时代的有利机遇，进一步加强行政办公信息化建设，提升办公效能，是值得深入研究和探讨的问题。

一、信息化建设的定义及目标

1.信息化管理的概念界定

国内对信息化管理的定义是：将分散的、孤立的信息汇总形成一个完整的信息管理链，贯穿事件的起因、经过、完成、监督、反馈以及改进与修正的整个过程，通过系统分析得到所需的各类报表和重要内容，使信息得到充分利用和共享。国外对于信息化管理侧重于供应链管理，定义为：在正确的时间和地点提供准确的信息，使获得信息的人利用信息实施控制过程，最终实现自身的目标。

综合国内外关于信息化管理的定义来看，信息化建设就是通过信息化的手段，通过过程管理和资源整合，为管理者和决策者提供定量的、准确的信息，实现有效组织的管理目标。

2.行政办公信息化建设的目标

行政办公是一个单位系统正常运行的保障，工作范围非常广泛，包括各种合同管理、收发文件管理、招投标管理、财务管理、档案管理、设备管理、物资管理、工作文件等等，内容繁琐而复杂。信息化管理是一种管理手段，其目的通过信息化手段实现管理规范化和决策科学化。行政办公信息化建设主要是利用现代网络信息技术和其他相关技术，改造、完善办公业务程序，突破局限，实现一个单位各部门工作的优化重组，促进行政办公工作科学、高效、有序运行。同时，利用现代信息处理技术，对各部门的基础数据进行整理、分析、加工，获得最有效的参考信息，更好地发挥行政办公服务决策的功能。

二、行政办公信息化建设的现状及原因分析

1.行政办公信息化建设的现状

目前基层行政办公部门的信息化建设普遍比较滞后，大部分单位仍然停留在传统纸质办公，尽管电脑普及率已经达到非常高的水平，但相互间缺乏有效的网络沟通平台，信息交换多采用QQ或是U盘传送，常会出现无管理痕迹、数据不准确等问题，不利于工作的交接和延续，效率比较低下。即便有些单位内部已经实现办公自动化即OA系统，但仍然比较薄弱，缺乏必要的全局规划、共享程度低，信息资源在各部门之间缺乏缺乏连贯性和兼容性，有些部门还仍然存在着系统运行较差，重视前期的基础建设、忽视其后的更新与改造以及各种软硬件维护更新不当等现象，真正能够达到物尽其用的还比较少。

2.制约办公信息化建设的主要原因

影响各单位行政办公信息化建设的主要原因是外部没有利用的环境，内部没有利用的水平。具体来讲，一方面是由于传统的办公理念与管理体制是信息化发展的阻碍因素。没有将信息化建设提高到管理层面上来，忽视其在现代化管理中的作用，再加上我国网络信息安全技术尚且存在一些问题和漏洞，不能适应“互联网+”时代行政办公信息化的发展要求。另一方面是由于欠缺信息管理的机构与专业技术人才。目前各单位普遍缺乏信息化管理机构和专职技术人员，必然导致信息化建设难以满足工作需求。

三、“互联网+”时代推进行政办公信息化建设的建议

1.提高信息化建设的重视程度，建立完善的信息工作机制

领导层应提高对办公信息化建设重要性的认识，“互联网+”时代的逐步深化，大数据技术的深入推广，使信息的准确性、及时性的作用更加凸显，为领导各项决策工作提供了更为便捷的条件；必须强化行政人员的信息化意识，特别是需要转变观念、更新知识，不断提高计算机、互联网的应用技能。另外，还需要完善的工作机制，明确相关工作的内容和程序，以规范的管理促进信息化建设。

2.健全数据信息系统，加大基础设施建设的投入力度

一方面，应建设安全、可靠、开放、高效的信息网络，引入办公自动化系统，实现方便快捷的办公信息发布和查询，使各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化；另一方面，应积极建立全局性的业务数据运行系统，收集各部门各项业务基础数据，充分借助大数据技术对各种数据资源进行分析，实现信息处理的计算机化、信息分析的精细化、信息存储的有序化和信息检索的自动化，实现各种信息资源的交流与共享。另外，必须加大对信息化基础设施建设的投入力度，提升现有系统支撑平台的硬件备份能力，扩大主服务容量和带宽，安装更新各类操作軟件，加快信息的收集传递和加工处理速度，提高工作效率和服务水平。

3.坚持信息化建设过程管理，注重建设与运维并重

鉴于目前普遍存在重建设、轻维护，造成资料浪费和效率低下的现状，在信息化建设预算中，应将运行和维护费用与建设投入费用同时考虑在内，并要将运维费用放在更加重要的位置，要占一定的比例。同时设计运行和维护的具体实施方案，根据项目建设的特点，划定运行维护范围的内容以及经费测算标准，加强信息化建设的过程管理，根据行政办公的现实需要，及时对系统进行更新和维护，保证系统的有效运行。

4.增强信息化人才队伍建设，提升信息系统分析能力

整合资源，优化布局，建立一支以办公室信息工作人员为主、各部门信息工作人员为辅的信息化人才队伍，加强信息化业务培训，使其能够熟练掌握各种网络平台系统和公务管理系统，及时优化更新知识结构，掌握最先进的信息工作方法和技术，切实增强信息搜集、筛选、归纳、加工、传递和反馈等各种信息处理技术。同时，要主动适应“互联网+”时代下，信息化发展的要求，积极采用现代化的信息技术和手段，增强信息化意识，完善信息网络，建立资源共享、协助攻关的动态机制，提升信息的系统分析能力，充分发挥信息化在行政事物工作中的综合管理和信息服务工作，促进行政办公事业的科学发展。

本文通讯作者：查定军

参考文献

[1] 中办国办印发《2006 -2020 年国家信息化发展战略》.[2010 -08-25]http：//news.xhuanet.com.

[2] 赵继伟.大数据背景下高校办公室信息化建设的思考[J].当代教育理论与实践，2015（3）.

（作者单位：空军军医大学第一附属医院耳鼻咽喉头颈外科）