新时期高校档案管理系统的研究

摘 要：现代社会变化迅猛，巨大的竞争压力要求各行业有更高的工作效率以及更低的劳动成本，而信息技术可满足这一愿景，改善各行业现有模式存在的缺陷，为此高校档案管理领域也在推进信息化建设。高校档案主要用于记录高校的关键信息，是学校发展历史的缩影。随着时间的推移，高校需管理的档案信息越来越多，档案管理处工作人员的工作强度也越来越大，因此有必要采取相应措施来降低工作人员劳动强度，而引入信息系统替代现有模式是可行的解决方案。

关键词：新时期；高校；档案管理

高校档案，存储了大量珍贵的学生档案资料，包括不同历史时期各个学生的学籍信息以及成绩信息等，这些档案对学生和高校而言是非常珍贵和难得的。然而该高校档案处依然采用单一落后的模式管理档案信息，这种模式存在很多缺陷，如档案查询困难、档案信息易丢失以及档案信息无法共享等，这些都极大地限制了档案管理处的作用，因此构建一个满足学校实际的需求的档案管理系统是未来的发展趋势。建立档案管理系统的作用主要体现在如下几个方面：

1. 完善纸质档案管理模式，提高档案的存储周期。学校档案的传统管理模式，主要是以纸质文件作为载体，以各种存在规律的编码来支持档案的收藏和查询，事实上都属于对档案原始信息的记录。然而纸质管理模式容易丢失或者损坏，而引入信息技术可完善档案管理模式，提高檔案信息的存储周期。

2. 加强高校档案全流程的管理档案管理工作所涵盖的内容十分庞杂，工作量相对较大，所涉及的业务种类较多，因此建设一套系统来理顺这些业务的工作流程，管理这些复杂的业务流程。通过对档案管理信息系统需求的分析，重新认识档案管理信息化业务的流程，实现档案管理信息化业务的再造。

国内外研究现状和发展动态。

在国内，对档案管理系统目前使用情况对比调查分析，我们发现，大多数企业和政府机构、学校等单位多采用软件定制的方式，根据自身档案管理的特点和要求采用不同的系统软件。有些是独立的系统，有些是与信息管理系统结合为一体，或者附属于信息管理系统。这些软件系统的共性是以档案管理为目的，以传统纸质媒体的图像化处理、储存为处理方式，把传统纸质媒体资料电子化管理，这样一定程度上节约了纸质的使用，节约了资源，但其管理内容是二维的，静态的，对资料之间的关系和动态化没能彻底解决。这样会造成在实际运用中，很多动态的图像资料不能很快地处理，导致了档案处理的不及时，影响了使用的方便性和快捷性。其原因一方面是开发能力的缺失，譬如一些档案管理软件采用的数据库比较简单，使数据之间的关系不够密切；另一方面是在动态化管理档案的设计上没有理论的创新。对文档和资料没有很好的结构化，没有结构化的数据只能采用文件化管理的方式，不能对结构管理、数据对比、版本和安全进行支持和保障，虽然可以对二维化形式的表格数据进行整理和查询，但对文件化存储的非结构化数据就不能很好地处理。因此可以说面向对象的数据库系统还处于一种不够成熟的阶段。

档案管理系统对动态过程管理所遇到的问题进行根本性解决，就需要从理论上进行创新，以全新的角度对问题做分析，全面研究目前国内档案管理系统的特点后，当前档案管理系统有以下几点不足：

1. 在档案管理的主要处理方式上基于文件系统，这种环境下用户对目录结构没有标准化的操作，也没有遵守国家档案局设定的标准来进行限制。这直接导致了档案编号和取名的不够统一化，从而造成其可读性差。

2. 因为文件取名的随意性，用户无法根据其名字很好地判断文件的实际含义。这种情况下文件的使用者要具备一定的网络知识，对网络的架构、文件的具体路径才能进行访问和控制操作。

3. 因为数据库的简单，档案管理系统对数据的操作如查询和检索也太过单一。现在多数档案管理系统只能在现有的数据结构上操作，不能智能地选择构化新的数据形式。查询是数据管理的最重要的功能，其优劣直接决定了档案管理的性能。

4. 数据的导入导出能力差。档案管理一般都有很多历史遗留数据，需要在使用时把过去的数据全部或者有选择地输入到系统内部，完成无痕交接。而目前的档案管理系统不能很好地导入数据，出现丢失、批量错误等问题，而对数据打印等导出也有不兼容的情况发生。

5. 在国外，档案管理也是一个研究热点，但是由于我国档案管理需求与国外档案管理需求不一样，所以我国档案管理研究重点与国外档案管理存在一定的区别，在档案管理信息化平台研究中，由于欧美等发达国家的计算机技术以及信息管理系统的研究与应用都比我国起步要早，发达国家的档案管理技术的研究与应用技术也更加的成熟，在欧美等发达国家，高校都有成熟的档案管理系统，由于我国和国外档案管理的需求不一样，因此我国的档案管理系统不能够完全使用国外的相关系统。

基于高校档案管理需求开发了相关的档案管理系统。随着信息化的不断加强，档案管理系统也有了相应的变化，目前随着档案管理中数据的海量化过程，使得大型档案管理系统成为了一个研究热点，通过大数据管理技术以及智能化档案管理技术，建立大型的成熟档案管理系统，进一步提高档案管理的效率以及信息化管理水平是国内以及国外在档案管理方面的研究重点。

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作者简介：

谭婷婷，湖南省株洲市，湖南铁路科技职业技术学院。