基于办公自动化环境下医院档案管理的研究

吕琳琳

【摘要】本文分析了医院档案管理在办公自动化环境下的特点，并结合工作实际，提出办公室自动化环境下医院档案管理工作的改善措施。

【关键词】办公自动化;医院档案管理;现代化管理

医院档案管理在医疗服务、基础设施配置、医疗科技研究等多个领域都具有较高的参考价值，是医院服务管理的重要工作内容之一。在办公自动化环境下，现代化、自动化的医院档案管理工作已经成为了必然趋势。以计算机网络系统为基础，利用先进的科学技术，使档案管理现代化、自动化得以实现，同时使医院档案资料的准确性与完整性得到保障，也使得医院档案的使用寿命大幅度延长。

一、医院档案管理在办公自动化环境下的特点

办公自动化是指利用网络平台、计算机等诸多先进技术和设备，以及丰富、完善的办公模式，使办公需求得以满足的一项技术措施。在办公自动化的大环境下，医院档案管理工作的特点可以大致总结为三点，分别为：

（一）管理效果高。医院档案管理工作涉及内容较多，例如医疗档案、病人病理、器材设备、人力资源等，而档案管理人员在对纸质材料进行分类整理、归档储存的过程中，工作量大，管理效率较低。而在办公自动化的环境下，医院档案管理通过专门的管理软件，在计算机网络系统的利用下，可以实现对档案资料信息的有效处理归档，使档案的归档速度与信息检索速度和质量均大幅度提升。

（二）存储安全。传统纸质档案资料受环境的影响较多，使用寿命较短，长期的存储放置会使纸质档案资料上的文字资料因空气中水分与温度等因素的作用下，导致文字资料模糊不清，无法进行有效辨别，同时影像资料的画面质量也会受到较大影响，使存储质量大幅度降低。在办公自动化环境下，使医院档案管理的信息化、电子化管理得以实现，通过将纸质文档转变为电子文档，并在计算机网络系统的有效利用，可将大量的医院档案资料放置在小型芯片中，使档案管理的空间与时间均可有效降低，使医院档案管理工作更加便捷、方便，医院档案资料的寿命也大幅延长。

（三）医院档案资源的共享。在办公自动化的大环境下，使医院档案管理工作的便捷性与方便性显著提高，使医院资源共享得以实现，同时通过聊天软件的应用，可使档案信息的实时传输速度加快，使医院档案管理的规范化与技术化进程加快，使医院档案管理水平全面有效提升。档案管理人员对档案管理信息系统的有效利用，可也使档案信息的搜索速度加快，可以快速准确找到所需的目标档案，通过文件检索软件的应用也可使档案信息资料实时共享，使医院档案信息共享过程中空间与时间的限制有效降低，使传统的档案管理工作模式有效改变，从而使档案管理过程中花费的时间与人力大幅度缩减，提供档案管理工作的效率与质量。

二、办公室自动化环境下医院档案管理工作的改善措施

现今，医院的档案管理工作中仍存在一些问题，影响着档案工作的质量与效果，而其中最为常见、明显的档案管理工作中存在的问题包括：第一，信息化管理程度较低，办公自动化尚未达成;第二，档案管理缺乏有效的管理体系;第三，档案管理人员的综合素质水平普遍不高。这三点问题严重影响着档案管理工作效果的有效提升，因此，在办公自动化的环境下，需要对以上三点问题进行有效的改进与完善，从而使档案管理工作的自动化与信息化得以实现。通过对办公自动化环境下医院档案管理工作的分析，提出几点改善措施：

（一）建立完善的医院档案管理制度。由于医院档案管理工作涉及内容较多，信息量较多，为了使医院档案管理工作可以有效开展，需要积极建立完善的档案管理制度，对医院档案管理工作的开展进行规范，使医院档案管理工作可以实现标准化、规范化、统一化。在办公自动化的环境下，医院需要在计算机系统的应用下，对档案管理工作中的管理流程与操作方法进行统一规范，使档案管理工作可以实现高效管理，使档案的整理归档更加科学。

（二）信息化设备体系的构建。医院档案管理在办公自动化的环境下，实现管理的信息化建设，需要将先进的科学技术积极有效地应用到档案管理工作中，使办公自动化可以更好地实施。通过对信息化管理设备的引入，可使档案管理工作实现档案管理一体化。通过档案管理信息系统的应用，可使档案资料的自动识别归类，同时实现信息资源共享，减少人为性失误，提高工作效率。

（三）管理人员综合素质的提升。在医院档案管理工作开展的过程中，医院要建立专业化、现代化的档案管理人才队伍，对原有档案管理人员加大培训力度的同时，也需要引进专业的档案管理人才，从而为医院档案管理提供掌握先进档案管理知识、熟练应用档案管理软件、强化档案管理工作意识的综合性人才，使档案管理工作的实效性与规范性显著提升。

三、结语

综上所述，医院档案管理在办公自动化的大环境下，可以对医院档案信息进行分析、整理，实现高效的管理，同时对医院档案资料的规范化存储，也使得医疗事业的发展不断进步完善。医院档案管理在信息技术与科学技术的有效利用下，可实现档案信息的共享、传输及自动发送，使信息安全与真实得到有效保障。

【参考文献】

[1]孙涛，陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案，2014，15（1）：51-53.

[2]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（78）： 178-178+174.

[3]卜照锋，刘亚男.办公自動化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016，13（19）：21-23.

[4]李玉敬.基于办公自动化环境的医院档案管理探究[J].大家健康（下旬版），2017，11（4）：283-284.