OA无纸化办公系统的应用与实施

2018-04-01武卫华

数字传媒研究 2018年11期

武卫华

国家广播电视总局201台新疆昌吉市 831100

引言

随着大数据和互联网的发展，信息资源更加共享和开放，一个单位各部门之间的信息交流和沟通更加方便、广泛、快捷，各项业务的融合速度也随之加快，要想推动一个单位行政管理的进步，必须推进信息系统建设。

由于西安监测台的技术水平和实力不断增强，人员不断增加，原有的简易人工系统管理下，效率低、强度大且易出错。因此，为了更好地提升西安监测台的工作效率、强化内部管理，西安台应用了OA 无纸化办公系统，确保工作效率的高效性、有序性。如何利用OA 无纸化办公系统提高单位各部门的日常办公工作显得尤为重要和必要。

1 传统办公系统存在的不足

1.1 管理方式比较落后

行政管理是对人、财、物、事的管控，在逐渐完善和建立相应的制度的同时，必须健全岗位设置、业务流程等方面管理机制，并可以相互制约和相互监督。在传统的管理操作上，纸质的文件大部分都需要签发，以执行程序上的审批过程，执行过程中受人为的因素影响较大，特别是对人的行为难以把握。随着OA 无纸化办公系统走入越来越多的企事业单位，OA 无纸化办公系统的流程管理意义渐渐凸显。

流程管理指的是通过梳理工作流程，把工作流程网络信息化，实现工作条理规范化，增加透明度，不仅提高了工作效率，而且完善了管理体制。工作流程涉及各个部门和在职人员。

1.2 管理制度的执行力度不够

行政管理工作中，存在制度的制定、修订和完善等滞后现象。这种滞后往往无法与业务发展变化同步。

1.3 配套监督机制不够健全

事业单位行政管理工作中缺乏有效的监督规范，相关制度规范也不健全，实际执行效果不佳。

2 OA无纸化办公系统的应用与实施

传统的行政管理方式需要通过手工传递纸质文档的方式，逐级的审批签字才能完成，审批过程工作效率比较低，特别是在事情急、时间急、人员不在单位，各项程序不能正常运行的情况下，大大降低了工作效率，各项程序滞后。OA无纸化办公系统的应用与实施，既大大地提高行政管理的效率，减少了文件传递时间和费用，也避免人为因素造成的风险和失误。

2.1 B/S架构

该OA 无纸化系统为B/S 架构，登陆该系统后，首先是总体情况显示，包括各部门概况，近期新闻等。同时，页面上还显示各部门入口，进入后可以实现相关操作。所谓的B/S 结构（Browser/Server，浏览器/服务器模式），是一种网络结构模式，这种模式把客户端进行了统一，服务器上集中了系统功能能实现的核心部分，系统的开发维护和使用等也进一步简化。浏览器通过Web Server 同数据库进行数据交互。

2.2 完善流程管理模式

“互联网+”逐步发展，云计算、大数据以及移动应用等新技术和新应用，逐步频繁应用于事业单位各项工作。随着移动互联网技术的成熟，手机端应用的普及和兴起，用户只要在手机下载相应的OA 无纸化应用程序，就可随时随地处理相关业务，彻底打破时间和空间上的限制。

2.3 利用数据库加强对文档的管理力度

事业单位在日常的管理过程中会涉及大量的文档资料，例如，财务报表、收发文件、技术资料等。日常工作中需要对这些文档资料进行管理、审查和跟踪监控。传统的人工管理方法不仅工作量大，而且会出现不必要的失误和错误。

OA 无纸化办公系统的主要实现目标：搭建稳定、方便的信息化管理系统，方便对资料文档的管理和查询。（1）易用性：按钮名称应该易懂，用词准确，要与同一界面上的其他按钮易于区分，能望文知意。让用户不用查阅帮助就能知道该界面的功能并进行相关的正确操作。（2）规范性：按Web 界面的规范来设计，即包含“首页、状态栏、导航键、快捷菜单”的标准格式，界面遵循规范化的程度高，易用性相好。（3）合理性：屏幕对角线相交的位置是用户直视的地方，正上方四分之一处为易吸引用户注意力的位置，在放置窗体时要尽量利用这两个位置。（4）美观与协调性：界面应该大小适合美学观点，协调舒适，能在有效的范围内吸引用户的注意力。

利用OA 无纸化办公系统建立的文档数据库管理员，可以对文档类别进行自行分类管理。每个档案都有档案类别，录入的任何一份档案与一个特定类别相关联。管理员可以实现对文档类别进行增加、删除、修改和查询操作，避免了人工管理出现的错误，进而提高了行政管理对文档的管理力度。

3 OA无纸化办公系统实施效果

信息发布系统主要体现在资源共享上，信息在各部门之间可以任意传递，同时设置相应权限，规定各部门协作情况。同时，实现了物资采购、库房管理、车辆管理、安全保卫、食堂管理、档案管理、图书借阅、简讯及会议纪要查询等。规范了请假流程，避免了因人为因素使得各项流程滞后，达到了移动办公的效果。通过将OA 无纸化办公系统落实行到政管理中，工作效率和效果得到了显著的提高。一是，改善单位的行政管理，办公流程的合理、透明化，便于监督，具有创新性的突破，有效的杜绝了过去存在的先斩后奏、越级审批、人为拖延的情况，保证了行政管理工作的按流程执行和运作；二是，减少办公成本，可以实现无纸化办公；三是，改善信息共享和资源利用程度。