核电企业文档监督检查

周 鹏

（中国核电江苏核电有限公司信息中心，江苏连云港 222042）

0 引言

为保障核电厂安全，核安全法规HAF003《核电厂质量保证安全规定》严格规定了核电厂质量保证要求的方方面面，其中第四章是对文件控制的要求，第十二章是对记录管理的要求，这两章规定是核电厂文档部门的重点工作内容。为满足核安全法规的要求，核电厂文档部门制定了相应的文档管理程序，规范和指导对文件控制和记录的管理。为保障程序要求得到贯彻和落实，核电厂文档部门不仅要做好归档文件和记录的接收、整理和归档的质量控制，还要实施前端控制，走进核电厂各部门从源头督促他们落实法规和程序要求，并检查文件控制和记录的管理情况。文档部门对核电厂开展文档监督检查，均是在前端控制的。

1 文档监督检查与质保监查的关系

（1）质保监查是核电厂质量管理部门组织、全公司各领域共同参与实施、检查被监查部门按照核安全法规HAF003《核电厂质量保证安全规定》中各项要求的落实情况，验证核电厂安全规定是否得到有效实施。文档监督检查是核电厂文档管理部门组织和实施、检查被监督部门文件控制和记录管理的制度建立和实施情况，验证文档管理要求是否得到有效实施。所以质保监查活动包含有文档监督检查，文档监督检查可以依托质保监查平台进行实施。

（2）文档监督检查与质保监查除了在参与范围和检查内容不同之外，在检查要求上也有所不同，例如，核安全导则HAD003/04《核电厂质量保证记录制度》中规定用于验证质量活动的记录可以是原件，也可以是复印件。但从文档管理和作为凭证的要求来说，提供证明的文件和记录应是原件，若是复印件，则需要与原件核对无误才有效，否则不能单独作为证据使用。

2 文档监督检查的必要性

2.1 实现文档前端控制的重要手段

文档管理要求能够有效落实，除了要严把接收关，还要重点加强前端控制，从源头消灭可能产生的问题，避免出现大量错误和大量返工等问题。文档监督检查走进业务部门，把文档管理要求直接传达给文件和记录的产生人员，纠正整理归档文件和记录时易产生的错误方式和习惯，实现“零错误”和“零返工”目的和效果。

2.2 文档服务的特殊方式

组织文档监督检查的目的不是为了对被监督部门挑毛病，而是为了规范被监督部门的文档工作的管理，指导文档业务的开展。在监督检查过程中，文档人员对被监督部门的文档管理相关规定进行全面核查，宣讲公司文档管理的规范性要求，对照指出其中的不足之处和改进方式，为被监督部门开展一次整改服务活动。

2.3 推动文档管理工作的有效手段

文件和记录在日常接收过程中，会将发现的问题向移交部门反馈，移交部门对这些问题的整改一般是就事论事，不能避免再次出现。文档监督检查要求对出现的问题从根源上进行分析，制定整改措施，必要时需将要求和规定固化到部门管理程序中，能避免再次出现同样问题，是从源头上解决问题的有效手段。

3 文档监督检查的方式和计划

（1）文档监督检查的方式可分为日常监督检查和专项监督检查。日常监督检查就是按照统筹安排的监督检查计划，定期及经常性的监督检查活动。专项监督检查是针对日常接收文件和记录时发现的需要重视并立即整改问题，临时确定的监督检查活动。

（2）制定文档监督检查计划，首先要确定公司内各部门的监督检查频率，对于直接影响核电厂质量安全的部门，应每年安排1次文档监督检查。对于间接影响核电厂质量安全的部门，可以每2年安排1次文档监督检查。其他部门可以每3年安排1次文档监督检查。

（3）编制文档监督检查实施计划，还应与公司的质保监查活动适当合并、积极兼容，尽量避免重复检查。必要时可增加专项监督检查，由文档部门单独实施监督检查。

4 文档监督检查的实施

4.1 检查前的准备工作

（1）梳理被监督部门文档管理规定，验证程序规定的合规性。首先要确定被监督部门是否制定了文件和记录的管理规定，并且要核实制定的文件和记录管理规定是否满足公司对文件和记录的管理要求。对比结果中情况，若存有不一致情况时，可作为整改项在监督检查时向被监督部门提出。

（2）了解被监督部门受控文件情况，验证文件受控的有效性。首先与文档部门文件控制岗位人员访谈，查看受控分发文件的领取记录，了解被监督处室领取受控分发文件的及时性，以便在文档监督检查过程中查验被监督部门受控分发的及时性。若在规定的时限内领取了受控分发文件，是否及时分发或配置需在监督检查时确认；若存在经常性的不及时领取等现象，将作为整改项在监督检查时向被监督处室提出。

（3）抽查被监督处室归档文件和记录，验证以往归档质量。应全面了解被监督处室以往的归档情况，通过对文件和记录完整性、准确性和规范性检查，确定被监督部门归档文件和记录的质量，并进行归档质量和趋势分析。若问题较多时应向被监督处室提出。

4.2 检查已移交归档文件和记录

（1）完整性检查。首先从整体上检查归档文件和记录的范围和数量，对于有周期规定的文件和记录，计算归档周期所产生的文件和记录的数量；对于根据工作任务产生的文件和记录，核实工作任务数量，与移交归档的文件和记录进行核对，确定归档数量的完整性。

（2）准确性检查。它是对记录上填写信息的检查，例如，对于某功能位置设备维修记录，核实维修记录上设备功能位置码、设备码或设备出厂编号的准确性，结合历年来同功能位置设备的相关信息以及设备是否进行改造或替代的信息进行综合确认，若功能位置设备未改造或替换，但是维修记录上设备码或设备出厂编号与往年不同，则记录信息的准确性就存在疑问，需记录下来作为问题向被监督处室提出。

（3）规范性检查。归档记录填写等规范性检查，主要检查填写的内容和方式是否满足程序规定。如记录上存在涂改现象时，是否使用规定的标记标识，并签名和填写日期；是否划去不需填写或签署的栏目等。

4.3 文档监督检查

（1）交流访谈。监督时与被监督处室对口人进行访谈，了解被监督处室的文档管理专职或兼职人员的配备情况、文件领取和配发及部门文件库（若有）的管理情况，查阅相关支持性的文件和记录，与被监督处室对文档管理相关的规定和要求进行核对，确定是否满足程序规定。

（2）将在监督检查准备时发现的问题和产生的疑问等向对口人进行咨询，提出的问题或疑问要有真实的事例进行证明，核实是否确实存在。若存在需要逐项分析产生原因、如何整改、如何避免重复出现，若有必要，可在相关程序中进行固化。

（3）检查验证。核安全法规要求对指导工作的文件的分发要进行控制，受控分发的文件不仅要控制被监督部门从文档部门领取的时限，还要保障及时、准确地传递到相关人员手中或工作场所。

4.4 在文档监督检查中进行核实与确认

（1）及时性。是否及时传递到相关人员手中或工作场所，是否及时将旧版文件回收。

（2）齐全性。部门领取的受控文件是否齐全，相关人员或工作场所可利用的受控文件是否齐全。

（3）有效性。受控文件是否为最新，随机记录3～5份受控文件的版次，与最新受控文件进行核对，以确定其有效性。

（4）业务指导。监督检查内容包括文件控制、记录管理、文档管理系统操作（若有）和归档移交等。向被监督部门业务人员讲解文件、记录的管理规定及重要性，演示信息系统的操作功能和使用技巧，使业务人员在处理相关工作时，能更加自觉地遵守规定要求。指导被监督部门专职或兼职人员的文件和记录的整理、归档工作等，解答整理中的疑问，纠正错误的整理方式，对即将归档的文件和记录进行预先检查，提前指出问题和避免重复出现，以减少整改工作量。

（5）结果确认。监督检查结束前，将发现的问题进行分类，包括发现问题（即重复性、系统性和较重要的问题）、观察意见（即偶尔出现、个别和较次要的问题）和改进建议（同行或其他部门良好的实践经验）。并及时与被监督部门进行确认，使整改要求和完成时间相一致。

4.5 工作总结

监督检查后应根据监督检查结果，编制文档监督检查报告，报告可分为5部分，即监督检查的目的，监督检查的依据文件，监督检查参加人员（包括被监督部门的对口人员），监督检查过程和结论描述，监督检查的整改内容。对于整改难度大或数量多的问题，可将任务在监督检查报告中进行分解，按月或按照季度分步验证。

5 监督检查结果跟踪和验证

文档部门跟踪被监督部门的整改过程，必要时提供业务指导或人力支援。文档部门对被监督部门在整改限期前提交的整改结果和相应的支持性文件进行审查，验证是否按照要求完成了整改工作。

6 结语

如果说核电厂文档人员做好文件和记录的接收、整理和归档工作是练内功，那么走进业务部门开展文档监督检查则是苦修外功，只有内外兼修，才能使文档管理工作达到预期目标，更好地满足核安全法规的要求，也可为后续大数据建设与利用奠定坚实基础。