浅谈档案信息化建设

蔡欣

摘要：新时代档案信息化，是指对档案信息资源进行分类、整理和保存，对纸质档案进行图像处理，进行数字化，建立数字档案。档案信息化的特点和作用，需加快制度、体制、管理模式、人员培训的建设。

关键词：档案；信息化；新时代

随着以信息化和数字化等为特征的新时代的到来和普及，档案信息化也成为时代形势和社会发展的必然选择。新时代档案信息化，是指对档案信息资源进行分类、整理和保存，对纸质档案进行图像处理，进行数字化，建立数字档案。

一、数字档案的特点。

在信息时代下，档案管理的网络化，实现档案数字化，有利于更快的检索档案，提高档案利用率，拉近不同利用者的距离。另外，通过档案的数字化处理，也有利于防止部分篡改档案的行为。档案数字化使档案在管理过程中更具有高效性和准确性，更好的适合新时代中国特色发展的步伐。

二、信息时代完善档案信息化的措施

1、加快档案制度建设。

档案工作规范化、标准化，是实现档案管理的保证，建立健全档案管理制度是做好档案工作的基础。制度本身就是一种规范，在一定程度上是规范管理的根本，同时也是对档案管理信息化的基本要求。做好档案管理工作，首先要加强制度建设，要根据档案工作的实际，建立健全文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管、利用方式方法等一系列基础性工作的各项规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行。同时，由于档案管理方式的变革，档案管理制度实践中还需要逐步完善，根据实际作出相应的调整，对不适应发展的制度进行修订，对空白的地方要作出补充，这样才能真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。

2、完善档案管理的体制。

由于信息化技术的不断发展，档案管理工作能够和信息技术进行更加有效的结合。但是就目前来说，在信息化的时代下，档案信息管理体制在一定程度上还存在着管理力度不够、档案利用过程不便、档案信息系统建设过程分散、软硬件设施不达标等问题。所以在管理体制上我们必须要强调一点，那就是加强相关部门对信息自动化系统的统一规范管理，这不仅要求对技术操作进行有效的规范，还要求对软硬件设施的选择进行统一的界定。

3、实现档案信息资源共享。

目前在信息化建设过程中，对软件的使用比较混乱，而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥，这样就会进一步导致档案信息资源不能充分共享，相关各个部门在档案信息管理的过程中都是各自为营。所以，我们需要明确档案管理过程中的内容以及范围、规范档案管理过程中的各项工作、理顺档案管理过程中的各个环节、建立相对规范的系统工程，以保证档案信息资源共享渠道的畅通。

4、加强档案数据库建设。

档案信息化目前还处在文件处理向信息化管理过渡的阶段，要想让这个过程更快、更规范，最重要的就是建立档案信息数据库。数据库系统不仅是档案信息管理的核心，同时还是其重要的基础。档案数据库建设需要长期的过程，在建设过程中我们应该本着从低級到高级的原则，有效结合档案管理工作和计算机技术，整合档案综合数据及档案目录库，形成开发式网络以及分布式的数据库，不断提高档案信息化管理的工作效率。

5、提高档案管理人员素质。

随着档案事业的发展，档案管理工作发生了显著变化，这也就对从事档案管理人员提出了更高、更新的要求，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。如何提高档案从业人员素质？一是要有专业素质和能力，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质，并对其相关知识进行有效的的掌握，运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是要有责任心和事业心，档案管理人员一定要具备较强的责任心和事业心，对档案管理工作能够全身心地投入。三是要有政治素养和大局意识，档案工作人员要树立较强的大局意识，使档案管理工作能够满足相关法律法规制度的要求，保证工作的过程中不会出现纰漏。

在信息技术逐渐发展的今天，办公逐渐的走向无纸化，档案也要适应新的发展趋势，转变管理理念，采取相关的管理措施，对纸质档案进行数字化管理，建立相关的数据库，实现档案资源的共享，满足人们的服务需求，不断提高档案管理水平，提高档案人员的服务水平。

参考文献：

[1]余立娟；浅谈医院档案管理工作[A]；新时期档案工作论文集[C]；2005年

[2]张莉；谈如何做好医院档案工作[A]；齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]；2009年

[3]吴善锋；加强医院档案管理 努力发挥档案应有的作用[A]；齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]；2009年