如何加强档案信息化管理

冯玉娟

摘要：档案信息化推动了档案工作的现代化、科学化、规范化。同时也对传统的档案管理提出了新的挑战，如何做好信息化时代的档案管理工作是我们各级档案管理人员亟待探讨和解决的课题。本文作者结合本人的工作，就这一课题，进行粗浅探讨。

关键词：加强；档案；信息化；管理

21世纪我国进入信息化时代，信息化已成为经济社会发展的一个重要标志，为各行各业的现代化发展注入活力。档案管理引入信息化，实现档案信息化管理，已成为档案行业发展的必然趋势。近年来，我国各市区、县基层档案部门对信息化建设都做了一些探索和尝试，取得了一定的成绩，特别是我国中东部较富裕的市区、县，基本实现了档案信息化，其他地区的基层档案部门也逐步走向信息化。这一发展不仅促使档案管理实现由档案实体保管向以多种形式数字化管理转变的飞跃，推动档案工作的现代化、科学化、规范化。同时也对传统的档案管理提出了新的挑战，如何做好信息化时代的档案管理工作是我们各级档案管理人员亟待探讨和解决的课题。本文拟就这一课题，结合本人的工作进行粗浅探讨，与同行们商榷。

一、档案信息化基本概念和要素

档案信息化是指在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，档案管理模式从以面向档案实体保管为重点、向以档案数字信息管理利用为重点的转变，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。

其要素是：档案信息网络，档案信息资源，档案信息专业人才，信息技术和设备，档案信息化法规标准。

档案信息化管理就是要围绕档案信息化的五大要素开展工作，确保档案信息化重点要素的落实，推动档案信息化实现与发展。

二、加强档案信息化管理的对策

1、加强档案信息网络建设和管理。网络是数字档案信息传输交流的平台，是档案信息化的基本设施。推进档案信息化首先要建立档案信息网络，加强档案信息管理首先要做好档案信息网络的管理。当前不同地区的档案信息网络包括：专门构建的档案局域网和区域网等档案信息专用网和互联网、政务网等共享的网络平台。在此基础上还有逐步建立立足服务社会和民生的保险、人事管理、历史资料查询等专业网络等，为档案信息化创造了不同的传输交流的平台。加强对于各种网络的管理，保障网络及数据 安全运行包括三个方面的内容：一是完善制度，落实责任。对于不同网络要设立专门网管人员，制定相应的管理制度和责任制，确保对网络运行实现有效管理。二是注重技术管理，定期调整维护，及时升级换代，确保设备处于良好運行状态。三是加强网络安全管理，重点防止数字化档案传输安全问题，对于设计国家机密和部门商机的信息，要采取加密技术，实行档案的非公开性或分等级公开制度；设置网络微机防火墙等。四是认真贯彻国家档案信息化法规标准，严格遵守国家档案信息运行统一管理性标准、业务性标准和技术性标准，避免所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一问题，影响信息畅通交流共享。

2、加强档案信息资源管理。档案信息资源是指存储于各种介质、处于不同阶段的各类在线和脱机的数字档案信息，包括数字档案、电子档案以及原有的影像、磁带、光盘等档案资料。是档案信息化的核心要素，是取代传统的纸质档案实现档案现代化的主要手段。档案信息资源管理主要包括以下内容：一是信息资源的收集和制作。制定并贯彻文档一体化的管理制度，确保各项档案资料的全部收集无遗漏，各部门要严格执行文档一体化管理制度，所有文稿、影像、电子资料都必须向档案部门备份，保持与档案部门的网络通畅，及时准确全面的保障档案资源的收集。档案部门按照各部门提供的信息资料及时整理制作，运用计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入等技术进行数字化处理，变为合格的档案信息资源。二是做好信息资源的存储保管工作。保证档案资源保质保量的长期存储，在传统的档案室防火、防盗、防水、防霉、防虫、防蛀的基础上，采取现代化技术，增加防光电，防磁、防辐射等措施，避免设备故障或破坏，程序缺陷、电子计算机病毒、窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等技术问题的发生。

3、加强档案信息化管理人员和技术人才队伍建设。实现档案管理信息化，是对传统档案管理的创新，是现代电子网络技术在档案管理上的应用。做好档案信息化管理工作需要具有现代化知识的人才。而我国多数地区档案管理人员不完全符合这一要求，因此加强档案信息化管理首先培养政治思想过硬、纪律观念强、技术业务水平高、工作能力强的复合型人才，建立一支适应新时期要求的档案信息化管理的队伍。实现这一目标，一是要加强档案专业基础理论和业务技能培训。提高档案人员档案学基础理论知识、实际操作技能和国家档案政策水平。采取在岗培训，脱产进修、人才引进等多种方式，提高我国档案管理队伍整体专业水平。二是加强现代化信息技术培训。使档案管理人员尽快掌握建立档案目录数据库，数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面的知识和实操技能。

4、加强设备、技术投入与管理。实现档案管理信息化，

需要依靠现代化电子网络技术和电子计算机设备，需要各种先进电子软件技术的支持。硬件设备主要包括：计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入器、多媒体传输设备等，以此完成数字模拟整合、数字编码、存储、传播等工作。同时还需要不断购买新的系统软件，进行更新换代。这就要求档案管理部门领导要不断增加投入，购置配备先进设备，升级换代软件技术，改善现有工作条件，以符合档案信息化管理要求。同时，要发挥技术人员的作用，对设备进行管理，精心维护，建立设备定期维护保养制度并认真落实，确保现有设备发挥最佳功能，推动档案信息化管理的的实现。

三、结语

档案信息化是国家信息化战略的一个重要组成部分，是对传统档案管理的创新与改革，是现代化电子网络技术在档案管理上的应用，必将对我国档案事业的发展带来新的飞跃。我们国家基层档案管理人员要积极学习和探索，跟上时代发展步伐，为我国档案事业的发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]郭欢 如何加强档案信息化管理

[2]《城建档案》2017年 第6期 广东南粤物流实业有限公司