基于供应链管理的工程项目采购管理创新

杨迪生

（中国石油工程建设有限公司，北京 100010）

在市场经济条件下，工程项目的物资以及相应服务都是通过采购去实现。有关资料统计表明，在一般工程项目中，用于物资供应的采购费用约占整个项目总投资的一半以上。而在项目实施的过程中物资采购的进度队工程项目的进度有直接影响；采购物资的质量对工程项目质量有严格制约作用，关系到项目建成后能否连续、稳定和安全运转。由此可见，采购管理与工程项目建设相关紧密，它不仅为工程项目管理打下坚实的物质基础，也是实施项目管理中的一个关键步骤。石油企业工程项目采购管理涉及四大控制过程：质量、施工工期、成本和安全，能否及时采购到所需设备和材料，直接影响整个工程项目进度，可能引起成本增加，影响企业的经济效益。可见，项目采购管理是企业的发展过程中的不可忽视的重要环节。但是，很多企业只考虑项目本身的经营活动，较少从供应链的角度来考虑工程项目的采购管理工作。

随着中国改革开放的不断深入，国外一些流行的工程项目管理模式也被引进我国的石油企业工程项目管理中，供应链管理模式是其中之一。供应链一词最早来源于企业的“扩大的生产”概念，它是对企业生产活动内涵与外延的延伸。在实际的生产活动中，通常将企业进行采购、加工与销售这一过程看成是相互衔接的链条，并把这个链条系统进行计划、操作、控制及优化的种种活动和过程称为供应链管理[1]。而在供应链背景下出现的准时化采购理论，把采购项目中采购的物资按照采购商的要求保量、优质并及时送到生产场地，这是企业必须面对的实际问题，也是企业增加生产和供应柔性，提升供应商竞争力的必然选择。

1 石油工程项目物资采购的特点

项目采购的含义不同于一般概念的商品购买，它包含用不同方式通过一定手段从外部获得物资、施工工程以及服务的整个采办过程。项目采购是当下采购领域内协调和综合性最强、参与的部门和组织最多的一种采购形式。其中包含的几个重要过程对企业供应链的建立和持续高效的运转都有着重要的影响,这也决定了项目采购在采购供应环节中表现出其有独特和不容忽视的地位和作用。

工程项目尽管种类繁多，但它们都具有一个共同点，即每一工程项目都要经过规划、设计、招标、采购等一系列程序，在准时、保质以及按成本预算的资源约束下进行施工生产。而对于石油企业工程项目来说，采购更具有它的行业特点。

（1）采购对象复杂。工程项目采购物资种类繁多、数量大，且从总体上看像是混合型采购，其中工程、物资采购和服务三者相互之间存在复杂的关系[2]，它们在时间、数量、价格、合同责任及工作流程等方面有着千丝万缕的内部联系。

（2）采购资金大。据有关资料显示，石油工程项目采购总价值占工程项目总投资的比重，一般占总项目资金比例达百分之六七十。

（3）采购进程时间跨度大、供货周期长。现代石油企业工程项目的采购进程时间跨度很大，一般要从项目最初的方案设计一直延续到设备安装调试投产。尤其是石油企业工程项目，需要提供的大型设备和大宗物资大部分都必须是项目专门定制的，因此，供货周期普遍较长。一般包括“设计联络期、订货期、设备制造期、运输期”和“通关提货期”等。

（4）采购供应过程复杂，采购管理制约因素较多。石油工程项目施工地点地理位置相对较偏远，一般都远离业主和承包商的公司驻地，很多项目甚至在国外的偏远地区[2]。采购供应受外界因素影响大，存在多种不易控制的外部风险。

因此，采购管理要根据石油工程项目施工的特点，按照业主的客观需求，在工程项目进行的全过程中，以总承包商为核心，通过系统控制信息流、物流和资金流，将业主、分包商和供应商三者有机地构建一个完整的功能性网链结构。

2 石油企业工程项目物资采购面临的挑战

既往，在大型工程项目的采购活动中，一般的采购往往都按照传统的买卖套路，交给有长期业务合作的供货商。然而，在市场经济条件下，项目采购管理在实践工作中面临许多问题和各种挑战，要求管理者用创新思维探索管理创新，把握多变的市场，以能确保在经济全球化环境日益复杂的形势下，有能力应对面临的各种问题及挑战。

2.1 传统采购模式局限性凸显

对于传统采购，采购任务一般是由需求一方的采购部门去独立完成。专业采购人员往往忙于采购业务日益增长的“买卖”氛围中，按照上级指示努力降低采购成本与减少采购风险。但随着采购环境的变化，所谓合同条款合理化之类的管理机制，已经很难应对工程进展中出现的各种可能性及环境的变化；不但如此，传统管理机制中由一个职能部门来完成的 “物资管理”“采购管理”和供应商管理等工作，各种业务环节基本上都是事后控制，缺乏必要的过程控制和监督机制，对用户的需求变化反应迟钝，还严重影响着供需双方的管理水平和合作关系。

2.2 市场经济环境下采购的复杂性

美国著名采购供应管理专家杰勒德·奇克说过：“采购是一项介于‘投资’和‘协调多个利益主体’两者之间的复杂性业务。在采购管理的过程中，很容易造成分散决策，并且受外部环境，包括：媒体的危言耸听、职业发展前景等方面的影响，会使企业对客户、项目等的关注度发生不同的强弱变化。”[3]随着国内外经济环境的不断变化，需求的多样性也呈现出来。工程项目的实施既要依赖于原料、半成品、商品及服务的供给，最终还要面临在市场中竞争。所以，采购管理就需要强化创新思维，多从供需双方两级供应链的协调整合角度去进行，也就是要从买卖双方关注的利益角度去探索供需平衡问题。

2.3 电子商务的挑战

电子商务作为一种通过网络进行的新型的交易方式，它的迅速崛起，使其以独有的全球普遍性、便捷性以及整体协调性冲击着社会、经济的各个领域中的传统模式。将物资生产、物资流通、金融等行业及消费者乃至政府，融入了一个崭新的四通八达的网络经济领域。在电子商务活动中，人们打破了地域限制，通常以及其迅捷简洁的方式完成过去耗时较多较为繁杂的商务活动。电子商务有较为规范工作流程，集电子信息处理和人工处理为一体，具有高度的系统运作的协调性，极大地提高了人力和物力的利用率。电子商务的高速发展有力地促进了现代采购管理信息化，但同时也对采购管理各种带来了严峻的挑战，如何在电子商务领然后创新模式，成为时下项目采购管理亟待解决的问题。

3 工程项目的采购管理模式创新

传统的物资采购模式就是为了库存而进行采购，其管理的目的很单一就是为了补充库存。而在供应链管理模式下，采购管理需要实现准时化采购策略。即要求采购做到“五（数量、时间、地点价格和来源）恰当”[4]。基于供应链环境下的采购管理，完全不同于传统的采购管理的方式，在供应链体系中采购管理的作用与影响表现更为突出。

3.1 实现从库存采购向新型的订单式采购的转变

传统采购的目的是完成生产计划而采购。采购部门并不关心工程项目所需物资的实际情况，他们的任务就是努力保持仓库存货不低于规定的保险储备量，然后通过订货去不断补充消耗量。在供应链背景下的现代采购管理模式，与传统采购模式有本质的区别，采购活动依靠订货单去驱动进行。这种现代准时化的订单驱动模式，极大地简化了采购工作的流程，采购部门要成为供需双方间沟通的桥梁，科学有效地协调好供需关系，为实现精细采购提供基础保障。使得供应链系统能准时地响应用户需求，从而实现提高物流速度和库存周转率等高效目标，并最大限度地降低库存成本。

3.2 实现由采购管理向外部资源管理的转变

在传统采购管理中，由于需求方与供应商之间经常讨价还价，缺乏合作，供应商对需求快速响应的能力不强，更缺乏柔性。现代准时化采购思想对现代企业的物流管理提出了十分严峻的挑战，必须创新采购的管理模式，与供应商建立崭新的供需合作模式，以提高工程项目管理的市场响应能力和采购的柔性。所谓“外部资源管理即是将采购活动渗透到供应商的产品设计和产品质量控制过程当中。”需求方通过向供应方派驻相关业务人员参与供应方的生产活动，以实现对供应方的生产进度和产品质量的实时监控，从而实现将事后把关转变为事中控制的科学有效管控。有效的外部资源管理通过建立一种全新的不同层级的供应网络，优选供应商，并与优秀供应商建立长期互惠的合作关系，进而实现采购管理的新功能。

3.3 实现从普通买卖关系向战略协作伙伴关系的转变

在传统采购管理模式中，供应方与需求方之间是一种普通的买卖交易关系，而在供应链管理体系中，供需双方已经建立起一种新型战略合作伙伴关系，由于这种新型战略合作伙伴的关系的形成，促使供应合同签订手续变得简化，价格相对公开公平，可以大大降低交易成本需求方与供应方建立新型战略合作伙伴关系，让供应方提前进入采购需求的分析和开发阶段。一改过去需求方与供应商之间临时的或短时期的合作关系，实现合作关系的常态化。同时，在工程项目物资采购中促使承包商与供应商建立战略联盟关系，供需双方注重用总体表现、总增加值以及总成本等宏观因素去衡量企业内外行为。一是可以降低因需求方不可预测的需求变化带来的风险；二是通过库存数据共享，使采购决策过程变得透明，需求信息更加真实可靠；三是供需双方还可以共同协商制订未来战略性的采购计划，为双方合作共赢奠定基础，避免为烦琐事务耗费时间和精力；四是通过供需双方战略性合作，双方既能够降低交易成本，又能够简化手续和谈判进程，工作效率将明显提高。

4 工程项目采购管理策略创新

4.1 采购方式的创新

在供应链理论背景下，企业的采购管理模式具有新的特征。采购管理具有主动性，采购的方式与订单紧密联系在一起。首先，工程项目采购目的由库存采购转变为订单采购，采购活动是为了订单并围绕订单展开的。如前述的准时采购又称为JIT(just in time)采购法，是一种先进的管理理念和采购模式[5]，它是从准时生产发展而来的,是为了消除库存和不必要的浪费而进行的持续性改进。及时采购管理模式的核心内容是：在这种采购管理中，人的因素作用受到了高度重视，此外，这种采购活动还十分重视对物流的控制，要求在生产活动中都要有效降低采购和物流成本，建立全程控制管理理念，并需要做到对最终产品需求作出准确预测[6]。

另外，在传统采购管理中，采购方与供应商关系常常紧张甚至出现对立情况，彼此间缺乏真诚合作。基于供应链管理的采购方式，采购方与供应方之间信息交流、达成合作，构建起一种友好、合作共赢的战略型合作供需模式。

4.2 供应商管理创新

供应商管理是项目采购管理的重要组成部分，工程项目采购管理的关键模式是供应商的评价和选择。供应商选择恰当与否直接影响工程项目技术方案的实，是解决工程技术问题的关键。为了提高工程项目中所需物资的技术含量，降低技术风险，合适的供应商必须有明显工程技术优势，只有这样，才能借助于供应商的先进技术，去实现工程项目的技术领先水平。中国石油的《物资采购管理办法》第二十六条专门强调：“提供经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供应商和集团公司内部符合准入条件的生产企业，应当优先准入。”[7]

因此，选择供应商是必须慎之又慎，应注重从产品质量、价格、服务水平及其生产经营情况等多方面的因素去对供应商进行综合考量，筛选少数优质供货商，并建立长期的合作共赢的战略合作关系，以便充分发挥整个供应链体系的资源优势。

在开展供应商管理工作时，应注重从供应链采购的实际出发，探索创新措施不断优化供应商管理策略。首先要打造彼此都能协调沟通的合作平台，搭建供需双方共享的物资信息系统；其次要特别关注供应商的未来发展，选择适当时机给他们提供包括技术、资金以及管理在内的实质性的帮助；再者需求方与供应方可协商制订中长期的共同发展计划，建立具有一体化核心价值观的企业文化和团队文化，通过构建学习型组织、共同愿景去激励供应商、企业协同发展，合作共赢，从而实现与供应商共享成功的最终目标。与此同时，对供应商评价必须建立一套科学、完整、全面的综合评价指标体系，综合评价其产品竞争力、企业内部竞争力、企业外部竞争力及企业间合作能力等。坚持定期对供应商进行年度考评，考评项目涉及供货数量、产品质量、履约情况、售后服务以及企业诚信等，并将考评结果作为准入资格的主要依据。

4.3 采购人员管理创新

企业的竞争，归根结底是人才的竞争。因此，创新采购人员管理方式，强化内部控制制度，注重采购人员综合素质和专业素质的提高，是优化项目采购管理的重要策略。石油石化工程项目物资采购是有预期和计划的，采购管理人员须具备相应的职业素养和专业技能素养。因此，首先要求对采购人员的管理科学化、专业化，应结合采购员的素质要求、采购人员的专业技能，提升采购人员职业操守、提高采购人员专业能力，强化其采购技能。其次企业应有计划地定时定期对采购人员进行业务培训。培训内容应主要包括采购岗位需求、职业素质、业务知识、沟通技巧等方面。最后要建立新型的采购绩效考核制度，创新对采购人员的激励约束机制。要通过构建合理的员工绩效考核体系来调动其工作积极性，激发其工作动力，将业务考核指标体系和个人素质评价指标体系交替运用到考核当中，对采购管理的业绩进行回顾评价和未来目标制定。在提高员工薪资报酬与福利待遇的同时，还应注重对其的思想引导与精神激励。

4.4 构建互联网+采购新平台

随着“互联网+”概念的提出，采购拥抱互联网进入电商化时代。供应链管理背景下的现代企业项目采购管理无疑被卷入“互联网+”的洪流之中。所谓“采购+”就是“互联网+采购”，当今，“互联网+采购”既是对传统采购模式的一种补充，更是对传统采购模式的颠覆。传统的“计划—合同”采购模式消耗大量的人工成本和时间成本。而“互联网+”采购模式极大地整合了产业链条中的各个企业，让采购管理向供应链管理发展。一般来说，“互联网+采购”是利用互联网进行几乎全部的采购管理活动，即需求方从开始制订采购计划，到寻找供应商、商务谈判，再到在线交易、开具票据、物流配送、直至库存控制、商品管理以及价格管控等诸多环节都通过互联网来实现。简单说就是需求方将采购环节中的资金流、商品流和信息流全部通过网络来完成。而采购人员可以通过线上平台，寻求最佳采购方案。

5 结语

工程项目采购管理是企业为实现工程项目范围内的需求任务而从执行组织外部获取物资或服务所需的过程，对实现企业获取最终利益有很大的影响。随着经济全球化程度的日益提高、企业改革的深化和信息技术的飞速发展，传统的项目采购与管理模式正面临着严峻的挑战。以上从引入供应链管理理论的背景出发，结合石油企业工程采购的特点和传统的项目采购管理模式面临的挑战，对工程项目的采购管理主要因素进行了分析，再分别从工程项目采购管理模式的创新、工程项目采购管理策略创新论证如何创新企业采购管理策略，打造采购管理的新常态，为加强工程项目采购管理和提高项目采购管理水平提供理论借鉴。