探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考

2018-03-28

传媒论坛 2018年13期

（东台市交通运输局，江苏盐城 224200）

办公室的档案管理工作是为了保证档案的完整性，方便搜索，实现档案最大的价值。因此，要想做好档案管理工作，应该采取相应的措施，推动我国档案管理工作的健康可持续发展。

一、提高办公室档案管理工作效率的重要性

由于办公室档案管理工作的性质与内容存有一定的差异性，某些档案是机密文件，与相关单位工作的顺利展开产生着联系，而管理人员应该做好办公室档案管理的相应工作。就机密等级比较低的办公室档案资料而言，需要相应的管理人员进行妥善的管理，进而做好保密的工作，防止档案资料出现泄漏与丢失的情况。

办公室人事档案的内容主要是对职工的每个时期经历情况进行记录，因此，对于办理手续与岗位发展情况来说，管理个人档案十分重要。需要做好全部工作人员的档案管理工作，并且把档案保密相应的工作归纳到管理范围中。做好相应的办公室档案管理工作，能够有效提升其管理工作的质量与效率，进而便于未来档案资料的实际查阅情况，在办公室档案管理工作中应用互联网信息技术，能够利用高级检索以及模糊检索的功能，让其资料的查找更便利与快捷。并且能够利用互联网管理以及查询资料库，这样可以在异地的时候进行资料的查询，进而让档案资料充分地发挥出其作用。除此之外，在利用互联网对办公室档案进行信息化管理的过程中，能够对管理权限进行设置，这样一方面可以对档案资料进行查阅，另一方面也可以有效保护重要的办公室档案资料。

二、现阶段办公室档案管理工作中存在的问题

（一）工作人员的管理意识较为薄弱

在办公室档案管理工作中，相关工作人员的管理认知较为薄弱，这已经变成了对档案管理工作质量与效率产生影响的主要因素。现阶段，大部分档案管理工作人员并不是专业管理的人员，有些甚至是临时工，对于这样的工作人员来说，没有对他们进行定期档案管理工作的培训，很难对办公室档案管理工作的重要性进行充分认识，在具体档案管理的过程中，因为档案管理方面认知并不充足出现了多样性的漏洞，例如，档案管理不规范、不合理等，这样的问题对办公室档案管理工作的效率产生了十分严重的影响。因此，应该加强办公室档案管理工作人员的管理认知。

（二）工作人员的专业素养有待提升

大多数办公单位中，因为领导者没有对档案管理工作的重要性进行全面认识，造成管理工作人员对办公室档案管理工作的重视程度不充足。在某些办公单位中，通常情况下，档案管理工作人员主要是非专业性的，造成办公室的大量档案资料长时间处在堆放的状态中，因为其管理人员并未进行合理有效地规划与管理，这使得很多档案所具备的价值很难在具体工作中得以实现。除此之外，工作人员的专业素养不高，也造成了管理人员的态度并不端正，很难具备负责任的态度展开档案管理的相关工作。一般情况下，办公室的内容非常多，因此，在办公室档案管理工作中对相关工作人员的要求越来越高，如若他们的专业能力不足，便会造成档案管理工作出现一系列的问题，最终对办公室档案管理工作的效率产生严重的影响。

（三）办公室档案管理办法缺少合理性与规范性

随着社会的不断进步与发展，科学技术得以快速发展，这使得我国进入了信息化时代，并且信息技术被广泛应用在各行各业中，其能够有效提升办公室档案管理工作的合理性与规范性。但是，对于某些单位来说，其在档案管理工作中没有使用先进的管理办法，仍然使用纸质档案进行管理，很难与社会发展步伐相适应，导致办公室的档案管理工作出现了一系列的问题。

三、提高办公室档案管理工作效率的对策

（一）转变办公室档案管理观念

首先，办公室领导人员应该转变自身的思想观念，对档案管理的重要性充分地进行认识，把此工作归纳到平时的工作中，对专职岗位进行设置，并且聘请专业的档案管理工作人员。其次，应该对档案管理工作人员进行定期的业务培训，依照档案管理工作的具体情况邀请专家进行讲座教学，对档案管理工作的实际发展动态以及未来的发展趋势进行讲述，并且对档案管理相关的理论知识与技能等进行讲述，不断的拓宽办公室档案管理工作人员的视野，对他们的观念进行更新，让他们能够对新型知识进行主动学习，有效提升他们的专业水平。再次，应该增加《档案法》的宣传与推广教育，有效提升档案管理工作人员的保密认知与法律认知，不断提升档案管理工作的合理化与规范化。最后，对现阶段办公室档案管理工作中存在的问题进行研究与分析，找出其未来应该努力的方向，促进办公室档案管理工作的稳定可持续发展。

（二）提升管理人员素养

首先，办公室档案管理工作应该引入高素养的优秀人才，要想全面提升办公室档案管理工作的质量与效率，就应该提升相关工作人员的专业素养与综合素养，依照岗位的实际要求对高素养的综合人才进行招聘，进而保障办公室档案管理工作的正常展开。其次，应该对现有档案管理工作相关工作人员进行定期培训，办公室的档案管理工作主要是乏味且枯燥的工作，其对工作人员的要求比较高，要求他们耐心且谨慎。所以需要增强对现有档案管理工作人员的责任培训，有效提升他们的保密认知、法律认知以及责任感，降低他们工作中出现失误的情况，有效提升档案管理工作的质量与效率。最后，全面提升办公室档案管理工作人员的专业技能，档案管理工作具备比较强的专业性，并且其主要是对先进的信息技术进行利用，因此，应该提升档案管理工作人员的计算机技术能力，培养多方面技能的人才，进而提升办公档案管理工作的质量与效率。

（三）加强信息化建设，提高管理水平

现阶段，在办公室档案管理过程中，要想有效提升档案管理工作的质量和效率，应该增强信息化建设，提升档案管理的水平。计算机管理软件可以让办公室档案管理的主要内容不断朝着信息化方向进行发展。有效增强电子档案的建设主要是加强档案信息化建设的重要举措，电子档案即使无法带来具体的效益，但是可以在对社会进行服务的同时，充分展现出经济效益。由于越来越多办公室电子档案的不断形成，经过对计算机档案管理软件进行科学合理地选择，有效提升相关工作人员的专业素养与综合素养。加强办公室档案管理工作的信息化建设，能够全面提升办公室档案管理工作的质量与效率。并且在办公室档案信息化建设的过程中，需要与社会需求进行结合，建设档案管理的互联网平台，保障档案管理信息化的顺利展开，有效提升档案的使用效率。

（四）建立健全的档案管理制度

办公室的档案资料和文件之间息息相关，应该实施统一管理。要想有效提升办公室档案管理工作的质量与效率，就应该依照实际的办公室档案管理工作特征以及具体情况等对相关的管理制度进行完善，并且在对办公室文件进行管理的过程中应该对档案收集与整理工作进行穿插，进而对相应的文件进行熟悉，更加适应办公室档案管理的相关工作，不断提升办公室档案管理工作的质量。除此之外，办公室的档案应该经过扫描之后上传到电脑中，这样的话，在之后的查档过程中省去了一系列的麻烦，例如，档案翻找等，工作人员可以直接在电脑中便找到需要的档案资料，但是对于机密性档案文件来说，应该重视其保密性与安全性，需要进行妥善的放置。