简述医院医保联机结算项目的沟通管理方案

韩莉 韩红彩 张亚娜 曹鑫

【摘要】众所周知，大型复杂项目沟通管理的好坏则直接决定着项目的成败。本文三甲医院医保联机结算系统”项目的建设为例，论述了大型复杂信息系统项目沟通管理的重要性。通过合理地运用沟通管理的知识和方法，有效保障了项目的顺利实施。

【关键词】沟通 大项目 医保

公司承接某省某三甲医院的“医院医保联机结算系统”项目。该医院医保年门诊量180万人次，住院5万人次，原有医院医保结算系统是导入导出模式，速度慢，手续繁琐。希望在结算医保数据时采用联机结算的方式。系统采用三层B/S体系架构，数据库为ORACLE 10g，开发语言是JAVA，网络操作系统采用Windows Serv，er2012；采用两台HP5670小型机双机集群作为数据库服务。系统包含：医保认证子系统，业务子系统（医保门诊收费模块，医保住院模块等），数据上传子系统，查询子系统。建设主要难点在于：1、既有数据向新数据库迁移；2医院和医保系统业务的数据对接；3系统的有较高的安全性要求。

作为一个大型的开发项目。它的特点是周期长、规模大、需求构成复杂、项目干系人众多。医保联机结算系统用户是医院30余名操作员，以及基层各科、各处等几十个部门，如果不做好项目的沟通管理，项目的成功将如无本之木，无从谈起。作为项目经理，我带领团队通过做好沟通计划编制、信息发布、绩效报告及干系人管理等工作，有效保障了项目的顺利进行，最终在规定的时间内保质保量完成了项目的所有工作。

一、统筹兼顾，编制详细的沟通管理计划

工欲善其事，必先利其器。信息系统项目建设尤为如此，必须在项目初期。站在全局的高度审视沟通管理。要做好项目沟通管理，做好沟通规划至关重要。在项目刚启动的阶段，由于项目干系人众多，需求不够明确，项目组成员对项目目标比较迷茫，我首先选择了哈德逊湾式启动的方法。与省市医保中心、医院医保科、结算操作员、各科室的医生以及多名医保病人进行了一周左右的充分接触，详细了解一般报销干系人的运作规律。之后，在沟通计划编制的过程中，我始终坚持全员参与的原则。因为每个项目成员的思维与角度都各不相同，只有集思广益，集众所长，才能做好项目的沟通规划工作。我带领项目团队全体成员，以头脑风暴的形式列出所有的干系人清单，并对干系人进行分类。利用权利/利益方格确定他们的影响和收益，从而有针对性的制定沟通策略。如分管医保中心的刘副院长，虽然他平时不怎么过问项目情况，但他是项目的重要发起人之一。为此我特地制定了专门的定期汇报计划。

通过干系人分析，确定了干系人的信息和沟通需求，明确了何时何地应该把何信息通过何方式分发给何人。并邀请了市医保中心的李处长、刘主任等重要干系人共同制定了详细的项目沟通管理计划，以尽量避免或减少后续的沟通问题。随着项目的进展，我们也及时修定了项目沟通计划，以适应当前项目阶段。对不同阶段的重要干系人分别进行重点管理。

事实证明。充分而详细的项目沟通计划，为后来项目的顺利实施奠定了坚实的基础。

二、及时全面。进行信息分发

根据项目沟通管理计划。项目每个阶段完成后，我们都会向公司各主要领导和建设方以书面形式进行总结和汇报，并在每周的周例会上进行报告。我们也会通过邮件、电话、传真等方式为项目干系人及时提供项目的相关信息。针对不同类别的干系人，我采用了不同的信息分发方法。

对于公司管理层，我们定期以电子邮件的方式发布报告，并标明了每一个里程碑节点。保证他们及时了解项目的整体情况以及里程碑的确认与反馈。

对于各部门负责人，我们每个月定期把项目完成的功能、质量状况以及内部评审会议的结果通过电子邮件或传真的方式發送给他们。

对于建设方及项目团队成员。我建立了周例会的制度，并且建立了信息收集和检索系统，将项目进行过程中取得的经验教训、技术成果等进行汇总，使项目成员可以随时检索和查看。

当遇到各方无法协作的问题时，我们采用了沟通升级的原则。向各自公司的领导汇报并寻求支持。由于系统的主要用户为医院格科室医生，人数众多无法一一沟通，我积极协调市医院信息中心，通过在医院内网搭建“项目BBS”的方式公布项目进展及各项状态报告，全院医生通过该BBS可随时与项目组进行交流和互动，务实高效的汇集他们的问题，并及时反馈。

三、细心严谨。进行绩效报告

制定项目绩效报告的主要目是为了收集项目信息，为干系人提供绩效信息，及时进行工作的汇报。在制定绩效报告的时候，我们主要从项目状态报告、进展报告、项目预测三大方面入手。状态报告主要包括项目在该时点上的范围、时间、成本等的状态；进展报告主要包括项目在该时间段内所完成的工作，如：通过挣值管理技术，计算项目的EV、进度绩效SPI、成本绩效CPI等数据，分析项目进度落后还是提前，成本超支还是节约，找出问题的根源并提出改进措施；项目预测则是对项目未来的状况进行预测，如预测项目的ETC、EAC等。

我们还定期召开项目状态评审会议，对项目中存在的重要问题进行专门的讨论，检查项目进展情况、分析偏差、找出原因并制定纠正措施。

四、未雨绸缪。做好项目干系人管理

项目干系人管理是指满足项目干系人的沟通需求并解决项目干系人间的问题。积极的进行干系人管理，可以避免他们在项目期间出现严重分岐而影响项目的正常进行。由于医保联机结算系统是一个大型综合性项目，项目干系人众多，我带领项目团队对项目干系人进行充分的识别和分类，建立重要干系人清单和问题日志，了解和管理项目干系人的期望，未雨绸缪的化解部分干系人之间的分歧。

综上所述，通过以上几个方面对项目进行沟通管理，有效保证了项目的顺利实施，超预期的满足了项目建设方的目标和要求。最终，项目得以顺利交付使用，在医保系统中中起到了应有的作用，有效提高了医院工作效率，极大方便了医保病人的报销，获得医院一致好评。